Siden UiT har tatt i bruk Office 365 har alle studenter og ansatte fått tilgang til å lagre sine data på Onedrive (Personlig filområde) og Sharepoint (Filområde for prosjekter, samhandlingsgrupper mm.) Disse brukerveiledningene tar for seg hvordan du får overført filer til disse områdene

Veiledningen er laget med utgangspunkt i en Windows maskin og nettleser Chrome. Hvis du har Macintosh bør du gjøre denne operasjonen fra en maskin som benytter Windows siden Macintosh ikke støtter flytting av flere filer og mapper på en gang til Sharepoint

Oversikt over hva som må gjøres

1. Synkronisere filene du har lagret på ditt Udoc prosjektområde til din PC
2. Opprette ett nytt Sharepointområde på Sharepoint online
3. Flytte filene du har lagret fra Udoc til det nye Sharepontområdet

1. Synkronisere filene du har lagret på ditt Udoc prosjektområde til din PC

1. Åpne prosjektområdet ditt på Udoc
2. Når du er inne på prosjektet velger du "Dokumenter" fra høyremenyen
3. Trykk på knappen "SYNK" som du finner oppe i høyre hjørne (Dette vil lagre en kopi av alle mappene og filene på området til din PC)

   

4. Start filutforskeren på maskinen [A] og åpne katalogen "Sharepoint" [B]. Sjekk at alle filene og mappene fra Udoc har blitt lagret her

   

2. Opprette ett nytt Sharepointområde på Sharepoint online

1. Start Outlook og velg "Mine kontakter"
2. Velg Gruppe
3. Skriv inn navnet du ønsker på Sharepointgruppen
4. Trykk OK når du er ferdig

   

Prosjektområdet vil opprettes automatisk og du vil se dette på forsiden til tjenesten "Teamwork" som et eget "gruppekort" (Se steg 3)

3. Flytte filene du har lagret fra Udoc til det nye Sharepointområdet

1. Hvis du ikke har forsiden til Teamwork oppe må du logge deg inn på tjenesten
2. Oppe i høyre hjørne på "gruppekortet" prosjektområdet ditt [A] vil du se en elipseknapp (3 prikker) [B]. Trykk på denne og velg "Go to files" [C]. Filområdet til prosjektområdet ditt vil nå åpne seg i en nettside (Behold denne nettsiden åpen siden det er hit vi skal flytte filene dine)

   

3. Åpne filutforskeren din og finn fram til prosjektfilene dine som du lagret fra Udoc (Se punkt 1.4)
4. Plasser nettleseren og filutforskeren slik at du ser begge på skjermen din

   

5. Marker alle filene og mappene i prosjektkatalogen i filutforskeren din og dra dem over i nettleseren din hvor du har filområdet til det nye prosjektområdet ditt åpent

   

Du har nå flyttet alle dine data fra Udoc over til ditt nye Sharepoint Online område

Du kan nå velge å synkronisere disse filene og mappene til din maskin slik at det blir lettere for deg å jobbe med dem. Dette er beskrevet boksen "Sharepoint" på denne siden

Microsoft Teams er et samlingspunkt for teamarbeid. Teams er et av de viktigste verktøyene til samarbeid både internt ved UiT og med eksterne brukere. Du kan samtale, sende epost, dele filer, opprette lyd- eller videomøte med mer på en og samme plass. Fordi det er i skyen, kan medlemmene arbeide sammen uansett hvor de befinner seg.

Tilgang til og installasjon av Teams klienten

Teams er tilgjengelig via nettleseren din på nettsiden teams.microsoft.com, men du kan også laste ned Teams som et eget program på din datamaskin eller mobiltelefon.

• Datamaskiner (Mac og Windows): Når du er logget inn på Teams via Office 365 klikker du på knappen Last ned skrivebordprogrammet (Get App) nede til venstre.
  

  

• Datamaskiner (Mac og Windows) og mobiltelefoner: Last ned Teams fra Microsofts egne nettsider

  

Dokumentet beskriver beste praksis for samarbeid i Teams ved UiT. Tilhører forvaltningsdokumentet for Office 365. Eies og oppdateres av faglig systemeier ITA-VITE-Faggruppe for virksomhetsstøtte.

