Forbedringsprosess - kontinuerlig forbedring
Kort om lean
Forbedringsprosessen ved UiT bygger på prinsipper og modeller som er kjent fra organisasjonskonseptet LEAN. (Lean har vært en strategi for forbedring siden 1970-tallet, først kjent som Toyota Production System og senere som det mer generelle Lean Production) , jf Lean blir Norsk1 av Monica Rolfsen (Red.). Direkte oversatt betyr lean slank, noe som indikerer at en lean virksomhet er en virksomhet uten unødig bruk av ressurser. Lean er et omfattende og til dels upresist begrep, men således heller ikke viktig i seg selv. For UiT er det kun interessant å se hvilke prinsipper om forbedring som kan fungere i vår drift.
Lean er i dag i bruk i svært mange private og offentlige organisasjoner, som også spenner fra tradisjonell produksjon til mer tjenesterettet produksjon og service. Innenfor høyere utdanning er det til og med en egen "retning" - Lean in Higher Education (LHE).
Kontinuerlig forbedring
Kontinuerlig forbedring spiller en viktig rolle i forbedringsprosesser, uavhengig om man ser på lean som en filosofi eller kun en verktøykasse. Det sentrale er å øke den verdiskapende aktiviteten og samtidig fjerne arbeidsoppgaver eller arbeidsprosesser som ikke tilfører verdi. Ved UiT er dette målet forankr
et i strategien "Drivkraft i nord - strategi mot 2020" hvor det heter: "UiT skal sikre effektivitet og kvalitet på sine støttefunksjoner gjennom løpende forbedringsprosesser med bred involvering".
En vanlig modell for kontinuerlig forbedring er det såkalte PDSA-hjulet (eller PUKK på norsk). PDSA er en forkortelse for Plan, Do, Study, Act (Planlegg, Utfør, Kontroller, Korriger). Hvert enkelt punkt representerer en fase i en forbedringssyklus. Dersom du ønsker det kan du lese mer om PDSA for eksempel på nettsiden til The Deming Institute eller i blog-innlegget: PDSA -A Scientific approach to continous improvement.
Ved UiT har flere enheter (team, seksjoner, avdelinger, grupper), blant annet Universitetsdirektøren og avdelingsdirektørene, tatt i bruk tavlemøter som en arena for å starte jobben med kontinuerlig forbedring. Tavlemøtene er en måte å visualisere enhetens oppgaver, prosessflyt og intern kommunikasjon som påvirker den daglige driften. Slike visuelle møter kan organiseres på ulike måter og med ulikt fokus. Noen slike møter fokuserer på fordeling av oppgaver, mens andre igjen fokuserer på flyt, problemløsning, koordinering eller en kombinasjon av disse. Felles for møtene er at de
er av kort varighet (f.eks. 15 minutter), har høy individuell deltakelse og med hyppig frekvens (gjerne daglig).
UiT arrangerer hvert semester ett eller flere tavleforum hvor det utveksles erfaringer og ideer i forhold til å benytte/innføre slike visuelle møter. Erfaring fra innføring av tavlemøter ved en seksjon ved Utdanningsavdelingen (UTA) er svært gode og viser blant annet:
- Til tross for hyppigere møter er samlet møtetid (regnet for alle ansatte i seksjonen) redusert tilsvarende 1 arbeidsuke pr. måned (37,5 t).
- Beslutninger fattes raskere og mer forutsigbart enn tidligere
- Både leder og medarbeidere opplever en økt synliggjøring av arbeidsoppgaver
- Medarbeidere opplever større grad av involvering og læring
- Tavlemøter har gjort det enklere å foreta prioriteringer mellom ulike arbeidsoppgaver
- Leder opplever å være tettere innpå hver enkelt medarbeider og deres arbeidsoppgaver
- Leder opplever å ha et bredere beslutningsgrunnlag raskere enn før
Høsten 2015 ble det gjennomført en spørreundersøkelse om bruk av tavlemøter ved UiT. Undersøkelsen ble sendt ut til 151 personer, hvor 88 svarte. Her kan du lese rapporten fra undersøkelsen.
Kontakt
Dersom du har spørsmål eller vil vite mer om forbedringsprosessen ved UiT Norges arktiske universitet kan du gjerne ta kontakt med prosjektleder svein.are.tjeldnes@uit.no
1 Rolfsen, M. (red.)(2014) Lean blir norsk. Fagbokforlaget