Siden UiT har tatt i bruk Office 365 har alle studenter og ansatte fått tilgang til å lagre sine data på Onedrive (Personlig filområde) og Sharepoint (Filområde for prosjekter, samhandlingsgrupper mm.) Disse brukerveiledningene tar for seg hvordan du får overført filer til disse områdene

Veiledningen er laget med utgangspunkt i en Windows maskin og nettleser Chrome. Hvis du har Macintosh bør du gjøre denne operasjonen fra en maskin som benytter Windows siden Macintosh ikke støtter flytting av flere filer og mapper på en gang til Sharepoint

Oversikt over hva som må gjøres

1. Synkronisere filene du har lagret på ditt Udoc prosjektområde til din PC
2. Opprette ett nytt Sharepointområde på Sharepoint online
3. Flytte filene du har lagret fra Udoc til det nye Sharepontområdet

1. Synkronisere filene du har lagret på ditt Udoc prosjektområde til din PC

1. Åpne prosjektområdet ditt på Udoc ved å gå til https://udoc.uit.no
2. Når du er inne på prosjektet velger du "Dokumenter" fra høyremenyen
3. Trykk på knappen "SYNK" som du finner oppe i høyre hjørne (Dette vil lagre en kopi av alle mappene og filene på området til din PC)

   

4. Start filutforskeren på maskinen [A] og åpne katalogen "Sharepoint" [B]. Sjekk at alle filene og mappene fra Udoc har blitt lagret her

   

2. Opprette ett nytt Sharepointområde på Sharepoint online

1. Start Outlook og velg "Mine kontakter"
2. Velg Gruppe
3. Skriv inn navnet du ønsker på Sharepointgruppen
4. Trykk OK når du er ferdig

   

Prosjektområdet vil opprettes automatisk og du vil se dette på forsiden til tjenesten "Teamwork" som et eget "gruppekort" (Se steg 3)

3. Flytte filene du har lagret fra Udoc til det nye Sharepointområdet

1. Hvis du ikke har forsiden til Teamwork oppe må du logge deg inn på tjenesten
2. Oppe i høyre hjørne på "gruppekortet" prosjektområdet ditt [A] vil du se en elipseknapp (3 prikker) [B]. Trykk på denne og velg "Go to files" [C]. Filområdet til prosjektområdet ditt vil nå åpne seg i en nettside (Behold denne nettsiden åpen siden det er hit vi skal flytte filene dine)

   

3. Åpne filutforskeren din og finn fram til prosjektfilene dine som du lagret fra Udoc (Se punkt 1.4)
4. Plasser nettleseren og filutforskeren slik at du ser begge på skjermen din

   

5. Marker alle filene og mappene i prosjektkatalogen i filutforskeren din og dra dem over i nettleseren din hvor du har filområdet til det nye prosjektområdet ditt åpent

   

Du har nå flyttet alle dine data fra Udoc over til ditt nye Sharepoint Online område

Du kan nå velge å synkronisere disse filene og mappene til din maskin slik at det blir lettere for deg å jobbe med dem. Dette er beskrevet boksen "Sharepoint" på denne siden

For å kunne benytte Office 365 må du:

• Være registrert som student eller ansatt ved UiT norges arktiske universitet
• Ha en aktiv IT-brukerkonto

Office 365 inneholder flere forskjellige tjenester som er tilgjengelig for deg. Heriblant Teams, Onedrive, Sharepoint, Planner. Avdling for IT har laget onlinekurs for disse som du finner på kursportalen Xtramile

Office 365 og Microsoft Office er for aktive studenter ved UiT. Når du er ferdig som student vil du miste tilgang til både de nettbaserte tjenester og programvarene du har lastet ned til dine private datamaskiner.

Før du slutter ved UiT er det derfor viktig å laste ned filene du vil bevare.

