Lønn og godtgjørelser

Informasjon til månedslønnede, timelønnede og oppdragstakere

---

Selvbetjeningsportalen DFØ/DFØ-App

Alle ansatte skal bruke selvbetjeningsportalen og DFØ-appen til å registrere blant annet arbeidstid, ferieavvikling (-søknad) og overføring av feriedager, reiseregninger, utgiftsrefusjon, ekstra skattetrekk, permisjonssøknader og fravær.

Du kan bruke selvbetjeningsportalen som: 

Nettløsning

Mobilapp

Last ned appen ‘DFØ selvbetjening’ fra AppStore eller Google Play til mobilen din.  
Her finner du hjelp og veiledninger til hvordan du bruker DFØ appen (DFØ) 
NB! Appen krever iOS versjon 10 eller nyere, eller Android versjon 6 eller nyere.

Opplæringsfilmer for DFØ appen.

Månedslønn

lønn, lønnspolitikk, lokal lønnspolitikk

Månedslønn 

Lønn utbetales den 12. i måneden, eller siste arbeidsdag før den 12.

Brukerveiledning

Mer info om hvordan lese lønnsslippen og hvordan laste ned lønnsslipp i Selvbetjeningsportalen (DFØ) her

Lønnsutvikling

Det er fire måter å forhandle opp eller justere lønnen i det statlige tariffområdet; ved ansettelse, etter ett år i stillingen, gjennom lokale lønnsforhandlinger eller forhandlinger på særlig grunnlag.

Lønn ved fungering

• Akademikerne/UNIO §12 side 17
• LO STAT og YS stat §12 side 19

Lønnstrekk/trekk i lønn

I lønnen kan det ifølge arbeidsmiljøloven § 14-15 bare gjøres fradrag for lovbestemt skattetrekk, underholdsbidrag, medlemsavgift til folketrygden og andre lovbestemte fradrag for egenandel til tjenestepensjonsordninger når det er inngått skriftlig avtale på forhånd for fagforeningskontingent og avgift til opplysnings- og utviklingsfond i henhold til tariffavtale for erstatning for skade eller tap som arbeidstaker i forbindelse med arbeidet forsettlig eller ved grov uaktsomhet har påført virksomheten.

Det er videre et vilkår at arbeidstaker skriftlig erkjenner erstatningsansvar, eller at dette er fastslått ved dom, eller at arbeidstaker rettsstridig fratrer stillingen sin. når det på grunn av gjeldende rutiner for beregning og utbetaling av lønn ikke har vært praktisk mulig å ta hensyn til fravær på grunn av arbeidsnedleggelse eller arbeidsstengning i avregningsperioden

Lønn under sykdom

Det følger av Hovedtariffavtalen § 18 at arbeidstaker som blir syk normalt vil ha rett til full lønn under sykefraværet, i samsvar med Hovedtariffavtalen § 11.

For å ha rett til lønn under sykdom, er det ikke nok at arbeidstaker er ansatt i tjenesten. Arbeidstaker må fysisk ha møtt opp på jobb for å begynne i arbeidet.

Retten til lønn under sykdom opphører som hovedregel etter 49 uker og 5 kalenderdager. Er fraværet oppdelt i perioder, legges de spredte sykeperiodene i løpet av de 3 siste årene sammen. Arbeidsgiverperioden inngår ikke i de 49 ukene og 5 kalenderdagene.

Den ansatte vil få utbetalt full lønn under sykemeldingsperioden under forutsetning av at egenmelding/sykemelding er levert og vilkårene for sykepenger er oppfylt.

Lønn ved foreldrepermisjon

 Fravær - permisjoner 

Lønn ved militærtjeneste

Arbeidstaker som har vært sammenhengende ansatt i minst 6 måneder i det statlige tariffområdet, får utbetalt lønn i samsvar med Hovedtariffavtalen § 21 under militærtjeneste, tjeneste i sivilforsvaret og pliktig polititjeneste. 

Arbeidstaker har krav på permisjon hvis han eller hun blir utkalt til pliktig eller frivillig militærtjeneste, eller i frivillig tjenestegjøring av inntil 24 måneders varighet i styrker organisert av norske myndigheter for deltakelse i internasjonale fredsoperasjoner.

Arbeidstaker har oppsigelsesvern i denne perioden og har rett til å gå tilbake til stillingen sin etter permisjonen. Før tjenesten begynner må man sende varsel til arbeidsgiver om at det er ønskelig å fortsette etter at tjenestegjøringen er fullført.

