Anskaffelsesstrategi

Ønsket effekt
Ledelse på alle nivå har en strategisk tilnærming til anskaffelser, og ansatte i organisasjonen har forståelse for dette arbeidets betydning for universitetets resultater.

Universitetet har et høykompetent innkjøpsmiljø.

Med god behovsavklaring, avklart budsjett, dedikerte faglige ressurser og tidlig innmelding til Innkjøp, skal det sikres god behovsdekning og innovative løsninger.

Universitetet bruker rammeavtaler som et viktig strategisk verktøy for gjentakende enkeltkjøp.

Tiltak

1. Ledere ved UiT på alle nivå skal være godt kjent med UiTs innkjøps- og anskaffelsesstrategi.
2. Ledere skal påse at egne ansatte med dedikert rolle i UiTs innkjøpsvirksomhet har tilstrekkelig kompetanse.
3. Ledere skal ha strategiske innkjøpsplaner for egen budsjettenhet, som ivaretar både investerings- og vedlikeholdsbehov, og sørge for at disse er kommunisert til Seksjon for innkjøp.
4. Ledere skal påse at alle innkjøpsbehov meldes til Innkjøp når behovet oppstår. Dette gjelder også anskaffelser som ivaretas av andre virksomheter på vegne av UiT (eks. BOTT, DFØ, Sikt m.fl.).
5. Seksjon for innkjøp, i samarbeid med enhetene, skal etablere et tverrfaglig anskaffelsesteam som skal planlegge gjennomføring av anskaffelsen og kontrakten, og fremme innovative løsninger.
6. Seksjon for innkjøp, i samarbeid med enhetene, skal legge til rette for at gjentakende kjøp i størst mulig grad dekkes av rammeavtaler.
7. Datakvalitet fra økonomisystemene skal være høy og gi et godt grunnlag for analyser med tanke på gjenbruk av data for inngåelse av nye avtaler.

Risiko
Dersom ledere og ansatte ikke forstår den strategiske betydningen av å planlegge og allokere ressurser til arbeid med innkjøp og anskaffelser vil det være stor risiko for at behovet ikke vil dekkes på en god nok måte.

Dersom man ikke bruker tilstrekkelig ressurser knyttet til etablering av rammeavtaler, er det risiko for at behovet ikke dekkes på en god og effektiv måte. Manglende rammeavtaler kan medføre ulovlige direkteanskaffelser.

Innovative løsninger krever kompetanse og vilje til endringer. Det krever også ofte ekstra tid og ressurser til gjennomføring av anskaffelsesprosessen. Det foreligger risiko for at det mangler endringsvilje i organisasjonen og risiko for at det krever for mye tid og ressurser.

Ønsket effekt
Det er høy lojalitet til universitetets avtaler. Avtalevilkårene respekteres, følges opp og utnyttes best mulig gjennom hele avtaleperioden.

Universitetet følger rutiner og systemer for avtaleoppfølgning.

Gjennom god avtaleoppfølging sikres det at UiT har avtaler som er i henhold til lover og regler og gir økonomisk og administrativ gevinst.

Tiltak

1. UiT skal ha gode rutiner for avtaleoppfølging som definerer roller og ansvar i prosessen.
2. UiT skal ha dedikerte ressurser til avtaleoppfølging.
3. Alle ledere skal sikre lojalitet til UiTs forpliktende rammeavtaler, og påse at disse brukes korrekt i egen budsjettenhet.
4. UiTs innkjøpsmiljø skal ha høy kompetanse om UiTs avtaler, med tanke på forpliktelser, muligheter, handlingsrom og gevinstrealisering.
5. Datakvaliteten fra økonomisystemene skal være høy og gi et godt grunnlag for analyser med tanke på oppfølging av avtaler.

Risiko
Uten tilstrekkelige ressurser til avtaleforvaltning vil det være en risiko for brudd på lover og regler, at prisavvik og overfakturering ikke fanges opp, at UiT får lavere kvalitet enn avtalt og at avtalens gevinster ikke realiseres.

Dersom man ikke får etablert gode nok rutiner og verktøy for kontroll, er det stor risiko for at avvik ikke fanges opp, og avtaleoppfølgning vil kreve mer ressurser enn nødvendig.

Avtaler inngått av andre kan gi bedre avtalevilkår og utnytte ressurser effektivt ved at anskaffelsen gjøres på vegne av mange. Samtidig innebærer det en risiko for at avtalevilkårene ikke i tilstrekkelig grad er tilpasset UiTs virksomhet eller behov. Dersom man før oppstart av slike fellesanskaffelser, og ved implementering, bruker tilstrekkelige ressurser, kan risikoen for dette reduseres noe.

Ønsket effekt
UiT skal gjennom anskaffelser ivareta klima- og miljøhensyn, bidra til å fremme gode arbeidsforhold i leverandørkjeden, ivareta respekt for grunnleggende menneskerettigheter og sikre like konkurransevilkår i markedet.

Bærekraftige anskaffelser skal bidra til å sikre godt omdømme for UiT og tillit til offentlig anskaffelsesvirksomhet.

Ansatte ved UiT er bevisst på eget forbruk.

Tiltak

1. UiTs innkjøpsmiljø skal ha tilstrekkelig kompetanse til å bidra i arbeidet for å redusere negativ klima- og miljøpåvirkning, ivareta respekt for grunnleggende menneskerettigheter og motvirke arbeidslivskriminalitet.
2. Alle enheter ved UiT som har et innkjøpsbehov har ansvar for å bidra aktivt til å redusere negativ klima- og miljøpåvirkning i den aktuelle anskaffelsen, blant annet ved å
• vurdere om behovet kan dekkes på en annen måte enn nyinnkjøp
• redusere antall flyreiser
• redusere matsvinn og velge klimavennlig mat
• etterspørre utslippsfri transport av varer og tjenester
3. Avdeling for bygg og eiendom, og avdeling for IT, har et særlig ansvar for å bidra til å fremme innovasjon, sirkulære og bærekraftige løsninger i anskaffelser der de er involvert.
4. UiT skal delta aktivt i relevante nettverk og samarbeid knyttet til innovasjon, leverandørutvikling, bærekraft og samfunnsansvar.

Risiko
Å velge ut og bruke klima- og miljøkrav i anskaffelser krever høy kompetanse og ressurser både i UiTs innkjøpsmiljø, men også hos behovshavere og beslutningstakere. Risikoen for at man ikke får koordinert og utnyttet UiTs samlede kompetanse på området, kan reduseres ved å ha en dedikert klima- og miljørådgiver ved UiT, som arbeider på tvers av virksomheten.

Manglende kompetanse og/eller koordinering kan medføre en betydelig risiko for at mål og lovpålagte krav ikke nås.