Teams er for samarbeid

Fordelen med Teams er at man samler nyttige verktøy i én sikker applikasjon, og samler folk rundt dokumenter som «står i ro». Flere og flere ser nytten av den åpne arbeidsprosessen som Teams byr på.

Et Team er rett løsning når dere oppfyller minst to av punktene under:

• Når flere personer jobber sammen om noe
• Når dere skriver sammen på flere dokumenter
• Når dere trenger ulike måter å samhandle på

Her skal vi beskrive et standard Team, som er det de fleste kjenner fra før.

Om standard Teams

Et standard Team opprettes av alle som trenger det.

• Velg malen «Annet» når du oppretter Teamet
• Bør ha minst to eiere
• Kan bestå av medlemmer fra hele organisasjonen samt eksterne
• Eksterne legges til ved hjelp av e-postadresse
• Medlemslisten vedlikeholdes manuelt, noe som gjør det egnet til ca. 5-20 medlemmer
• Passer for arbeidsgrupper, prosjekter og møtearenaer

Anbefalinger for bruk av Teams

• Stol på skyløsningen!
• Vi anbefaler ikke synkronisering av filer eller områder til PC/Mac: dette har tidligere skapt unødig versjonsproblematikk.
• Jobb med dokumenter rett i Teams
• Dokumenter bør «stå i ro», eksistere på kun ett sted, og ha presise navn og versjonsnummer
• Søk, ikke klikk! God navngiving og bruk av søk eller Delve gjør gjenfinning enklere
• Tenk enkelt!
• Gi medlemmene tilgang til hele teamet så langt det er mulig
• Du trenger ikke å opprette et team for å gjennomføre videomøter, dette gjør du enten direkte i Teams som et anrop m/video, eller som en del av møteinnkallingen i Outlook.
• Skal du bare jobbe med ett dokument? Del heller direkte fra din OneDrive
• Navngi team slik: [O365] Enhet – evt. underenhet – prosjekt/leveranse/funksjon, eksempelvis [O365] ADM-ITA-prosjektkontoret .
• Superbrukere er viktige rollemodeller for andre, og funksjonalitet må ofte vises frem før andre tar det i bruk!
• Legg et nytt dokument ut i chatten slik at alle kan se at det har kommet noe nytt
• Legg en mye brukt notatblokk eller viktig dokument ut som en egen fane
• Tagg en @person eller en @kanal når du legger ut en melding, slik kan de som ikke følger med får vite at noe nytt er delt
• Å ta opp en utfordring i chatten (heller enn å hermetisere det i en e-post) kan ha den effekten at flere melder seg på for å løse problemet – det er utrolig hva teamet kan, samlet
• Annen viktig informasjon:
• UiT-brukerveiledninger for Teams finner du her
• Møtevett er universitetets beste praksis for gjennomføring av digitale møter
• Klassifisering og sikkerhet sier hvilke typer data som kan legges/omtales i Teams

Når arbeidet er ferdig, hva da?

Enheten/utvalget/rådet osv. bør ha klare og kjente kjøreregler for alle sine data. Et ferdigstilt dokument skal som regel brukes, arkiveres og/eller publiseres i et fagsystem. Noen vanlige eksempler er

• SharePoint, uit.no, intranett, Compendia, Møteportalen, Tjeneste for sensitive data etc.
• Saksdokumenter og annen viktig dokumentasjon skal i ePhorte.
• Se til Retningslinje for dokumentstyring , Dokumenter og lagring-plakaten og kommunikasjonskanaler v/UiT dersom det er tvil om plasseringen.

Som oftest fremkommer det av bestilling eller prosjektplan hvor det ferdige dokumentet skal avleveres, men dette er ikke alltid krystallklart og ting kan falle imellom sprekkene. Alle enheter skal på sikt flytte over alle sine data fra de gamle fellesområdene til O365 Sharepoint (og andre aktuelle fagsystemer).