Arbeidsgiver plikter ikke å ta arbeidstaker tilbake i arbeid før det har gått en måned etter at han mottok varsel om hvilken dag arbeidstaker skal gjenoppta arbeidet.

Fravær innvilges av nærmeste leder og registreres i Selvbetjeningsportalen - fraværstype 940 annet fravær m/lønn, samt arkiveres i personalmappa. Varsel skal gis til nærmeste overordnede og lønningskontoret så raskt som mulig, og i god tid før vedkommende skal møte til tjeneste.

Søke lønnslån

I særskilte tilfeller kan arbeidstakeren få inntil 2 måneders lønn utbetalt på forskudd. Det skal inngås skriftlig avtale med arbeidstakeren om tilbakebetalingen.

Ferdig utfylt søknad om lønnslån behandles og godkjennes av Avdeling for organisasjon og økonomi (ORGØK), Seksjon for personal og organisasjon (SPOR).

Grunnlaget for lønnslånet skal dokumenteres.

Søknaden skal sendes til personal@uit.no

Brukerveiledning for endring av skattetrekk 

I selvbetjeningsportalen kan du selv registrere ekstra skattetrekk dersom dette er ønskelig. Se brukerveiledning.

Lønnspolitikk, lønnsfastsettelse og lønnsutvikling

lønnsfastsettelse, lønn, lønnspolitikk, lokal lønnspolitikk

Ansattes lønn fastsettes innenfor rammene av hovedtariffavtalene i staten. Hovedtariffavtalene inneholder noen føringer for lokal lønnspolitikk som de sentrale avtalepartene har blitt enige om. Det forutsettes blant annet at lokal lønnspolitikk skal utformes slik at likelønn ivaretas. 

UiTs lokale lønnspolitikk er utformet i samarbeid mellom arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiver og er forankret i statens lønnspolitikk slik den er nedfelt i Hovedtariffavtalen (HTA) og på de særavtaler som er inngått mellom partene. Føringene for lønnsfastsetting er nedfelt i UiTs lokale lønnspolitikk.  Lønnspolitikken forplikter partene, og utgjør en felles plattform for hvordan lønnsmessige tiltak skal benyttes for å nå virksomhetens mål. Lønnspolitikken skal bidra til en forutsigbar og enhetlig praksis ved UiT. Arbeidsgiver skal påse at retningslinjer og kriterier for lønnsfastsetting anvendes både ved rekruttering og ved lønnsendring for ansatte.

Det grunnleggende prinsipp ved enhver lønnsfastsetting er at lønnsnivået skal reflektere oppgave- og ansvarsnivå. Utgangspunktet for avlønning av den enkelte arbeidstaker vil dermed først og fremst være de arbeidsoppgaver, kvalifikasjonskrav og det ansvar som er knyttet til stillingen

Lokale lønnsforhandlinger

Godtgjørelser for ansatte

Her finnes rutiner og beskrivelse av fremgangsmåten for å legge inn krav om godtgjørelser. 

 Godtgjørelse ved ekstravakt, utrykning, bruk av privat utstyr m.m

Målgruppe: Ansatte som ifølge lokale særavtaler skal ha utbetalt godtgjørelser i forbindelse med ekstravakt eller utrykning, undervisning ute eller i forbindelse med særlig smusset arbeid.

Intern rutine

 Kvelds/natt-, helligdags og lør/søn. AKM, EISCAT, Luftfartsfag

Målgruppe: 

• Ansatte ved Avdeling for komparativ medisin (AKM), Eiscat, Flygerutdanningen og Saminor 3 som ifølge lokale særavtaler skal ha utbetalt tillegg jfr. HTA §§ 15 - 16.
• Attestanter som skal kontrollere tilleggene.
• Kostnadsgodkjennere som skal godkjenne tilleggene.

