ROMRESERVASJON

UiT Norges arktiske universitet har flere typer rom som kan reserveres av ansatte og studenter. Du finner informasjon og veiledninger under fanene nedenfor.

Undervisningsrom

Møterom

Kollokvierom



Undervisningsrom er auditorier og klasserom som vanligvis benyttes til ordinær undervisning. I forkant av hvert semester legges UiT sine timeplaner for emner på undervisningsrommene. Ansatte ved UiT kan reservere undervisningsrom til andre aktiviteter etter at timeplanleggingen er ferdig 1. juni og 1. desember.

Reservasjon av undervisningsrom

Du kan reservere undervisningsrom fra nettsiden rombestilling.uit.no. For å få tilgang til rombestilling må du være tilkoblet universitetets nettverk, enten på campus eller via VPN.

Vær oppmerksom på

Booking av rom til ordinær undervisning skal ikke bookes av den ansatte selv. Det fører til feil i timeplanvisningen. Kontakt en timeplanlegger på ditt fakultet om du vil ha gjort dette.

Romkapasitet

Romstørrelsen som kommer opp på undervisningsrom i Rombestilling gjelder for ordinære undervisningsaktiviteter. Studenter kan forholde seg til angitt størrelse på kollokvie-/grupperom. Andre brukere, slik som ansatte og eksterne, må forholde seg til korona-kapasitet. På undervisnings-/seminarrom og kollokvie-/grupperom er korona-kapasiteten halvparten av den kapasiteten som vises i Rombestilling. For auditorier er det laget en egen "liste" som viser korona-kapasitet.

Møterom ved UiT kan reserveres av ansatte etter behov. Reservasjonen gjøres via kalenderfunksjonen i Outlook eller Outlook Web App. man kan reservere rom 1 år fram i tid og det er ingen begrensninger på varighet per reservasjon. Reservasjon av møteserier er tilgjengelig

Reservasjon av Møterom

Alle ansatte ved UiT har tilgang til å reservere møte-/ videokonferanserom som er tilgjengelig i Outlook. Det finnes noen få unntak, men e-postkvitteringen fra rommet vil gi beskjed hvis dette er tilfelle.

  • Studenter må kontakte administrasjonen ved fakultet/institutt.
  • Eksterne parter må kontakte en ansatt ved UiT eller administrasjonen ved det fakultetet/instituttet som har gitt tilatelse til å benytte møterommet. (Dette gjelder også hvis man ønsker å benytte et møterom ved UiT, men er usikker på om det er møterom ved UiT man kan benytte)
    • Reservasjon av videokonferanserom: Som ekstern part må du be en av de ansatte ved UiT som skal delta på videkonferansen om å reservere møterommet her.

A. Reservere et møterom

En nyttig måte å tenke på når en skal reservere møterom, er å tenke på rommet som en deltaker på møtet. I planleggingsassistenten har du nå en egen knapp for å legge til møterom, og når du legger til et møterom dukker rommet opp som en "deltaker" i oversikten over deltagere på lik linje med alle andre som er invitert  til møtet.

Se følgende brukerveiledninger for hvordan du reserverer:

B. Finne tilgjengelige møterom i Outlook

Den enkleste måten å finne tilgjengelige møterom i Outlook er ved å legge til møterommets kalender i din kalenderoversikt.

OBS! Etter at du har lagt til kalenderen gjør du rombestillingen i din egen kalender, ikke i kalenderen til møterommet

C. Reservering av møterom på vegne av andre

For å reservere møterom på vegne av andre må den du skal reservere møterom for ha delt sin kalender med deg og gitt deg rettigheter til å opprette elementer i kalenderen.

Når dette er gjort kan du reservere møterom på vegne av denne personen.

D. Reservere en møteserie

Du kan reservere møteserier møter i Outlook.