• Det vil si at inntil videre er anbefalingen at enheten tar vare på sine data i et Teams/Sharepoint-område som eies og forvaltes planmessig av enheten.
• Forvaltningsplan for Office 365 og plan for flytting av data kommer (bistås av ITA).
• Den som eier Teamet skal rydde, sortere og ta vare på det gjenstående som er verdt å ta vare på, og avslutningsvis slette Teamet
• Dersom et Team slettes feilaktig, kan filområdet (dvs. Sharepoint-biten av Teamet) gjenopprettes i inntil 30 dager på bestilling til ITA.
• Det er viktig at sekretariatet i tversgående team (utvalg, styre og råd) gjennomfører jevnlige oppryddinger.

Muligheter i fremtiden

• Organisatoriske Team for en enhet, basert på dynamisk medlemskap. Mer informasjon kommer.

Her finner du Microsoft Teams sine opplæringsvideoer

1. Når du klikker på Grupper i Teamsvinduet, får du oversikt over teamene du har opprettet eller teamene der du er medlem eller gjest.
2. Teamene vises enten under Favoritter eller under Mer. Du kan velge hvilke team som skal vises under Favoritter. Teamet O365-BITS består av to kanaler, Generelt og BITS-midt. Når et nytt Team opprettes blir kanalen Generelt automatisk opprettet. Du vil etter hvert kunne legge til så mange kanaler du har behov for.
3. Klikk Bli med i eller opprett et team for å opprette nytt team. Dersom du har har fått en teamkode til et Team opprettet av andre, kan du også klikke her og velge å oppgi koden. Du vil da automatisk bli medlem eller gjest i teamet du har fått oppgitt kode til.
4. Team- og kanalnavnet du har åpent i øyeblikket. Elipsen (tre prikker) åpner meny med blant annet mulighet til å administrere teamet.
5. Fanene i teamet. Aktiv fane er understreket. Illustrasjonen har 3 faner. Standard er fanene Samtaler og Filer. Fanene tilhører aktiv kanal. Ved å klikke på + kan du legge til funksjonalitet til teamet. I eksempelet er fanen StaffNotebook lagt til. Planner er et nyttig prosjektverktøy.
6. Viser diskusjoner, filopplastinger, møter med mer. Nye deltakere i teamet vil de kunne lese all aktiviteten som har foregått i teamet.
7. Du kan starte diskusjoner, svare på diskusjoner, laste opp filer, starte/delta på møter med mer. All aktivitet vises for alle, eiere, medlemmer og gjester i teamet.

Du kan enten benytte webapplikasjonen Teams eller skrivebordsprogrammet Teams. På kontormaskina foretrekker vi gjerne skrivebordsapplikasjonen. Du kan installere Teams på de fleste enheter som for eksempel mobiltelefon og nettbrett.

Start skrivebordsapplikasjonen Teams eller logg på Office365 og start webapplikasjonen teams. Skrivebordsversjonen og webapplikasjonen er nesten helt lik.

1. Klikk på Grupper.
2. Klikk på Bli med i eller opprett et team.
3. Klikk på Opprett team.
4. Klikk på "flisa" Alle. Det er valget som vil være riktig for de fleste Team.
   NB! Flisa kan også hete Annet

1. Skriv inn navnet på Teamet. Viktig med gode navn. Alle Teamene du lager vil få prefiks O365- pluss ditt Teamnavn. Alle ansatte ved UiT kan se Teamnavnet, men bare medlemmer vil se innholdet.
2. Skriv eventuelt beskrivelse
3. Velg Privat og klikk på Neste. Bare teameiere kan legge til medlemmer
4. Klikk på Hopp over. Du kan legge til medlemmer senere. Du kan og velge å legge til meldemmer allerede nå i dette vinduet her.

Du kan enten legge til medlemmer nå, eller du kan velge Hopp over.
Hvordan du legger til medlemmer vises i neste tema i denne veiledninga.