Du kan lese mer om hva som skjer og hva du burde gjøre på nettsiden IT-BRUKERKONTO

Teamwork er en tjeneste som lar deg opprette en "Teams" gruppe eller et Prosjektområde i Sharepoint med et enkelt grensesnitt. I tillegg får du oversikten over alle de områdene du er medlem av samt at du kan administrere de områdene du eier med tanke på synlighet, rettigheter og tilgjengelige apper

1. Logg deg inn på Teamwork

Det er egentlig det samme hva du velger siden all funksjonalitet kan legges til begge valgene. Forskjellen er hvilke apper som er lagt ved som standard og hvilken app som starter når du går til området

Teams

• Standardapper: Teams, Sharepoint og Files
• Startapp: Teams

Prosjekt

• Standardapper: Planner, Sharepoint og Files
• Startapp: Planner

Vi anbefaler at du benytter "Teams" som valg når du oppretter området ditt. Dette har å gjøre med samhandlingsfunksjonaliteten i Teams som du mest sansynligvis vil trenge hvis du skal dele området med andre. Hvis du trenger Planner kan du legge denne til i etterkant

Oppretting av sharepointgrupper via Teamwork fungerer for øyeblikket ikke. Opprett gruppene du trenger via Outlook som beskrevet her:

1. Start Outlook og velg "Mine kontakter"
2. Velg Gruppe
3. Skriv inn navnet du ønsker på Sharepointgruppen
4. Trykk OK når du er ferdig

   

Prosjektområdet vil opprettes automatisk og du vil se dette som et eget gruppekort på forsiden til tjenesten "Teamwork" (Se egen boks på denne siden)

Framgangsmåten er lik for begge områdene

1. Gå til Teamwork
2. Trykk på "New Group" oppe i høyre hjørne
3. Velg "Team" eller "Project" (Vi velger team for denne veiledningen)
4. Full ut skjemaet (* er Obligatoriske felt)
• Privacy*: Er gruppen offentlig (Public) og kan ses av alle, eller privat (private) og skal kun kunne ses av gruppemedlemmene
• Title*: Tittel på siden. Tittelen vil få et prefix som er "o365-" etter at det er opprettet.
• Site address*: Er nettadressen til siden og fylles ut automatisk på bakgrunn av "Title"
• Group description*: En kort beskrivelse av siden din
• Group owners*: Gruppeeier blir standard satt til deg selv, men du kan legge til flere personer her. Gruppeeiere må ha IT-brukerkonto ved UiT
• Group members: Her kan du legge til dem som skal ha tilgang til gruppen.
• Group owners: Hvis du ønsker å legge til eksterne personer til gruppen din må dette valget være aktivert. Standardinstillingen for dette valet er "Tillat"
  Du kan ikek legge til eksterne personer når du oppretter gruppen. Eksterne personer legger du til i etterkant gjennom Teams (Se egen Boks på denne siden)
• Classification
: Konfidensiell, intern eller åpen.
• Target group: Hvem er denne gruppen ment for? Ansatte, Studenter eller andre
• Category: Er gruppen relatert til: Administrasjon, Kommunikasjon, utdanning eller forskning
5. Velg "Order Group" for å bestille området.

Godkjenningen av området skjer automatisk og du vil finne det på forsiden til Teamwork eller i Teams

Microsoft Teams er et samlingspunkt for teamarbeid. Teams er et av de viktigste verktøyene til samarbeid både internt ved UiT og med eksterne brukere. Du kan samtale, sende epost, dele filer, opprette lyd- eller videomøte med mer på en og samme plass. Fordi det er i skyen, kan medlemmene arbeide sammen uansett hvor de befinner seg.

Tilgang til og installasjon av Teams klienten

Teams er tilgjengelig via nettleseren din på nettsiden teams.microsoft.com, men du kan også laste ned Teams som et eget program på din datamaskin eller mobiltelefon.

