Arbeidsgruppas anbefaling vil bli behandlet i universitetsstyrets møte 19.mai 2016.
Arbeidsgruppa har følgende mandat og sammensetning:
Bakgrunn
Universitetsstyret besluttet i møte 27.10.2015:
Det tilrås at en midlertidig opprettholder administrasjonene ved campus Narvik og campus Harstad med unntak av de ansatte som skal overføres til Avdeling for IT, Avdeling for bygg- og eiendom og Universitetsbiblioteket. Det skal vurderes nærmere organisering av administrative tjenester, som skal være på plass senest 1. mai 2016, herunder hvilke helhetlige administrative tjenester, som kan ivaretas utenfor campus i Tromsø.
For campus Narvik skal det etableres en fakultetsadministrasjon ved IVT-fakultet så snart som mulig og seinest 1.mai 2016. Inntil fakultetsadministrasjon er på plass og det er gjort en nærmere vurdering av faglig og administrativ organisering ved campus Harstad så skal dagens administrasjon under ledelse av fakultetsdirektør ved IVT-fakultetet og tidligere høgskoledirektør ved Høgskolen i Harstad levere administrative tjenester til fagmiljøene ved campus i Harstad og Narvik.
Sammensetning – AG organisering av administrative tjenester ved campus Harstad og Narvik
Det oppnevnes en arbeidsgruppe med følgende sammensetning:
Økonomidirektør Eli M Pedersen, ØA
Fakultetsdirektør Terje Aspen, BFE-fak
Kontorsjef Vibeke Guddingsmo, Helsefak, IHO
Fakultetsdirektør, Bjørnar Storeng, IVT-fak
Campusdirektør Karl Erik Arnesen, campus Harstad
Personal og økonomisjef Rune Sundelin, IRS-fak
Tillitsvalgt Mona Johansen, PARAT
Leder: Rune Sundelin
Sekretær: Bjarte Toftaker
Mandat
- Arbeidsgruppa skal foreslå organisering av administrative tjenester ved campus i Narvik og Harstad. I arbeidet bør også erfaringer fra campus Alta vurderes.
- I rapporten fra AG organisasjon (levert 9.10.2015) er to hovedmodeller beskrevet:
- Campusmodellen (matrise)
- Linjemodellen (lik den vi har i Alta.
Arbeidsgruppens bes vurdere disse to modellene ut fra hvordan fakultets/campusadministrasjoner kan levere tjenester over flere organisatoriske nivå. Herunder skal det vurderes om og hvordan fakultetsadministrasjonen ved IVT-fakultetet kan levere administrative tjenester til øvrige fagmiljø ved campus Narvik og hvordan administrative funksjoner lokalisert i Harstad og Narvik kan inngå i avdelinger ledet fra Tromsø.
- Foreslå administrative fellesfunksjoner som kan ledes fra Harstad og Narvik.
Prinsipper som legges til grunn for arbeidet
- Administrasjonen skal støtte opp under utdanning, forskning og formidling
- Organisering av administrasjonen skal sikre tilstrekkelig robuste og sterke miljøer. Små og sårbare administrative miljø skal unngås.
- Administrative oppgaver og prosesser organiseres uavhengig av den faglige linjen hvis dette gir en bedre oppgaveløsning
Arbeidsgruppa bes i sitt arbeid se hen til rapport fra AG organisasjon.
Leveranse
Rapport leveres universitetsdirektøren.
Tidsfrist
Frist for levering av rapporten settes til 8.4.2016.
Saken skal så sendes på høring av universitetsdirektøren før endelig styrebehandling i universitetsstyrets møte 19.5.2016