1. Klikk på Ellipsen til høyre for teamnavnet (tre prikker).
2. Klikk på Legg til medlemmer.
3. Klikk i søkefeltet og skriv inn navn til ønsket deltaker. Når du har funnet riktig person klikker du på navnet.
4. Klikk på Legg til.
5. Standard blir nye medlemmer tildelt rollen Meldem. Ved å klikke på Medlem kan du endre rolle til Eier. Det er fornuftig å ha minst to eiere i teamet. Du kan også legge til personer utenfor organisasjonen. Det vil få rollen Gjest og kan ikke endres.

1. Klikk på Ellipsen til høyre for teamnavnet (tre prikker).
2. Klikk på Legg til medlemmer.
3. Klikk i søkefeltet og skriv epostadressen til ønsket deltaker og klikk på den.
4. Klikk på Legg til.

Eksterne deltakere får alltid rollen Gjest. De får mindre rettigheter enn medlemmer fra organisasjonen, men kan delta og se samtaler, laste opp filer dele og samskrive i filer med mer.

Forutsetning: Du må være eier eller medeier av sharpointområdet du ønsker å knytte til "Teams".

Start med å opprette nytt team (se punktet Hvordan oppretter eller blir jeg med i et team).

1. Skriv inn teamnavnet.
2. Klikk på Opprett et team fra en eksisterende gruppe for Office 365.
3. Klikk Neste.
4. Velg gruppe du vil basere teamet på. (Dette er Sharpoint online områdene du eier/er medeier i)
5. Klikk Velg team.

1. Klikk på Ellipsen til høyre for teamnavnet (tre prikker).
2. Klikk på Legg til kanal.
3. Skriv navnet på kanalen
4. Skriv eventuelt inn en forklarende beskrivelse om kanalen.
5. Klikk på Legg til

En kanal hjelper deg med å organisere teamets samtaler, innhold og verktøy. Kanaler kan for eksempel organiseres etter emne, prosjekter, fag og så videre.

Du kan hurtig innkalle til møter i teamet ditt.

Aktiver fanen Samtaler

1. Klikk på ikonet for Møt nå.
2. Velg Møt nå om møte er et ad-hoc møte.
3. Velg Planlegg et møte, om du planlegger et møte lenger frem i tid
4. Ikonene fra venstre, Slå på/av kamera, Slå på/av mikrofonlyd, Åpne delingspanel (dele skrivebord, vindu, powerpoint med mer), Flere handlinger (kan for eksempel starte opptak av møtet), Avslutt samtale.
5. Skriv inn navn til ønsket deltaker
6. Du kan og velge møtedeltakere fra forslagslista til Teams.

Dersom du oppretter en ny kanal i teamet, opprettes automatisk ny mappe til filene som tilhører kanalen. Mappen får samme navn som kanalen.

1. Figuren viser et team med 2 kanaler, en som heter Generelt (denne er standard i alle Team) og en som heter Ny læringsplattform-Canvas (egenopprettet kanal).
2. Åpne kanalens mappe ved å klikke på fanen Filer.
3. Du kan enten opprette ny Mappe, Wordfil, Excelfil, PowerPointfil direkte i Teams ved å klikke på Ny, eller du kan velge å Laste opp filer fra f.eks harddisken på PCen maskina di.

1. Du kan også Laste opp filer til Teams ved å klikke på Legg ved knappen i samtaler fanen. Filene du legger ved vil vises i Samtaler og samtidig automatisk lastes opp i teamets filbibliotek.

Å dele filer med andre teammedlemmer er enkelt. Flere medlemmer kan redigere fila samtidig. Filene åpnes på vanlig måte fra fanen Filer. Ved å klikke på pila til høyre i Rediger knappen, kan du velge om du vil redigere fila direkte i Teamsvinduet, i kontorapplikasjonen Word eller i Word Online.

1. Klikk på bilde av deg selv (eventuelt der bilde kan være).
2. Klikk på Innstillinger.
3. Klikk på Varsler.
4. klikk på pil ned og velg alternativ som passer for deg.

Du må installere skrivebordsprogrammet Teams før du inviterer til Teams møte via Outlook (se . Du kan opprette et møte i Microsoft Teams via Outlook. Du kan invitere både personer i organisasjonen og eksterne deltakere i et Microsoft Teams møte.

