Samfunnsansvar

Hvordan stille samfunnsansvarlige krav

DFØ har utarbeidet en egen nettside hvor man kan lese om hvordan man kan stille samfunnsansvarlige krav, herunder bærekraftige krav til klima og miljø, lønns- og arbeidsforhold, bruk av lærlinger og universell utforming ved kjøp av varer og tjenester.

Handel med selskaper i konfliktområder

Kjøp av varer og tjenester fra selskaper i konfliktområder, som kan bidra til eller assosieres med brudd på folkeretten, vil kunne skade UiTs omdømme. Det kan også i noen tilfeller være frarådet eller forbudt. På grunn av dette må det utøves forsiktighet ved kjøp av varer og tjenester fra selskaper som opererer i, eller som assosieres med, konfliktområder.

Særlige regler knyttet til krigen i Ukraina
På grunn av krigen i Ukraina er det forbudt å inngå eller videreføre offentlige kontrakter til eller med:

1. a) russiske statsborgere, fysiske personer bosatt i Russland eller juridiske personer etablert i Russland,
2. b) juridiske personer, hvis eiendomsrettigheter direkte eller indirekte er mer enn 50 % eid av fysiske eller juridiske personer nevnt i bokstav a, eller
3. c) fysiske eller juridiske personer, som handler på vegne av eller på instruks fra fysiske eller juridiske personer nevnt i bokstav a eller b,

dette gjelder også der fysiske eller juridiske personer som nevnt i bokstavene a til c er underleverandører, leverandører eller enheter hvis kapasitet utnyttes i henhold til direktivene om offentlige innkjøp, og de står for mer enn 10 % av kontraktsverdien.

Direktoratet for eksportkontroll og sanksjoner kan i visse tilfeller gi tillatelse til unntak.

Ved gjennomføring av anskaffelser benyttes «Egenerklæring om russisk involvering», som er tilgjengelig i UiTs konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) for anskaffelser. Dette ivaretas av Seksjon for innkjøp.

 

Praksis knyttet til konflikten i Gaza
Norske virksomheter er av regjeringen frarådet å drive handel og næringsvirksomhet som bidrar til å opprettholde de folkerettsstridige israelske bosetningene. For å ivareta dette kan man forholde seg til FNs høykommissærens liste over selskaper som opererer i de israelske bosetningene på Vestbredden og i Øst-Jerusalem. Dersom et selskap er listeført, eller det er kjent at selskapet på annen måte har tilknytning til konflikten i Gaza, oppfordres det til å unngå handel med dette selskapet.

Etiske standarder for ansatte 

Alle ansatte må sette seg inn i de etiske standarder som gjelder ved anskaffelse av varer og tjenester. Se også Etiske retningslinjer for statstjenesten.

Misbruk av stilling
Ansatte ved UiT skal ikke bruke sin stilling til personlig gevinst.

Gaver og andre fordeler
UiTs ansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot - eller legge til rette for å motta - gaver, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som er egnet til, eller som av giveren er ment til å påvirke den ansattes tjenestehandlinger.

UiTs ansatte må ikke bruke sin stilling til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel.
Dette gjelder også i tilfeller hvor fordelene ikke vil påvirke deres tjenestehandlinger.

UiTs ansatte skal ikke, som en del av sin tjenesteutøvelse, gi eller tilby gaver eller andre fordeler som er egnet til, eller som er ment å påvirke mottakerens tjenestehandlinger.

Det vil kunne betegnes som korrupsjon å motta en gave eller fordel i kraft av sin stilling. Ansatte vil også kunne bidra til korrupsjon dersom de i kraft av sin stilling tilbyr noen en slik gave eller fordel, f.eks. for å få gjennomslag i forhandlinger om kjøp eller leveranser av varer eller tjenester.

Inhabilitet
UiTs ansatte skal ikke skaffe fordeler for seg selv, sine nærmeste eller venner. Personlige interesser eller interessene til nære personer skal ikke påvirke bestillingsprosessen.

Ansatte bør skriftlig begrunne innkjøp som skjer via firmaer som UiT-ansatte har personlige interesser i. Dersom personlige interesser kan påvirke en sak skal nærmeste leder informeres og bidra til å avgjøre spørsmål om habilitet. Det samme gjelder i tilfeller hvor andre kan sette spørsmålstegn ved habiliteten til en ansatt. Leder skal informeres dersom man er i tvil.

Forretningsomgang og sosialt samvær
Moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær hører med til høflig forretningsomgang, men oppmerksomhetsgraden skal ikke påvirke beslutningsprosessen eller gi andre grunn til å tro at den gjør det. Den må derfor stå i rimelig forhold til det jobben krever. Er den ansatte i tvil skal nærmeste leder konfereres.

Tjenestereiser
UiT skal alltid dekke utgifter til reise og opphold når leverandører og næringslivet inviterer ansatte på besøk til bedrifter og utstillinger med mer.

Privat bruk av rammeavtaler
UiTs rammeavtaler om levering av varer og tjenester skal ikke benyttes til privat bruk.
Dette gjelder også for ansattes nære venner og familie.

Fortrolig og riktig informasjon
Fortrolige opplysninger som ansatte får gjennom jobben må ikke benyttes til personlig vinning. Informasjon fra markedet om tilbud eller tilbydere skal behandles fortrolig.

UiTs ansatte skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, ha høy forretningsetisk standard og likebehandle leverandører.

Miljøpolitikk for statlige innkjøp 

Det er vedtatt en egen miljøpolitikk for statlige innkjøp, gjeldende fra 2008.

Formål

• Minimere den totale miljøbelastningen ved statlige innkjøp.
• Effektiv utnyttelse av statens ressurser.
• Bidra til et konkurransedyktig næringsliv ved å etterspørre miljøteknologi og miljøvennlige produkter.

Overordnede prinsipper

1. Varer og tjenester velges på bakgrunn av livsløpskostnader, kvalitet og miljøegenskaper.
2. Varer og tjenester som er energieffektive, har lavt innhold av miljøfarlige kjemikalier og forurensende utslipp skal prioriteres.
3. Så fremt det finnes miljømerkingskriterier i regi av Svanen eller EU-blomsten skal disse kriteriene (om mulig) legges til grunn.
4. For tjenester skal leverandører med lav miljøbelastning prioriteres, f.eks. ved å kreve dokumentasjon på ISO 14001 eller Miljøfyrtårn.

Prioriterte produktområder for særlige miljøhensyn ved UiT

• Bygg- og eiendomsforvaltning, inkludert energibruk.
• Transport og bil, inklusive tjenestereiser.
• IKT-utstyr.
• Medisinsk forbruksmateriell.
• Trykksaker og papir, kontormøbler og kontorrekvisita.
• Renholdstjenester og hotelltjenester.

Bærekraftig UiT