• Datamaskiner (Mac og Windows): Når du er logget inn på Teams via Office 365 klikker du på knappen "Get App nede til venstre
• Datamaskiner (Mac og Windows) og mobiltelefoner: Last ned Teams fra Microsofts egne nettsider

1. Når du klikker på Grupper i Teamsvinduet, får du oversikt over teamene du har opprettet eller teamene der du er medlem eller gjest.
2. Teamene vises enten under Favoritter eller under Mer. Du kan velge hvilke team som skal vises under Favoritter. Teamet O365-BITS består av to kanaler, Generelt og BITS-midt. Når et nytt Team opprettes blir kanalen Generelt automatisk opprettet. Du vil etter hvert kunne legge til så mange kanaler du har behov for.
3. Klikk Bli med i eller opprett et team for å opprette nytt team. Dersom du har har fått en teamkode til et Team opprettet av andre, kan du også klikke her og velge å oppgi koden. Du vil da automatisk bli medlem eller gjest i teamet du har fått oppgitt kode til.
4. Team- og kanalnavnet du har åpent i øyeblikket. Elipsen (tre prikker) åpner meny med blant annet mulighet til å administrere teamet.
5. Fanene i teamet. Aktiv fane er understreket. Illustrasjonen har 3 faner. Standard er fanene Samtaler og Filer. Fanene tilhører aktiv kanal. Ved å klikke på + kan du legge til funksjonalitet til teamet. I eksempelet er fanen StaffNotebook lagt til. Planner er et nyttig prosjektverktøy.
6. Viser diskusjoner, filopplastinger, møter med mer. Nye deltakere i teamet vil de kunne lese all aktiviteten som har foregått i teamet.
7. Du kan starte diskusjoner, svare på diskusjoner, laste opp filer, starte/delta på møter med mer. All aktivitet vises for alle, eiere, medlemmer og gjester i teamet.

Du kan enten benytte webapplikasjonen Teams eller skrivebordsprogrammet Teams. På kontormaskina foretrekker vi gjerne skrivebordsapplikasjonen. Du kan installere Teams på de fleste enheter som for eksempel mobiltelefon og nettbrett.

Start skrivebordsapplikasjonen Teams eller logg på Office365 og start webapplikasjonen teams. Skrivebordsversjonen og webapplikasjonen er nesten helt lik.

1. Klikk på Grupper.
2. Klikk på Bli med i eller opprett et team.
3. Klikk på Opprett team.
4. Klikk på "flisa" Alle. Det er valget som vil være riktig for de fleste Team.

1. Skriv inn navnet på Teamet. Viktig med gode navn. Alle Teamene du lager vil få prefiks O365- pluss ditt Teamnavn. Alle ansatte ved UiT kan se Teamnavnet, men bare medlemmer vil se innholdet.
2. Skriv eventuelt beskrivelse
3. Velg Privat og klikk på Neste. Bare teameiere kan legge til medlemmer
4. Klikk på Hopp over. Du kan legge til medlemmer senere. Du kan og velge å legge til meldemmer allerede nå i dette vinduet her.

Du kan enten legge til medlemmer nå, eller du kan velge Hopp over.
Hvordan du legger til medlemmer vises i neste tema i denne veiledninga.

1. Klikk på Ellipsen til høyre for teamnavnet (tre prikker).
2. Klikk på Legg til medlemmer.
3. Klikk i søkefeltet og skriv inn navn til ønsket deltaker. Når du har funnet riktig person klikker du på navnet.
4. Klikk på Legg til.
5. Standard blir nye medlemmer tildelt rollen Meldem. Ved å klikke på Medlem kan du endre rolle til Eier. Det er fornuftig å ha minst to eiere i teamet. Du kan også legge til personer utenfor organisasjonen. Det vil få rollen Gjest og kan ikke endres.

1. Klikk på Ellipsen til høyre for teamnavnet (tre prikker).
2. Klikk på Legg til medlemmer.
3. Klikk i søkefeltet og skriv epostadressen til ønsket deltaker og klikk på den.
4. Klikk på Legg til.