Sjekk Microsoft videoopplæring for mer info om Microsoft Teams møter

1. Åpne kalender i Outlook og velg Nytt Teams-møte.
2. Inviter deltakere ved å skrive navn inn i navnefeltet. Bruk epostadresse for å invitere eksterne deltakere.
3. Klikk Til knappen dersom du ønsker å invitere ei gruppe, for eksempel en klasse/fag.

Følg oppskrift under for å invitere ei distribusjonsliste, feks alle studenter i et fag.

1. Velg All distribution Lists ...
2. Skriv navn på ønsket distribusjonsliste, feks ved å starte med student...
3. Dobbelklikk for å legge lista til Obligatorisk feltet
4. Klikk på OK knappen

Opprett møte fra Kalender i Teams (ikke Outlook)

Du kan opprette et møte direkte fra snarveien kalender i Teams.

Møter lagt inn via Kalender i Teams synkroniseres med Outlook.

1. Åpne kalender i Teams
2. Velg Nytt møte

1. Fyll inn møtedetaljer
   Du kan benytte Gjenta knappen om du har "faste" møtedager"
   Deltakerne får e-post med detaljer og link til møtet
2. Klikk på lagre og møtet settes inn i kalenderen

Etter at du har åpnet møtet kan du starte innspilling. Innspillingen lagres automatisk i Microsoft Stream, og du kan senere dele innspillingen med studenter og ansatte.

Sjekk Microsoft videoopplæring for mer info om Gjøre opptak av Microsoft Teams møter

1. Klikk på ellipsen
2. Klikk på Start innspilling for å starte opptaket
3. Alle i møtet varsles om at møtet tas opp,. Møtevarsel blir også lagt i Chat-loggen. Du kan stoppe innspillingen med å klikke på ellipsen (1) og velge Stopp innspinngen
4. Du kan sjekke lyd og bilde innstillinger
5. Du kan velge å bruke Møtenotater
6. Du kan velge å ha chatten åpen

Etter at innspillingen er stoppet, blir den behandlet (noe som kan ta en stund) og lagret i Microsoft Stream. Dersom eier ønkser å dele opptaket anbefaler vi å velge Hent kobling og kopiere lenken. Lim deretter lenken inn i feks Canvas. Som deltaker i møtet, kan du via chaten i Teams velge Spill av for å se møteopptaket. Eieren av opptaket kan også behandle det i Microsoft Stream.

1. Klikk på Ellipsen ...
2. Åpne i Microsoft Stream - valget gjør at du åpner Appen Microsoft Stream.
3. Del
4. Velg knappen Del. Du deler da med alle i organisasjonen (studenter og ansatte)
5. Velg Hent kobling
6. Velg Kopier koblingen og lim den inn på ønsket sted, for eksempel i Canvas.

Vi anbefaler at du velger Hent kobling og kopierer lenken til feks Canvas.

Du kan delta via kobling

Sjekk Microsoft videoopplæring for mer info om Microsoft Teams møter

Gå til invitasjonen i kalenderen i Outlook og velg Bli med i Microsoft Teams møte (Join Microsoft Teams Meeting)

Delta i Teams møte via kalenderen i Teams

Delta i Teams møte via kalenderen i Teams

Du kan vise/dele skrivebordet, en app, eller en PowerPoint presentasjon eller en annen fil i et møte.

Sjekk Microsoft videoopplæring for mer info om Microsoft Share content

1. Velg Del
2. Velg hva du vil dele:
   Skrivebord viser alt på skjermen. Om du har flere skjermer kan du velge hvilken skjerm du vil dele.
   Vindu gjør at du kan vise en bestemt app eller program.
   PowerPoint gjør at du kan vise en PowerPoint presentasjon. TIPS! Åpne powerpointfila før du velger del.
   Bla gjennom gjør at du velge ei fil som ikke er åpnet. Den kan feks være lagret i OneDrive Når du har valgt hva du vil vise, ser du en rød kantlinje rundt det du deler.