E. Avlyse møte

F. Rapportering av feil og mangler ved tjenesten

Ved feil eller mangler i lista over tilgjengelige møterom, ta kontakt med Orakelet. Orakelet trenger:

  • Ditt navn, brukernavn og telefonnummer
  • Navn på Møterom
  • Navn på Bygget møterommet befinner seg i
  • Hvilket universitetsområde bygget står på (Tromsø/Alta/Hammerfest)

Universitetet i Tromsø har mange kollokvie-/grupperom som kan bestilles av ansatte og studenter.

Reservasjon av kollokvierom via Rombestilling.uit.no.

Innsjekk med QR-kode på kollokvie-/grupperom

De fleste kollokvie-/grupperom bestilt i Rombestilling, må bekreftes ved å skanne en QR-kode når rommet tas i bruk. Innsjekk kan skje inntil 15 minutter før reservasjonstid. Om QR-koden ikke skannes, vil rommet bli avbestilt etter 15. minutter. Bestiller vil få varsler via e-post.

Regler for bestilling av kollokvie-/grupperomrom

Studenter kan bestille kollokvie-/grupperom inntil 4 dager fram i tid og gjøre maksimalt 4 bestillinger. Lengste varighet for en bestilling er 3 timer, og total kvote for aktive bestillinger er 8 timer.

Om du har en telefon uten skannemuligheter, er det mulig å installere en app som kan gjøre dette. UiT har ingen anbefalinger om egnet app, men anser heller ikke appene som et sikkerhetsproblem. Sentralbordet, 77 64 40 00, kan i åpningstiden også kontaktes for bistand til å bekrefte innsjekk.

Ansatte ved UiT

Ansatte kan bestille fritt, også serier, men må også bekrefte bestillingen - enten med skanning av QR-kode eller gjøre innsjekk via rapporten "Dagsoversikt for områder og bygning" i TP: velg område (sted, bygning og romtype kollokvierom), sett riktig dato, og velg alle detaljer. Reservasjonene på kollokvie-/grupperommene i bygget vises, og de som er klare for innsjekk vil vise teksten «Innsjekk» og en liten pil. Trykk på innsjekk på din reservasjon og bekreft. Har man bestilt flere rom til samme tid, trenger man bare å bekrefte på en av reservasjonene.

Timeplanlagte aktiviteter blir automatisk sjekket inn. Det samme gjelder reservasjoner gjort av infotorg/servicesenter.

Romkapasitet

Romstørrelsen som kommer opp på undervisningsrom i Rombestilling gjelder for ordinære undervisningsaktiviteter. Studenter kan forholde seg til angitt størrelse på kollokvie-/grupperom. Andre brukere, slik som ansatte og eksterne, må forholde seg til korona-kapasitet. På undervisnings-/seminarrom og kollokvie-/grupperom er korona-kapasiteten halvparten av den kapasiteten som vises i Rombestilling. For auditorier er det laget en egen "liste" som viser korona-kapasitet.

Reservasjon av kollokvierom via Outlook og OWA

Bestilling av kollokvie-/grupperom for Teknologibygget, Realfagsbygget, HHT-bygget og Biologibygget gjøres i Outlook. Disse har ikke innsjekk med QR-koder.

Rommene som er tilgjengelig for reservasjon finner du i addresseboka til Outlook og OWA. Rommene som kan reserveres er merket "Kollokvierom". Disse kan reserveres av både studenter og ansatte.

Brukerveiledninger


Nyhetsbrev:
Abonner på IT driftsmeldinger fra UiT. Påmelding / Avmelding

 


ÅPNINGSTIDER(*)

Besvarelse av telefon og e-post

Mandag - fredag: 08:00-15:30

Skranke

Mandag - fredag: 09:00-15:00 (stengt for lunsj 11:30-12:00) 


 KONTAKTINFORMASJON


Fjernhjelp (Windows)Fjernhjelp (Mac)

"Fjernhjelp" er et verktøy du kan laste ned og starte når du vil gi Orakelet tilgang til å se og fjernstyre skjermbildet ditt. Krever ikke installasjon. Eldre versjon windows. Eldre versjon mac.