Intern rutine

Tillegg feltarbeid

Målgruppe: 

• Ansatte som ifølge Lokal Særavtale om lønns- og arbeidsvilkår for kortvarige, tidsbegrensede engasjementer og oppdrag ved feltarbeid (feltavtale) ved UiT Norges arktiske universitet skal ha utbetalt tillegg etter denne. 
• Attestanter som skal kontrollere tilleggene. 
• Kostnadsgodkjennere som skal godkjenne tilleggene

Intern rutine

Registrering av arbeidstid og utbetaling tokt

Målgruppe: 

• Ansatte som ifølge Særavtale om godtgjørelse mv. på tokt skal ha beregnet timer til avspasering og utbetalt toktgodtgjørelse og andre tillegg i forbindelse med tokt
• Attestanter som skal kontrollere utbetalingene
• Kostnadsgodkjenner som skal godkjenne utbetalingene

Intern rutine

Tillegg for beredskap Forskningsbiobankene Helsefak, AMB, BFE (lenkes til Arbeidstid)

Målgruppe:

• Ansatte som omfattes av Særavtale om vaktordning ved Forskningsbiobankene ved Det helsevitenskapelige fakultet og Særavtale om beredskapsvakt ved AMB/BFE-fak. 
• Attestant som skal kontrollere utbetalingene i forbindelse med ekstravakt.
• Kostnadsgodkjenner som skal godkjenne utbetalinger i forbindelse med ekstravakt. 
• Personalgodkjenner som skal kontrollere og godkjenne overtid og tid til avspasering knyttet til særavtalene

Intern rutine

Utbetaling av godtgjørelse, kveldstillegg og lørdags- /søndagstillegg for ansatte ved bibliotekene og museene som er ansatt med fast månedslønn

Målgruppe:

• Ansatte ved bibliotekene og museene som har ordinær arbeidstid hverdager etter kl. 17:00 og på lørdager og søndager.
• Attestanter som skal kontrollere utbetalingene. 
• Kostnadsgodkjenner som skal godkjenne utbetalingene

Intern rutine

Timelønnede med kontrakt

Informasjon til deg som har inngått en timelønnskontrakt. Hvordan du signererer kontrakten, hvordan du sender inn timeliste for å få utbetalt lønn, og hva du gjør hvis du har fått timelisten i retur.

Informasjon om inngåelse av kontrakt og utbetaling

Timelønnet personale skal lønnes i henhold til inngått arbeidskontrakt i samsvar med Hovedtariffavtalen i staten. Hovedlønnstabell for staten. Kontrakt skal  inngås før arbeidsforholdet starter. 

Når avtale om et timelønnsoppdrag ved UiT er inngått vil du få en e-post fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) med lenke til signering av  kontrakten. Kontrakten må signeres før lønn kan utbetales:

Hvordan signere timelønnskontrakt

Her finner du brukerveiledning for om hvordan du signerer kontrakten.

Når kontrakten er ferdig signert vil du få aktivert brukertilgang for pålogging til DFØ-app eller DFØ Selvbetjeningsportal. Brukertilgangen gir deg mulighet til å registrere timeliste for ditt arbeid, samt registrere reiseregning hvis dette er avtalt. Vi anbefaler bruk av DFØ-app. 

Hvordan logge inn og sende inn timelister

Som timelønnsansatt må du registre timeliste og sende til godkjenning for å få utbetalt lønn. Du kan kun sende inn en timeliste per måned (frist for innsending av timeliste er siste dag i måneden). 

Timelister skal føres i Selvbetjeningsportalen eller i DFØ-appen. 

Det er svært viktig at alle timer registreres før sluttdato for kontrakten. Når sluttdato på kontrakten er utløpt opphører din brukertilgang hos DFØ.

Hvis du har avtalt å få dekket eventuelle reiser registrerer du reiseregning i Selvbeteningsportalen eller DFØ-appen innen sluttdato på kontrakt.

Utbetaling av timelønn

Timelønn utbetales alltid ved hovedlønnsutbetaling 12. hver måned forutsatt at timelister er sendt inn. Du vil finne lønnslippen i DFØ-appen eller Selvbetjeningsportalen.

Feriepenger utbetales i juni i neste kalenderår.

Oppdragstakere med kontrakt

Informasjon til deg som skal ha kontrakt og motta honorar for oppdrag. Dette kan for eksempel være oppdrag som sensor, bedømmelse av søkere til stilling, kompetanseopprykk, eller doktorgradsavhandling og disputas.

Informasjon om inngåelse av kontrakt

Alle som skal motta betaling for et oppdrag for Norges arktiske universietet (UiT) skal ha en gyldig kontrakt for perioden oppdraget utføres.   

Du som skal være oppdragstaker og motta honorar vil få tilsendt en oppdragskontrakt. Kontrakten skal være signert før oppdraget starter for at honorar kan utbetales etter oppdraget er utført.   