Velg Stopp deling for å slutte å vise skjermen.

Obs!: Linux-brukere ser ikke den røde kant linjen rundt hva de deler. Vindus deling er heller ikke tilgjengelig for Linux-brukere.

Du kan dele og presentere ei PowerPointfil i et møte.
NB! Du må være presentør for å kunne dele skjerm, programmer og filer.

Sjekk Microsoft videoopplæring for mer info om Microsoft Share content

1. Velg Del
2. Dersom PowerPoint fila vises i PowerPoint-kategorien velger du den.
   Dersom den ikke vises, kan du klikke Bla gjennom, velge den og laste den opp til møtet.
3. Kontrollknappene du kan benytte under presentasjonen er:
   Gå tilbake, Gå fremover, hindre deltakerene å navigere i PowerPointfila på egen hånd, og Stopp presentasjonen.

Møtedeltakere kan navigere frem og tilbake i presentasjonen uten å avbryte presentatøren.
Du kan hindre deltakerne i å gå gjennom prenetasjonen på egen hånd ved å klikke på "øyesymbolet" (3).

Endre/stille inn lyd og bilde i Microsoft Teams

Sjekk Microsoft for mer info om å administre lyd innstillinger

1. Velg profilbilde oppe til høyre i Teamsvinduet
2. Velg Innstillinger
3. Velg Enheter
4. Velg Lydenheter
5. Velg Høytaler - ofte ditt headsett
6. Velg Mikrofon - ofte ditt headsett
7. Velg Utføre et testanrop
   Det anbefales at du sjekker dette ved jevne mellomrom. Du vil da kunne kontrollere at dine enheter fungerer. Anbefal deltakerne og sjekke sine enheter før møtet starter.
8. Velg Sekundær ringeenhet - Gjør at du kan høre om noen ringer når du feks ikke har på headsett.
9. Velg Kamera - sjekker samtidig om det virker

OneDrive er ditt private lagringsområde hvor du har 3 TB tilgjengelig lagringsplass. Dokumenter du lagrer i her kan du også dele med andre studenter og forelesere. Når du er koblet til internett har du tilgang til dokumentene dine uansett hvor i verden du befinner deg.

• Logg deg inn på Onedrive

Du kan koble OneDrive disken til den datamaskinen du benytter.

1. Logg deg inn på nettsiden Onedrive for UiT
2. Trykk på ikonet "Synk" i toppmenyen
3. Når synkroniseringsjobben er ferdig vil du se et eget ikon for "OneDrive - UiT Office 365" i filutforskeren

Dette er en tilknyttning som skjer mellom OneDrive og den spesifikke maskina du velger å synkronisere mot. Hvis du benytter en annen maskin hvor dette ikke er gjort må du gjøre denne prosedyren på nytt.

OBS! Hvis du sletter en fil på datamaskina som er synkronisert ot OneDrive, Så sletter du den også fra Ondrive. Se egen veiledning for hvordan du kan slette synkroniserte filer på en datamaskin uten å fjerne dem fra OneDrive

Når du sletter en synkronisert fil fra datamaskinen vil den også bli slettet fra Onedrive i "skyen">. Du kan unngå dette ved å koble fra synkroniseringen av filene/mappene før du sletter filene på datamaskinen din

1. Logg deg inn på nettsiden Onedrive for UiT
2. Trykk på ikonet "Synk" i toppmenyen
3. Når synkroniseringsjobben er ferdig vil du se et eget ikon for "OneDrive - UiT Office 365" i filutforskeren

Dette er en tilknyttning som skjer mellom OneDrive og den spesifikke maskina du velger å synkronisere mot. Hvis du benytter en annen maskin hvor dette ikke er gjort må du gjøre denne prosedyren på nytt.