Eksterne deltakere får alltid rollen Gjest. De får mindre rettigheter enn medlemmer fra organisasjonen, men kan delta og se samtaler, laste opp filer dele og samskrive i filer med mer.

Forutsettning: Du må være eier eller medeier av sharpointområdet du ønsker å knytte til "Teams".

Start med å opprette nytt team (se punktet Hvordan oppretter eller blir jeg med i et team).

1. Skriv inn teamnavnet.
2. Klikk på Opprett et team fra en eksisterende gruppe for Office 365.
3. Klikk Neste.
4. Velg gruppe du vil basere teamet på. (Dette er Sharpoint online områdene du eier/er medeier i)
5. Klikk Velg team.

1. Klikk på Ellipsen til høyre for teamnavnet (tre prikker).
2. Klikk på Legg til kanal.
3. Skriv navnet på kanalen
4. Skriv eventuelt inn en forklarende beskrivelse om kanalen.
5. Klikk på Legg til

En kanal hjelper deg med å organisere teamets samtaler, innhold og verktøy. Kanaler kan for eksempel organiseres etter emne, prosjekter, fag og så videre.

Du kan bruke møtefunksjonaliteten til møter i teamet ditt. Møtene vil ikke vises i din Outlook kalender. Benytt fortsatt Skype for Business om du ønsker at møtene skal dukke opp i den enkeltes kalender.

Aktiver fanen Samtaler

1. Klikk på ikonet for Møt nå.
2. Velg Møt nå om møte er et ad-hoc møte.
3. Velg Planlegg et møte, om du planlegger et møte lenger frem i tid
4. Ikonene fra venstre, Slå på/av kamera, Slå på/av mikrofonlyd, Åpne delingspanel (dele skrivebord, vindu, powerpoint med mer), Flere handlinger (kan for eksempel starte opptak av møtet), Avslutt samtale.
5. Skriv inn navn til ønsket deltaker
6. Du kan og velge møtedeltakere fra forslagslista til Teams.

Dersom du oppretter en ny kanal i teamet, opprettes automatisk ny mappe til filene som tilhører kanalen. Mappen får samme navn som kanalen.

1. Figuren viser et team med 2 kanaler, en som heter Generelt (denne er standard i alle Team) og en som heter Ny læringsplattform-Canvas (egenopprettet kanal).
2. Åpne kanalens mappe ved å klikke på fanen Filer.
3. Du kan enten opprette ny Mappe, Wordfil, Excelfil, PowerPointfil direkte i Teams ved å klikke på Ny, eller du kan velge å Laste opp filer fra f.eks harddisken på PCen maskina di.

1. Du kan også Laste opp filer til Teams ved å klikke på Legg ved knappen i samtaler fanen. Filene du legger ved vil vises i Samtaler og samtidig automatisk lastes opp i teamets filbibliotek.

Å dele filer med andre teammedlemmer er enkelt. Flere medlemmer kan redigere fila samtidig. Filene åpnes på vanlig måte fra fanen Filer. Ved å klikke på pila til høyre i Rediger knappen, kan du velge om du vil redigere fila direkte i Teamsvinduet, i kontorapplikasjonen Word eller i Word Online.

1. Klikk på bilde av deg selv (eventuelt der bilde kan være).
2. Klikk på Innstillinger.
3. Klikk på Varsler.
4. klikk på pil ned og velg alternativ som passer for deg.

OneDrive er ditt private lagringsområde hvor du har 3 TB tilgjengelig lagringsplass. Dokumenter du lagrer i her kan du også dele med andre studenter og forelesere. Når du er koblet til internett har du tilgang til dokumentene dine uansett hvor i verden du befinner deg.

• Logg deg inn på Onedrive

Du kan koble OneDrive disken til den datamaskinen du benytter.

1. Logg deg inn på nettsiden Onedrive for UiT
2. Trykk på ikonet "Synk" i toppmenyen
3. Når synkroniseringsjobben er ferdig vil du se et eget ikon for "OneDrive - UiT Office 365" i filutforskeren

Dette er en tilknyttning som skjer mellom OneDrive og den spesifikke maskina du velger å synkronisere mot. Hvis du benytter en annen maskin hvor dette ikke er gjort må du gjøre denne prosedyren på nytt.

