ProsessEN: Tilsetting av stipendiater ved Helsefak - Rett person til rett tid

Den første forbedringsprosessen har vært "Tilsettingsprosessen for stipendiater ved Helsefak".

Hva skjer nå i prosessEN?

Tilsetting i stipendiatstillinger følges nå opp via utvidet "Tavlemøte" 1 gang pr semester. Dagens deltakere i tavlemøtene finner du her. Hensikten med tavlemøtene er å få informasjon om hvordan dagens situasjon er, hvordan vi ligger ann i forhold til målsetninger for tidsbruk, avdekke problemområder og finne løsninger, dvs legge til rette for kontinuerlig forbedring i tilsettingsprosessen.

Videre er det gjennomført en sentral forbedringsprosess for tilsettinger i vitenskapelige stillinger. Denne er nå implementert ved Helsefak med nye rutiner og arbeidsdeling i tilsettinger og følges videre opp i Adm2020 prosessen ved Helsefak.

Opptak og tilsetting i stipendiatstillinger ved Helsefak er samordnet ved Helsefak fra 01.01.15, noe som har medført endringer i rutiner for prosessEN, tilsetting i stipendiatstillinger.

Utvidet tavlemøte bookes av Seksjon for personal- og økonomitjenester. Enhetene bringer med seg egne tall og erfaringer, både det som har fungert bra og det som kan bli bedre. Er det forhold som krever mer diskusjoner og utredninger, så lages det er arbeidsgruppe, et eget møte eller problemstillingen løftes videre feks til ledermøtet.

Anne Fismen vil ha et hovedansvar for selve excelfilen, men hvert institutt oppdaterer egne tall i denne filen kontinuerlig.

Status pr januar 2017

ProsessEn ble overført til linjen i februar 2012 og det har vært gjennomført jevnlige tavlemøter som holder trådene i tilsettingsprosessen. Alle åtte institutter deltar og tavlemøtet er blitt en god arena for å dele de gode løsningene og for å holde fokus på tilsettingene.
 
Tallene så langt peker i positiv retning.Gjennomsnittet på målingen i mai 2011 var 207 dager. I 2012 var snittet 177 dager, i 2013 172, 2014 140 og tallene for 2015 viser en snittid på 146 dager. For 2016 er snittiden 132 dager.

Bakgrunn for prosessen

På bakgrunn av en gjennomgang av utvalgte stillingstyper ved Helsefak, har fakultetet sett at vi bruker lang tid på tilsettingen. Undersøkelsen viste at det finnes et potensiale til å gjennomføre en tilsettingsprosess med større hastighet enn det vi gjør i dag.

Valget falt på stipendiatstillingene siden dette er en tilsettingsprosess som kun foregår internt på fakultetet, dvs. ingen ekstern bedømmelseskomité.

Til å jobbe med prosessEN ble det nedsatt en fokusgruppe og det ble laget en milepælsplan.

Prosessdager

5., 7., 15. og 16.september gjennomførte fokusgruppen prosessdager med verdistrømsanalyse og design av ny tilsettingsprosess. Se bilder av dagene under.

I etterkant valgte fokusgruppen ut noen prioriterte områder der man skulle finne fram til tiltak for å realisere målet for tidsbruken i tilsettingsprosessen. De prioriterte områdene var maler, kommuniksjon og rolle / regelverk.

Hva har vi oppnådd?

  • Det er laget ny rutine for tilsetting av stipendiater ved Helsefak
  • Fra 1.1.12 ble det tatt i bruk en rekke nye maler. Disse finnes på verktøykassen personal.
  • Jobbnorge skal brukes som primærkanal for kommunikasjon med søkerne og det er laget flere maler for å støtte denne kommunikasjon. Disse malene er tilgjengelig i Jobbnorge.
  • Det er laget nye rutiner for håndtering av merknader fra søkerne
  • Søkernes frist for merknader til bedømmelsen er endret fra 2 til 1 uke
  • Bedømmelseskomiteens frist for ferdigstillelse av bedømmelsen er endret fra 2 mnd tl 1 mnd
  • Alle tilbudsbrev sendes pr e-post
  • Det utprøves en ny møteordning for tilsettingsutvalget

 

 Utdypende informasjon:

Deltakere i "Tavlemøter":

  • IKM: Arvid Inge Paulsen og Guri Karlstrøm
  • IPS: Trine Krane, Anne Hartviksen og John Vegard Bjørklund
  • IMB: Siv Rist Richardsen og Heidi Heggås
  • IHO: Vibeke Guddingsmo og Hilde Strand
  • IFA: Morten Boland Jørgensen
  • RKBU: Vivi Ann Jacobsen og Rita Johansen
  • ISM: Anne Fismen og Torunn Olsen
  • IKO: Kirsten P. Amundsen
  • POA: Hege Skogvang og Jan Ove Mortensen
  • Pers/øk.tj: Gunhild Guttvik, Kristine Stangeland Olsen, Ann-Kristin Nicolaisen, Britt Anita Mikkelsen og Ann-Sofie Rydningen
  • Tillitsvalgt:
  • Forsk.tj: Monica Karlsen og Jøran Indseth

Fokusgruppen for prosessEN

 

Fokusgruppen jobber med kartlegging av prosessen fortløpende gjennom verdistrømsanalyse og fokusgruppemøter. Gruppen har ansvar for å lage beslutningsgrunnlag, avdekke problemer/flaskehalser og foreslå prioriterte tiltak.

  • Vivi Ann Jacobsen, tillitsvalgt
  • Kristine Stangeland Olsen, Seksjon for personal- og økonomitjenester (permisjon)
  • Gunhild Guttvik, Seksjon for personal- og økonomitjenester
  • Lars Eirik Hveding Allertsen, Seksjon for personal- og økonomitjenester
  • Sylvi Dahl Pettersen, Seksjon for personal- og økonomitjenester
  • Ann-Sofie Rydningen, Seksjon for personal- og økonomitjenester
  • Anne Marit Wilhelmsen, Seksjon for forskningstjenester
  • Edit Helene Hansen, Institutt for helse- og omsorgsfag
  • Guri Karlstrøm, Institutt for klinisk medisin
  • Anne Fismen, Institutt for samfunnsmedisin
  • Siv Rist Richardsen, Institutt for medisinsk biologi
  • Gunhild Stavem, juridisk rådgiver, Avdeling for Personal og organisasjon, UiT
  • Lillian Abelsen, rådgiver, Avdeling for Personal og organisasjon, UiT
  • Anne Høydal, personalsjef, Fakultet for biovitenskap, fiskeri og økonomi
  • Harald R. Lind, prosessveileder

 Milepælsplan for prosessEN pr. 21.desember 2011

Bilder fra prosessdagene:

Lean 160911-1 (Bredde: 560px)

Lean 070911-2 (Bredde: 560px)

Lean 050911-1.jpg (Bredde: 560px)

Lean 070911-1 (Bredde: 560px)