OBS! Hvis du sletter en fil på datamaskina som er synkronisert ot OneDrive, Så sletter du den også fra Ondrive. Se egen veiledning for hvordan du kan slette synkroniserte filer på en datamaskin uten å fjerne dem fra OneDrive

Den beste måten å bruke Sharepoint på er sammen med Teams (Se egen info boks). Når du oppretter en Teams gruppe, oppretter du samtidlig et Sharepoint område for denne gruppen. Sharepoint vil da fungere som lagringsplassen for filene du lagrer i Teams gruppen. Hvor du tidligere administrerte tilganger til sharepoint området via Sharepoint selv, kan du nå styre disse tilgangene gjennom Teams. Fordelene er flere:

• Fra Teams kan du nå invitere eksterne parter som deltagere i din gruppe
• Alle deltagerne i gruppen, uavhengig av om de er interne eller eksterne får tilgang til filene lagret i Sharepoint
• Via Teams kan du kontakte alle medlemmene i gruppen med chat eller konferanse samtale
• Når man har en konferansesamtale kan man dele og samskrive på dokumentene som ligger i Sharepoint
• Hvis man benytter apper i Teams, som for eksempel Planner, vil disse lagres i Teamgruppens Sharepoint og derfor også være tilgjengelig for alle medlemmene.

Når man bruker Sharepoint på denne måten er det stort sett filbehandling og synkronisering av filer til lokal maskin som gjøres direkte i Sharepoint.

• Logg deg inn på Sharepoint

1. Start Outlook og velg "Mine kontakter"
2. Velg Gruppe
3. Skriv inn navnet du ønsker på Sharepointgruppen
4. Trykk OK når du er ferdig

   

Prosjektområdet vil opprettes automatisk og du vil se dette som et eget gruppekort på forsiden til tjenesten "Teamwork" (Se egen boks på denne siden)

Samarbeid effektivt på prosjekter ved hjelp av Planner, som gir en enkel og svært visuell måte å organisere gruppearbeid på.

Den beste måten å bruke Planner på er sammen med Teams (Se egen info boks). Når du oppretter en Teams gruppe, kan du legge til appen Planner for gruppen. Denne vil da bli tilgjengelig for alle medlemmene i din Teamsgruppe.

• Logg deg inn på Planner

UiT velger i disse dager å gå over til ny versjon av programpakken Microsoft Office (Word, Excel med mer). Du må du selv installere programmene fra Software Center.

Nyeste versjon av programmene er altså foreløpig ikke preinstallert på UiT's datamaskinener.

Universitetseide Windows datamaskiner

NB! Når du installerer programpakken avinstalleres forrige versjon automatisk, også Microsoft Visio, Microsoft Project om du har disse programmene. Send foresørsel til Orakelet om du fortsatt har behov for Visio og/eller Project. Microsoft Onenote 2016 erstattes av OneNote som følger med Windows 10, og grensesnittet er noe endret.
Alle snarveiene dine i Oppgavelinja (Taskbar) vil og bli borte, og om du ønkser dem må du opprette dem på nytt.

Installasjon

NB! Dersom du ikke er på Campus må du logge på VPN for å kunne installere programmene!!

Åpne Software Center på PCen din.
NB! Alle officeprogrammer må lukkes. Om noen av programmene er åpne, vil du få beskjed om å lukke dem.

1. Klikk på Microsoft Office 365
2. Klikk på Install
3. Klikk på Close

Første gang du åpner et Office program etter innstallasjonen blir du bedt om å logge inn (Sign in).
Det gjør du ved å:

1. Klikk på Sign in
2. Skriv uit kontoen din på formen abs123@uit.no

Dersom du har behov for Ephorte tilllegget må dette legges inn på nytt.
Det gjør du ved å åpne Software Center på PCen din og klikk på Ephorte Outlook.

Macintosh

UiT velger i disse dager å gå over til ny versjon av programpakken Microsoft Office. Noen Mackbrukere har allerede pakken installert.

Programmene laster du ned og installerer selv ved å gå til nettstedet https://office.com

For å starte nedlastning og installasjon klikker du på intstaller Office knappen oppe til høyre i vinduet.