OBS! Hvis du sletter en fil på datamaskina som er synkronisert ot OneDrive, Så sletter du den også fra Ondrive. Se egen veiledning for hvordan du kan slette synkroniserte filer på en datamaskin uten å fjerne dem fra OneDrive

Når du sletter en synkronisert fil fra datamaskinen vil den også bli slettet fra Onedrive i "skyen">. Du kan unngå dette ved å koble fra synkroniseringen av filene/mappene før du sletter filene på datamaskinen din

1. Logg deg inn på nettsiden Onedrive for UiT
2. Trykk på ikonet "Synk" i toppmenyen
3. Når synkroniseringsjobben er ferdig vil du se et eget ikon for "OneDrive - UiT Office 365" i filutforskeren

Dette er en tilknyttning som skjer mellom OneDrive og den spesifikke maskina du velger å synkronisere mot. Hvis du benytter en annen maskin hvor dette ikke er gjort må du gjøre denne prosedyren på nytt.

OBS! Hvis du sletter en fil på datamaskina som er synkronisert ot OneDrive, Så sletter du den også fra Ondrive. Se egen veiledning for hvordan du kan slette synkroniserte filer på en datamaskin uten å fjerne dem fra OneDrive

Den beste måten å bruke Sharepoint på er sammen med Teams (Se egen info boks). Når du oppretter en Teams gruppe, oppretter du samtidlig et Sharepoint område for denne gruppen. Sharepoint vil da fungere som lagringsplassen for filene du lagrer i Teams gruppen. Hvor du tidligere administrerte tilganger til sharepoint området via Sharepoint selv, kan du nå styre disse tilgangene gjennom Teams. Fordelene er flere:

• Fra Teams kan du nå invitere eksterne parter som deltagere i din gruppe
• Alle deltagerne i gruppen, uavhengig av om de er interne eller eksterne får tilgang til filene lagret i Sharepoint
• Via Teams kan du kontakte alle medlemmene i gruppen med chat eller konferanse samtale
• Når man har en konferansesamtale kan man dele og samskrive på dokumentene som ligger i Sharepoint
• Hvis man benytter apper i Teams, som for eksempel Planner, vil disse lagres i Teamgruppens Sharepoint og derfor også være tilgjengelig for alle medlemmene.

Når man bruker Sharepoint på denne måten er det stort sett filbehandling og synkronisering av filer til lokal maskin som gjøres direkte i Sharepoint.

• Logg deg inn på Sharepoint

1. Start Outlook og velg "Mine kontakter"
2. Velg Gruppe
3. Skriv inn navnet du ønsker på Sharepointgruppen
4. Trykk OK når du er ferdig

   

Prosjektområdet vil opprettes automatisk og du vil se dette som et eget gruppekort på forsiden til tjenesten "Teamwork" (Se egen boks på denne siden)

Samarbeid effektivt på prosjekter ved hjelp av Planner, som gir en enkel og svært visuell måte å organisere gruppearbeid på.

Den beste måten å bruke Planner på er sammen med Teams (Se egen info boks). Når du oppretter en Teams gruppe, kan du legge til appen Planner for gruppen. Denne vil da bli tilgjengelig for alle medlemmene i din Teamsgruppe.

• Logg deg inn på Planner

Som student og ansatt ved UiT har du tilgang til å laste ned Office pakken gjennom Office 365.

Universitetseide datamaskiner

Du trenger ikke å laste ned disse programmene siden de allerede er ferdiginstallert på datamaskinen. Det eneste unntaket er Teams, men denne kan installeres direkte fra Teams nettsiden (Se ikonet "Get app" nede til venstre)

Privateide datamaskiner

Programpakken er i hovedsak beregnet på studenter og ansattes private datamaskiner.

