Endring av kalendervisning for alle UiT ansatte

Formålet med denne endringen er å tilrettelegge for mer dynamisk og effektiv samhandling og planlegging mellom ansatte. Dette må sees i sammenheng med at UiT Norges arktiske Universitet er blitt et flercampus og tar i bruk nye samhandlings- og kommunikasjonsløsninger. 

Hvordan påvirker dette meg?

  • Emnefeltet på oppføringene dine vil være synlig for alle ansatte ved UiT. Det vil derfor ikke stå bare for eksempel "Ledig/foreløpig/opptatt/fraværende", men emne-feltet på selve oppføringen som er opprettet vil være synlig (f.eks «avdelingsmøte») I tillegg vil sted for møtet bli synlig. Innhold, møtedeltakere, ev. vedlegg etc. vil ikke være synlige for andre enn deltakerne i det aktuelle møtet (det samme som i dag).
  • For å unngå at gamle oppføringer blir synlige for alle ansatte, så vil det bli opprettet en arkivkalender for hver enkelt ("My archive calendar"). Denne kalenderen blir kun synlig for den enkelte ansatte.
  • Alle kalenderoppføringer (møter, reiser, private gjøremål m.m.) fra før 13.07.17 (når endringen iverksettes) vil bli flyttet hit. Alle oppføringer fra og med 13.07.17 vil forbli i den aktive kalenderen («default kalender»). Dvs at du ikke vil kunne se gamle kalenderhendelser i din default kalender.

Bildet over: Slik vil den nye default kalenderen se ut etter endringen, ikke mye forskjell.

Slik vil du kunne se til arkiv-kalenderen din (My archive calendar). Legg merke til at du har valget for å ikke vise den i det hele tatt.

Emnefeltet på oppføringer

Etter 30.06 vil emnefeltet (og sted) på alle dine oppføringer være synlig for øvrige ansatte ved UiT. Innholdet på selve oppføringer derimot, vil bare være tilgjengelig for deg. Kalenderen er ikke ett av stedene hvor det er sikkert å omtale konfidensiell informasjon (taushetsbelagt informasjon, sensitive personopplysninger mv). Denne endringen påvirker ikke den situasjonen, men fordi emnefeltet nå blir synlig vil vi minne om at denne typen informasjon ikke skal stå der. Dette gjelder også personlig informasjon som du ikke ønsker at kollegaer skal se.

Når du lager en kalenderoppføring så må du tenke over hva du skriver i emnefeltet. Ikke skriv f.eks «veiledningssamtale med student Peder Ås» i emnefeltet, men skriv f.eks «veiledningssamtale» og inkluder heller mer informasjon i innholdsfeltet. Har du et privat ærend, så skriv f.eks «ute» eller «opptatt» i emnefeltet og skriv heller hva det gjelder i innholdsfeltet (f.eks «tannlegetime»).

Hvis du skal ha et møte med andre ansatte så tenk også over hva du velger å skrive, slik at ikke sensitiv eller taushetsbelagt informasjon om dem blir kjent (direkte eller indirekte). Dette er heller ikke noe nytt som følger denne endringen, men det er nødvendig å minne om det.

 

  1. Det du ønsker å skrive i emnefeltet vil være synlig for alle ansatte ved UiT. Det vil derfor være lurt å moderere deretter.
  2. Lokasjons-feltet vil også være synlig for alle ansatte ved UiT, dersom du ønsker å inkludere hvor du befinner deg.
  3. Innholdet på selve oppføringen vises ikke for andre enn deg, og eventuelle andre deltakere i møtet.

«Privat» taggen i Outlook

«Privat» taggen blir respektert av de fleste programmer/apper, men det finnes de som ikke gjør dette. De programmer/apper som ikke respekterer «Privat» vil vise emne feltet i sin fullhet. På grunn av dette oppfordres ansatte til å ikke bruke denne funksjonaliteten ukritisk.

Møteserier

Oppdatering 13.02.17: Møteserier som går over 13.07.17 vil bli delt slik at de møtene som har vært gjennomført før endringsdatoen flyttes til "My archive calendar" og de som gjenstår blir liggende i din hovedkalender. Du trenger med andre ord ikke foreta deg noe for at møteseriene skal fungere i din hovedkalender

Fly og hotell referanse i emnefeltet

Oppdatering 12.02.17: Angående reservasjonsinformasjon fra Egencia i Outlook kalender. Du kan ikke slå på kalendermøteforespørsler etter endringen. Du vil kun motta e-postene fra Egencia med informasjon om din bestilling. Problemet ligger i måten Egencia håndterer denne funksjonen på, og vi må avvente løsning fra dem. Informasjonen under vedrørende aktivering av kalenderforespørsler vil derfor ikke være gyldig før vi får en løsning fra Egencia

Når ansatte i dag bestiller flyreise eller hotell opphold via UiT sin offisielle bestillingsportal (Egencia) kommer det en "møteinnkalling" i retur som legger seg i kalenderen. I denne "møteinnkallingen" er booking referanse lagt i emnefeltet.

Når vi iverksetter denne endringen vil alle profilene ved UiT få denne funksjonen deaktivert, og du må selv logge deg inn på Egencias nettsider for å aktivere kalendervarslinger på bestillte flyreiser og hotellbestillinger. 

Grunnen til dette er at emnefeltet fra Egencia ved bestillinger inneholder reservasjonskoden, og denne kan teoretisk sett misbrukes av personer som nå ser emnefeltet på dine kalenderoppføringer. Du kan unngå dette ved å sette kalenderoppføringen til "privat", men dette må gjøres etter at du har fått reservasjonen fra Egencia.

Aktivere "Kalendermøteforespørsler" på Egencia

  1. Logg inn på Egencia via Intranett
  2. Klikk på navnet ditt og velg deretter "Profil"
  3. Velg "Varsler og tilpassning" fra venstre meny
  4. Under "E-postpreferanser" haker du av for "Kalendermøteforespørsler" og velger "Lagre"

Sette kalenderoppføringen til privat (Outlook)

  1. Gå til kalendervisningen
  2. Klikk på kalenderoppføringen fra Egencia
  3. Klikk på hengelåsen i toppmenyen. Du vil nå se at kalenderoppføringen får en hengelås på seg for å vise at denne er privat.

Sette kalenderoppføringen til privat i Outlook Web APP (OWA)

  1. Logg på https://mail.uit.no
  2. Velg kalender fra toppmenyen
  3. Dobbeltklikk på kalenderoppføringen fra Egencia
  4. Velg "Marker som privat"

Styringsgruppen for prosjektet "Fremtidsrettet samhandlings- og kommunikasjonsløsning" (bestående av universitetsdirektør, fakultetsdirektørene, campusdirektørene og IT-direktør) har besluttet at kalendervisning i Outlook endres fra kun å vise "Ledig/ikke ledig" til også å vise emnefeltet og sted.

Skip to main content