Følgende programmer er tilgjengelig i pakken:

• Word, Excel, Powerpoint, Outlook
  Du må logge inn på applikasjonene første gang du benytter dem med ditt UiT brukernavn (eksempel: abc123@uit.no) og passord
• Skype for Business
  Skype for Business er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider
  Se hvordan du setter opp Skype for Business første gang på nettsiden Skype for business
• Teams
  Teams er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider

Privateide datamaskiner

Programpakken er i hovedsak beregnet på studenter og ansattes private datamaskiner.

Windows

Følgende programmer er tilgjengelig i pakken som lastes ned fra https://office.com:

• Word, Excel, Powerpoint, Access*, Publisher*, Onedrive for business, One Note
  Du må logge inn på applikasjonene første gang du benytter dem med ditt UiT brukernavn (eksempel: abc123@uit.no) og passord
• Skype for Business
  Se hvordan du setter opp Skype for Business første gang på nettsiden Skype for business
• Teams
  Teams er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider

*Ingen brukerstøtte gis på disse programmene

Macintosh

Følgende programmer er tilgjengelig i pakken som lastes ned fra https://office.com:

• Word, Excel, Powerpoint, One Note
  Du må logge inn på applikasjonene første gang du benytter dem med ditt UiT brukernavn (eksempel: abc123@uit.no) og passord
• Skype for Business
  Skype for Business er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider
  Se hvordan du setter opp Skype for Business første gang på nettsiden Skype for business
• Teams
  Teams er ikke en del av programpakken, men kan lastes ned fra Microsofts egne nettsider

iOS (iPhone/iPad)

Appene kan lastes ned fra Appstore

Android telefoner (Samsung, LG, HTC etc.)

Appene kan lastes ned fra Google play

Outlook Web App (OWA) er nettversjonen av Microsoft Outlook. Her har du tilgang til de aller fleste funksjonene som du har i den vanlige Outlook klienten inklusive:

• Mota og sende e-post
• Kalender
• Kontakter (ved uiT)
• Møtereservasjon
• Fraværsmarkering

Fordelen med Outlook Web App er at den er tilgjengelig for deg overalt hvor du har tilgang til nett

• Du kan lese mer, og finne brukerveiledninger på nettsiden Outlook Web App (OWA)
• Du kan logge deg inn på Outlook Web App fra nettsiden Outlook.office.com

Microsoft har laget web applikasjonsversjoner av de vanligste Officeproduktene sine. Fordelen med disse er at man ikke trenger å ha Microsoft Office installert på sin datamaskin for å bruke dem. Alt gjøres gjennom nettleseren din. Fordelen med ette er at du da alltid har tilgjengelig dine dokumenter (Word), presentasjoner (PowerPoint) eller notatbøker så lenge du har tilgang til nett

Du bør alltid benytte fullversjonen av Officeprogrammene hvis du har disse tilgjengelig. Du kan gjøre mye med onlineappene, men de har også sine begrensninger.

Når er det lurt å bruke Online applikasjonene?

• Word: Små dokumenter som du trenger å lese eller gjøre endringer på
• PowerPoint: Du skal lage/redigere eller vise en enkel presentasjon med tekst, bilder og enkle animasjoner
• OneNote: Denne har stort sett samme funkjsonalitet som Klientversjonen, men Klientversjonen er bedre å navigere i
• Excel: Hvis du ønsker å se innholdet i et allerede opprettet regneark, eller du skal lage et regneark med enkel funksjonalitet

Den største fordelen med Onlineversjonen er at den gir deg mulighet til å åpne og se dokumenter du har lagret i Onedrive eller Sharepoint

Det gis begrenset brukerstøtte på onlineversjonene av disse programmene. Hvis du opplever problemer bør du benytte fullversjonene av Officepakken som er tilgjengelig på alle universitetets datamaskiner eller som du kan laste ned fra Office 365

I Office 365 vil du også finne apper som er tilgjengelig for deg, men som vi ikke gir brukerstøtte på (Ikke er listet over i de røde boksene). Du finner en oversikt over disse appene inne i Office 365

Du kan bruke eller prøve ut disse appene som du ønsker, men siden det ikke gis brukerstøtte på disse må du selv finne ut av hvordan du benytter deg av dem

Tips!: Google er din venn