Bestille tilganger i Altinn

Rutiner

Formålet med rutinen er å sikre

• At ansatte med tjenstlige behov har riktige tilganger.
• At tilgangene avsluttes når det tjenstlige behovet opphører

Hvem skal ha tilgang til Altinn?
Tilganger til Altinn gis etter en nærmere vurdering av hva den ansatte har tjenstlig behov for. Før en bruker tildeles tilganger, er det viktig å identifisere hva slags tilgang brukeren trenger.

Hvem kan bestille tilgang til Altinn?

Nærmeste leder har ansvar for å sikre at ansatte med tjenstlige behov gis tilgang til korrekte roller og tjenester i Altinn og at tilgangene slettes når behovet opphører.

Hvordan opprettes og avsluttes tilganger?
Opprettelse av tilganger skjer gjennom utfylling av nettskjema, som følges opp av DOKS. Skjemaet tas vare på for dokumentasjon av hvilke bestillinger som gjøres. For å avslutte tilgangen skal samme nettskjema fylles ut. Nærmeste leder med BDM har ansvar for å følge opp både opprettelse og avslutning av tilganger.

Prinsipp for tilganger
Tilgang til Altinn kan gis i form av forhåndsdefinert Altinn-rolle, eller som tilgang til en enkelttjeneste.

Hvis det tjenstlige behovet kan dekkes ved en enkelttjeneste skal dette velges. Rollene er sammensatt slik at de gir tilgang til et bredt spekter av tjenester, der den enkelte ansatte normalt bare vil ha behov for et begrenset utvalg.

Før det bestilles tilgang til en medarbeider, skal leder vurdere om oppgaven kan ivaretas av andre på enheten som allerede har tilgang. Dette er særlig viktig for roller/enkelttjenester som kan gi tilgang til sensitiv informasjon, som inkluderingstilskudd, arbeidstrening, mentorer o.l.

Tilganger på overordnet UiT-nivå (organisasjonsnummer) kan gis til

1. Ansatte i fellesadministrasjonen
2. Ansatte på fakultetsnivå
3. Ansatte på enhetene som skal sende søknader fra UiT/motta brev adressert til UiT

Ut over dette skal tilganger i Altinn så langt det lar seg gjøre legges på fakultetsnivå.

Alle som får tilgang, vil få en e-post med mer informasjon om bruk av tilgang.

Saksbehandlers ansvar
Tilganger til Altinn skal bare brukes til å ivareta tjenstlige behov.

Saksbehandlere har ansvar for at arkivpliktig dokumentasjon som sendes eller mottas gjennom Altinn journalføres i Elements.

Dersom man åpner en forsendelse i Altinn som man selv ikke skal behandle, skal man lukke forsendelsen og sette status til ubehandlet og varsle DOKS

Bestillingsskjema

Bestillinger og utmeldinger skal skje ved å fylle ut nettskjema innsendt av leder. Besvarelser vil bli tatt vare på som dokumentasjon på hvilke tilganger som er gitt og hvem som har bestilt tilgangen.

Post

Post eller data som vi mottar via Altinn er å regne som inngående post til UiT på lik linje med annen post (jf. arkivforskriftens §12). Saksbehandler er ansvarlig for at arkivpliktig dokumentasjon sendt eller mottatt gjennom Altinn journalføres i Elements.

Internkontroll

Nærmeste leder har ansvar for å melde ut tilganger når behov opphører. I tillegg til dette er det utføres det en internkontroll for utmelding av brukere som har sluttet eller som har byttet jobb internt på UiT.

Veiledninger

Altinn

• Altinn - Hjelp: Oversikt over hjelpefunksjoner
• Altinn - enkelttjenester og roller: Forklarer forskjell mellom roller og enkelttjenester og innholdet i de viktigste rollene eller tjenestene.
• Altinn - Skjemaoversikt: Søk på kategorier og etater.
  • På de enkelte skjemaene vil det ofte finnes informasjon om
    • hvilket etat som har utformet skjemaet,
    • hvordan skjemaet er tenkt brukt,
    • hvilke roller eller tjenester som kreves og
    • lenke til etatenes nettsider.

Veiledninger fra etater

Flere etater og virksomheter har også egne nettsider om skjemaer og tjenester i Altinn som forklarer hvilke tilganger saksbehandlere trenger.

NAV

• NAVs nettside om NAV-tilganger i Altinn