Signere oppdragskontrakt

Du vil motta en epost fra: no-reply@dfo.no med lenke til kontrakten, som du skal signere. Dersom du ikke finner e-posten i innboksen bør du sjekke søppel- eller spamfilteret. 

Veiledning: Signere arbeidskontrakt (dfo.no)

Det er viktig at du legger inn riktige opplysninger og korrigerer feil. Merk at kontrakten oppgir en øvre ramme for oppdraget. 

Hvordan levere reiseregning eller refusjon av utlegg

Dersom det er avtalt at du skal levere reiseregning eller refusjon av utlegg for reise i forbindelse med oppdraget, må du huske å registrere reiseregningen før sluttdato i kontrakten. Når sluttdato på kontrakten er utløpt opphører din brukertilgang hos DFØ.

Reiseregning eller refusjon av utlegg i BetalMeg eller DFØ-appen.

Utbetaling av honorar

Utbetaling av honorar skjer automatisk etter at signering er fullført og kontraktens sluttdato er passert. Normalt skjer dette innen en måned etter sluttdato.

Det utbetales ikke feriepenger på honorar.

Lønnslipp finner du i DFØ-appen og i Betalmeg-løsningen.

Feriepenger 

Feriepenger som er opptjent hos arbeidsgiver året før betales ut til alle arbeidstakere i juni måned i ferieåret. Feriepengene erstatter lønn. Arbeidstakere som ikke har ferie i juni får utbetalt vanlig lønn når ferien avvikles.  

Prosentsats for feriepenger

Feriepengegrunnlaget

Feriepenger fra arbeidsgiver beregnes på grunnlag av lønn og annet arbeidsvederlag som er utbetalt i opptjeningsåret. Feriepengegrunnlaget framgår av den årlige oversikten over lønn og andre ytelser du får fra arbeidsgiver.

Også arbeidsvederlag for helt kortvarige arbeidsforhold omfattes av bestemmelsen.

Akkordtillegg, dyrtidstillegg, skifttillegg, helgedagstillegg, lønn under reiser, betaling for gangtid, overtidsgodtgjørelse, variable ytelser som tantieme, gratiale, andel av omsetning og andre former for provisjon inngår i arbeidsvederlaget.
Ytelser som gjelder dekning av utgifter til bilhold, kost, losji og lignende inngår ikke i feriepengegrunnlaget.

Ytelser som holdes utenfor feriepengegrunnlaget

• Feriepenger etter loven som er utbetalt i opptjeningsåret. Bare feriepenger i medhold av ferieloven omfattes av bestemmelsen. Er det gjennom tariffavtale eller annen avtale fastsatt bestemmelser om lengre ferietid og dermed dekning av feriepengene, vil den overskytende delen etter forholdene kunne inngå i beregningsgrunnlaget for feriepengene. Det beror på en tolkning av den enkelte avtale.
• Andel av nettoutbytte. Arbeidstakere som lønnes med en andel av nettoutbytte til virksomheten, har ikke rett på feriepenger av beløpet. Det gjelder bare når hele nettoutbyttet fordeles på denne måten. Har arbeidstaker i tillegg til nettoutbyttet også annet arbeidsvederlag, skal det gå inn i beregningsgrunnlaget på vanlig måte. En arbeidstaker som bare lønnes med nettoutbytte vil altså ha krav på ferie, men ikke feriepenger.
• Fast godtgjørelse som tjenes opp og betales ut uavhengig av uttak av ferie. Her er det snakk om fast godtgjørelse som ikke umiddelbart kan knyttes til arbeidstakers personlige arbeidsinnsats. Det betyr at feriefravær ikke vil påvirke utbetalingen av godtgjørelsen. 
• Verdien av varer, tjenester eller andre fordeler som ikke er pengeytelser. Verdien av naturalytelser som rett til fri bolig, telefon, avis, disponering av bil i fritiden eller rabatt ved kjøp av varer skal altså ikke tas med. Verdien av hel eller delvis kost som mottas som en del av arbeidsvederlaget skal likevel tas med i feriepengegrunnlaget.

Feriepenger ved militærtjeneste 

Fellesbestemmelsene i Hovedtariffavtalen i Staten:
Militært personell og personell som avtjener sivil plikttjeneste skal ha ferie og feriepenger etter ferieloven § 10 nr. 5 og HTA § 21 nr. 4 som om arbeidstakeren var i ordinært arbeid.

