Fokus på kvalitet og kontinuerlig forbedring i studieplanprosessen


Høsten 2013 ble det igangsatt et forbedringsarbeid ved UiT med fokus på arbeidsdeling og roller i studieplanarbeidet. Målsettingen var å utarbeide mer effektive rutiner og legge til rette for bedre arbeidsflyt. I løpet av denne høsten er resultater av forbedringsprosessen nå blitt synlig for resten av universitetet i form av nye prosedyrer og maler. Forbedringsprosessen ble overlevert 18. september 2014 til Avdeling for utdanning (UTA), og den har vært jobbet godt med siden da.

 Ny flyt studieplanprosess

Implementeringen av alle tiltakene er godt i gang, om enn litt etter skjema for å få maler og prosedyrer på plass og gjort godt kjent i organisasjonen.  Det blir spennende å se hvilken effekt arbeidet har hatt i forhold til de studieplaner som kommer i tiden fremover.

 

Som et resultat av forbedringsarbeidet er det blant annet oppnevnt en ressursgruppe som til nå har hatt fem møter. Der diskuteres konkrete saker, problemstillinger og spesielle tema knyttet til oppretting av studieprogram og utarbeiding av studieplaner som gruppa ønsker å lære mer om. F.eks. var læringsutbyttebeskrivelser tema på et av de første møtene. Gruppa er sammensatt med representanter fra alle fakultetene og UTA.

 

Som et ledd i en nødvendig kompetansebygging ble NOKUT invitert til UiT i slutten av august for å holde kurs om kravene som gjelder ved oppretting av nye program og studieplaner. Rundt 80 personer, både faglige og administrativt ansatte fra alle nivå ved UiT deltok. Det er UTA veldig godt fornøyd med og de har fått mange positive tilbakemeldinger fra deltakerne. Dagen etter seminaret hadde UTA og

ressursgruppen møte med representantene fra NOKUT og fikk diskutere og spørre om det UiT opplever som spesielt utfordrende.

 

UTA har i tillegg laget en ressursside på intranett der de har samlet alt som er relevant i arbeidet med oppretting av studieprogram og utarbeiding av studieplaner, inkludert nye prosedyrebeskrivelser og en nyutviklet mal. Informasjon om forbedringsprosessen er også tilgjengelig der. Siden ble ferdig og lansert i høst (krever innlogging). 

 

Fokusgruppa i studieplanprosessen

Som en følge av de innførte endringene er også kvalitetssystemet oppdatert slik at det er i tråd med de nye prosedyrene og ny mal. Dette har UTA jobbet med i høst og informasjon om disse endringene vil snart bli sendt fakultetene. UTA vil også vurdere å gjennomføre ulike opplæringstiltak i løpet av våren 2016.  

 

UTA håper å se gode effekter av prosessen når de mottar nye søknader om oppretting av program neste høst, både i form av spart arbeidstid og ikke minst i økt kvalitet.

På Twitter   #norgesarktiske