Request Tracker (RT) - Bruk og rettningslinjer

Lagring av data

Data lagret i Request Tracker ligger i en database som ikke er tilgjengelig utenfor universitetes nettverk. Dette er valgt for å minimere risiko for at utenforstående skal få tilgang til informasjon lagret i tjenesten. For å få tilgang til Request Tracker (logge inn) utenfor de godkjente nettverkene må man benytte VPN.

Saker lagres i 2 år + inneværende år. Sletting av det elste året vil skje i løpet av januar (Eksempel: I løpet av januar 2018 slettes alle saker opprettet i løpet av 2015).

Saker unntatt fra sletting: Saker som fortsatt er aktive (Har status ny, åpen eller pauset, eller er oppdatert i løpet av de 2 siste årene vil ikke bli slettet)  

Hvorfor lagrer vi data i opp til 3 år?

Dette gjør vi for å kunne hente ut statistikk som benyttes for å identifisere hva studenter og ansatte ved UiT har spørsmål om, hvilke type tjenester som genererer mye henvendelser og ut fra dette forbedre disse. For å kunne se endringer og resultater av tiltak trenger vi et sammenligningsgrunnlag fra tidligere år. Vi har vurdert det slik at vi trenger minst 2 års sammenligningsgrunnlag.

Hvem har innsyn i saker i RT?

Det er i hovedsak ansatte ved UiT som er saksbehandlere i RT og har innsyn i saker, men enkelte køer kan ha eksterne parter som saksbehandlere. En saksbehandler vil alltid være godkjent som saksbehandler av en ansatt ved UiT (Køansvarlig)

Saksbehandlerne i RT er lagt inn i adgangsgrupper som gir alle saksbehandlerne for en spesifikk gruppe tilgang til alle saker i en kø. I tillegg kan en gruppe være medlem av flere grupper siden saker skal flyttes mellom flere køer. Hvem som skal ha tilgang til å se saker i en kø defineres når køen opprettes. Enkelte køer har svært restrektiv tilgang og saker i disse kan kun ses av dem som er medlem i adgangsgruppen for køen.

Personsensitive opplysninger

Request Tracker er ikke godkjent for behandling av personsenitiv data og skal derfor heller ikke benyttes til dette. 

"Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger."

Hentet fra datatilsynet.no

Køer i RT som er opprettet med den hensikt å behandle henvendelser hvor det forventes at det vil komme inn saker med personsensitive opplysninger må ta høyde for dette, eventuellt vurdere andre løsninger. Saksbehandler i en slik kø må ikke selv legge inn personsensitiv informasjon i saken og mottaker av e-post må informeres om at sensitiv informasjon ikke skal legges ved i besvarelser. 

Request tracker er ikke et arkivsystem

Siden vi kun lagrer saker i 3 år, er ikke Request Tracker egnet som arkivsystem eller som referansepunkt for saker opprettet i ePhorte. Henvendelser som kommer inn i RT som er arkivverdige må lagres i ePhorte og derreter løses ut i Request Tracker.


Nyhetsbrev:
Abonner på IT driftsmeldinger fra UiT. Påmelding / Avmelding

 


 

ÅPNINGSTIDER

Besvarelse av telefon og e-post

  • Mandag - Torsdag: 08:00-18:00
  • Fredag: 08:00 - 15:45

Skranke

  • Mandag - Torsdag: 09:00-15:45
  • Fredag: 09:00 - 15:00

Lunchpause (alle dager)

  • 11:30 - 12:00 (Stengt)

KONTAKTINFORMASJON


Fjernhjelp (Windows)Fjernhjelp (Mac)

"Fjernhjelp" er et verktøy du kan laste ned og starte når du vil gi Orakelet tilgang til å se og fjernstyre skjermbildet ditt. Krever ikke installasjon.