Krav til fakturering
Alle fakturaer og kreditnotaer til UiT skal leveres elektronisk på EHF-format.
Krav til Innkjøpsordrenummer (IO) på fakturaer til UiT
I henhold til kravene i UiTs retningslinje for anskaffelser skal alle bestillinger gjøres på bakgrunn av en Innkjøpsordre (IO), som sendes til den aktuelle leverandøren. Faktura fra leverandør skal påføres Innkjøpsordrenummer som referanse.
Faktura uten referanse vil returneres til leverandør. Ny faktura må da utstedes med ny betalingsfrist. Også feilsendte fakturaer vil bli avvist. Forsinkelser pga. dette fritar UiT for rentebelastning. Ved purringer skal kopi av faktura vedlegges.
Unntak: For abonnementer, lisenser, leie- og serviceavtaler og lignende som medfører jevnlig fakturering, skal avtalenummer (alternativt ansattnummer og navn til avtalens kontaktperson) oppgis som referanse på fakturaen.
Faktura på EHF-format
Fakturaer skal sendes elektronisk i EHF-format, uansett størrelse på leveransen. Faktureringskravet gjelder absolutt alle kjøp!
Det leverandørene må vite for å sende elektronisk faktura til UiT Norges arktiske universitet er:
For norske leverandører:
- Organisasjonsnummer eller Elektronisk ID: 970422528
For utenlandske leverandører:
- Elektronisk ID i Norge: 0192:970422528
Hvordan komme i gang?
Leverandør (selger) inngår en avtale med et aksesspunkt. Leverandør kan produsere fakturaer på Elektronisk handelsformat (EHF) fra eget fakturasystem, eller benytte en nettbasert fakturaportal. Fakturaportaler er en enkel løsning hvor leverandør oppretter fakturaene på nett og sender disse via et aksesspunkt til kjøper. Spesielt aktuelt for leverandører som bare sender noen få fakturaer i året til en offentlig virksomhet.
Som leverandør kan du selv være mottaker av EHF og ikke bare avsender.
Hvordan inngå avtale om aksesspunkt?
På www.anskaffelser.no/e-handel/faktura finner leverandørene mer opplysning om hvordan man kan sende e-faktura: http://www.anskaffelser.no/hvordan-komme-i-gang/komme-i-gang-med-ehf/sende-faktura-som-leverandor