Ferielovens bestemmelser
Arbeidstaker som har jobbet minst 3 måneder hos arbeidsgiver tjener opp feriepenger hos arbeidsgiveren i opptil 3 måneder til sammen hvert år, under ulønnet fravær på grunn av

• pliktig militærtjeneste
• pliktig tjeneste i Sivilforsvaret eller Heimevernet

Feriepenger av lønn ved permisjon og sykdom

En statsansatt som har rett til lønn etter lov eller tariffavtale under permisjon eller annet fravær, tjener opp rett til feriepenger for samme tidsrom. Regelen følger av Særavtale om ferie for statsansatte § 3, 2. ledd.

Egen sykdom
Statsansatte som har rett til lønn under sykdom etter Hovedtariffavtalen § 18, tjener opp rett til feriepenger for samme tidsrom etter ferieloven § 10 nr. 4 og 5. 

Barns sykdom
Statsansatte som har rett på lønn etter Hovedtariffavtalen § 20 under fravær ved barns sykdom, tjener opp rett til feriepenger for dette tidsrommet.

Foreldrepermisjon
Statsansatte som har rett på lønn etter Hovedtariffavtalen § 19 under blant annet foreldrepermisjon, tjener opp rett til feriepenger i samme tidsrom.

Forsknings- og utdanningstermin (FoU-termin)

Retningslinjer for fordeling av forsknings- og utdanningstermin

Retningslinjer vedtatt av Universitetsstyret, sist revidert januar 2021.

Guidelines for allocation of research and educational leave, January 2021.

Søknad og oppgjør av FoU-Termin

Faglige ansatte sender begrunnet søknad om forsknings- og utdanningstermin til eget institutt/fagmiljø på fastsatt skjema. Instituttet/fagmiljøet vurderer søknaden(e) og innstiller overfor fakultetet/UMAK/Universitetsbiblioteket. Søknadsfrist fastsettes av det enkelte fakultet/UMAK/Universitetsbiblioteket.

FoU-termin søknadsskjema.

Intern rutine - søknad om forskudd til forskningstermin

Faglig rapport fra avsluttet - FoU-termin.

Oppgjørsskjema utenlandsopphold FoU-termin.

FoU-termin i utlandet

Alle som skal reise til utlandet må sende søknad om medlemskap i folketrygden under opphold utenfor Norge til NAV-medlemskap og avgift. To ulike skjema er tilgjengelig hos NAV. Velg skjema etter hvilket land du skal reise til. Se lenker under:

• Skjema 1: Søknad om medlemskap i folketrygden under opphold utenfor Norge
• Skjema 2: Arbeid og næring innen EØS/Sveits - søknad om A1.

Punktet "Bekreftelse og utestasjonering - Fylles ut av arbeidsgiver" gjelder for begge skjema. Lønnsseksjonen i SPOR fyller ut disse punktene. Send ferdig utfylt skjema til SPOR som påfører sin del i skjemaet og videresender til NAV-medlemskap og avgift. Dersom det skjer endringer må NAV-medlemskap og avgift få beskjed om dette.

Europeisk helsetrygdkort dokumenterer at du har rett til å få dekket utgifter til nødvendig medisinsk behandling når du oppholder deg midlertidig i et annet EØS-land eller Sveits. Kortet kan bestilles her.

Forskningsopphold i USA

Ved opphold i USA kan det søkes om skattefritak. Kontakt Skatteetaten i god tid før avreise. Invitasjon til vertsinstitusjonen (universitetet du skal besøke) og en bekreftelse fra ditt fakultet om ansettelse og tildelt stipend.

Guide for forskningsopphold i USA.

Korrekt rapportering av lønn opptjent i utland

For å få riktig rapportering av lønn opptjent i utland, ønsker seksjon for lønn opplysninger om utreisedato og returdato for utenlandsoppholdet.  Endringer i oppholdet, som forlenging, avbrudd, utsettelse eller andre hendelser innvirker på oppgitt periode, sendes til Seksjon for lønn.  Lønn opptjent i utland innrapporteres på Lønns- og trekkoppgaven, feil innrapportering av periode kan ha innvirkning på skatteoppgjøret til den enkelte arbeidstaker.  Har du fått endret skatteprosent under opphold i utland, for eksempel  USA, må du huske å søke om nytt skattekort så snart oppholdet er over.