Windows

Følgende programmer er tilgjengelig i pakken som lastes ned fra https://office.com:

• Word, Excel, Powerpoint, Access*, Publisher*, Onedrive for business, One Note
  Du må logge inn på applikasjonene første gang du benytter dem med ditt UiT brukernavn (eksempel: abc123@uit.no) og passord
• Outlook
  Se hvordan du setter opp Outlook første gang på nettsiden Outlook 2016 - Konfigurasjonsveiledning
• Skype for Business
  Se hvordan du setter opp Skype for Business første gang på nettsiden Skype for business
• Teams
  Teams er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider

*Ingen brukerstøtte gis på disse programmene

Macintosh

Følgende programmer er tilgjengelig i pakken som lastes ned fra https://office.com:

• Word, Excel, Powerpoint, One Note
  Du må logge inn på applikasjonene første gang du benytter dem med ditt UiT brukernavn (eksempel: abc123@uit.no) og passord
• Outlook
  Se hvordan du setter opp Outlook første gang på nettsiden Outlook 2016 - Konfigurasjonsveiledning
• Skype for Business
  Skype for Business er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider
  Se hvordan du setter opp Skype for Business første gang på nettsiden Skype for business
• Teams
  Teams er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider

iOS (iPhone/iPad)

Appene kan lastes ned fra Appstore

Android telefoner (Samsung, LG, HTC etc.)

Appene kan lastes ned fra Google play

Outlook Web App (OWA) er nettversjonen av Microsoft Outlook. Her har du tilgang til de aller fleste funksjonene som du har i den vanlige Outlook klienten inklusive:

• Mota og sende e-post
• Kalender
• Kontakter (ved uiT)
• Møtereservasjon
• Fraværsmarkering

Fordelen med Outlook Web App er at den er tilgjengelig for deg overalt hvor du har tilgang til nett

• Du kan lese mer, og finne brukerveiledninger på nettsiden Outlook Web App (OWA)
• Du kan logge deg inn på Outlook Web App fra nettsiden Outlook.office.com

Microsoft har laget web applikasjonsversjoner av de vanligste Officeproduktene sine. Fordelen med disse er at man ikke trenger å ha Microsoft Office installert på sin datamaskin for å bruke dem. Alt gjøres gjennom nettleseren din. Fordelen med ette er at du da alltid har tilgjengelig dine dokumenter (Word), presentasjoner (PowerPoint) eller notatbøker så lenge du har tilgang til nett

Du bør alltid benytte fullversjonen av Officeprogrammene hvis du har disse tilgjengelig. Du kan gjøre mye med onlineappene, men de har også sine begrensninger.

Når er det lurt å bruke Online applikasjonene?

• Word: Små dokumenter som du trenger å lese eller gjøre endringer på
• PowerPoint: Du skal lage/redigere eller vise en enkel presentasjon med tekst, bilder og enkle animasjoner
• OneNote: Denne har stort sett samme funkjsonalitet som Klientversjonen, men Klientversjonen er bedre å navigere i
• Excel: Hvis du ønsker å se innholdet i et allerede opprettet regneark, eller du skal lage et regneark med enkel funksjonalitet

Den største fordelen med Onlineversjonen er at den gir deg mulighet til å åpne og se dokumenter du har lagret i Onedrive eller Sharepoint

Det gis begrenset brukerstøtte på onlineversjonene av disse programmene. Hvis du opplever problemer bør du benytte fullversjonene av Officepakken som er tilgjengelig på alle universitetets datamaskiner eller som du kan laste ned fra Office 365

I Office 365 vil du også finne apper som er tilgjengelig for deg, men som vi ikke gir brukerstøtte på (Ikke er listet over i de røde boksene). Du finner en oversikt over disse appene inne i Office 365

Du kan bruke eller prøve ut disse appene som du ønsker, men siden det ikke gis brukerstøtte på disse må du selv finne ut av hvordan du benytter deg av dem

Tips!: Google er din venn