SKYPE FOR BUSINESS (SFB)

 

Skype for business (SFB) har erstattet tradisjonelle bordtelefoner ved UiT. Alle ansatte benytter SFB til telefonitjenesteme. Studenter kan også bruke SFB for å kontakte medelever og ansatte.

Tjenesten støtter å sende meldinger, lyd og bildesamtaler med andre som benytter Skype eller Skype for business, ringe til telefonnummer (kun for ansatte), videomøter med flere deltagere, skjermdeling mm.

Bestille telefonnummer (For ansatte)

Ansatte ved UiT kan bestille telefonnummer til Skype for Business ved å sende en e-post til sfb@support.uit.no fra sin UiT e-postkonto. Alle andre henvendelser sendes til orakel@uit.no


Kom i gang med Skype for business

Laste ned, installasjon og konfigurasjon

På universitetseide datamaskiner med Windows 10 er Skype for business allerede installert. Når du starter det for første gang er det bare å trykke OK og Neste til alle spørsmål, og du blir logget inn

Mulige problemer

Du blir bedt om å identifisere deg ved pålogging

Løsning: Du må logge deg inn manuellt som beskrevet under. OBS! Det er viktig at du logger inn med din primære e-postadresse ved UiT (Se info under)

  1. Skriv inn din e-postadresse ved UiT som påloggingsadresse *(Se info under om du ikke får endret e-postadressen)
    • Ansatte: fornavn.etternavn@uit.no
    • Studenter: brukernavn@post.uit.no
    • Du kan finne ut hva din primære e-postadresse ved UiT er ved å logge deg inn på nettsiden brukerinfo.uit.no og velge fanen "E-mail"
  2. Skriv inn ditt passord ved UiT og velg logg på
    OBS! Du vil få opp en feilmelding fordi e-postadressen din ikke er et gyldig brukernavn, bare trykk OK på denne meldingen
  3. Skriv inn ditt brukernavn etterfulgt av @uit.no. (Eksempel: abc123@uit.no), passordet ditt og velg Logg på.

* Hvis du ikke får endret e-postadressen som allerede er oppført gjør du følgende:

  1. Trykk på tannhjulet
  2. Velg "Personlig"
  3. Skriv inn din primære-postadresse (Du kan finne ut hva din primære e-postadresse ved UiT er ved å logge deg inn på nettsiden brukerinfo.uit.no og velge fanen "E-mail")
  4. Trykk OK

På universitetseide datamaskiner med macintosh er Skype for business allerede installert, men må du logge deg inn manuellt for å ta tjenesten i bruk

  1. Start Skype for business
  2. Skriv inn din e-postadresse ved UiT som påloggingsadresse
    • Ansatte: fornavn.etternavn@uit.no
    • Studenter: brukernavn@post.uit.no
    • Du kan finne ut hva din primære e-postadresse ved UiT er ved å logge deg inn på nettsiden brukerinfo.uit.no og velge fanen "E-mail"
  3. Skriv inn ditt passord ved UiT og velg logg på
  4. Skriv inn ditt brukernavn etterfulgt av @uit.no. (Eksempel: abc123@uit.no) og velg Logg på.

Skype for business er en del av Office 365 pakken som du kan laste ned og installere. Den kan ikke installeres som separat applikasjon

  1. Skriv inn din e-postadresse ved UiT som påloggingsadresse
    • Ansatte: fornavn.etternavn@uit.no
    • Studenter: brukernavn@post.uit.no
    • Du kan finne ut hva din primære e-postadresse ved UiT er ved å logge deg inn på nettsiden brukerinfo.uit.no og velge fanen "E-mail"
  2. Skriv inn ditt passord ved UiT og velg logg på
    OBS! Du vil få opp en feilmelding fordi e-postadressen din ikke er et gyldig brukernavn, bare trykk OK på denne meldingen
  3. Skriv inn ditt brukernavn etterfulgt av @uit.no. (Eksempel: abc123@uit.no), passordet ditt og velg Logg på.

Skype for business er en del av Office 365 pakken som du kan laste ned og installere. Den kan ikke installeres som separat applikasjon

  1. Start Skype for business
  2. Skriv inn din e-postadresse ved UiT som påloggingsadresse
    • Ansatte: fornavn.etternavn@uit.no
    • Studenter: brukernavn@post.uit.no
    • Du kan finne ut hva din primære e-postadresse ved UiT er ved å logge deg inn på nettsiden brukerinfo.uit.no og velge fanen "E-mail"
  3. Skriv inn ditt passord ved UiT og velg logg på
  4. Skriv inn ditt brukernavn etterfulgt av @uit.no. (Eksempel: abc123@uit.no) og velg Logg på.

Denne veiledningen er laget med skjermbilder fra iPhone, men framgangsmåten er så og si identisk for Android telefoner

  1. Last ned Skype for Business fra appstore (iPhone) ellr Google Play (Android)
  2. Start Skype for Business (SFB vil nå be om tilatelse til å sende deg varsler, tilgang til kontaktene dine og mikrofonen din. Svar ja til dette )
  3. Trykk på "Avanserte valg"
  4. Skriv inn ditt brukernavn i formatet abc123@uit.no. og gå tilbake til forrige meny når du har gjort dette
  5. Skriv inn din e-postadresse ved UiT og trykk på piltasten
    • Ansatte har e-postadresse på format: fornavn.etternavn@uit.no (eksempel: ola.normann@uit.no)
    • Studenter har e-postadresse på format brukernavn@post.uit.no (eksempel: abc123@post.uit.no)
    • Du kan finne ut hva din primære e-postadresse ved UiT er ved å logge deg inn på nettsiden brukerinfo.uit.no og velge fanen "E-mail"
  6. Skriv inn ditt passord og velg logg på


Hjelpeveiledninger

Veiledninger for hvordan du bruker Skype for Business

Siden alle datamaskiner er utstyrt med tastatur kan du sende tekstbeskjeder (IM) så snart Skype for Business er installert. Hvis du skal delta i samtaler med lyd og bilde vil du også trenge kamera og hotetelefoner med mikrofon.

Tastatur Kamera Hodetelefoner
Stasjonære Datamaskiner Du trenger eksternt tastatur* Du trenger eksternt kamera* Du trenger eksterne hodetelefoner med mikrofon*
Bærbare datamaskiner Følger med internt, men eksternt tastatur* anbefales Følger med internt, men eksternt kamera* anbefales Følger med internt, men eksterne hodetelefoner* anbefales for bedre lydkvalitet
Mobiltelefoner og nettbrett Følger med internt Følger med internt Følger med internt, men eksterne hodetelefoner anbefales for bedre lydkvalitet

Utstyr merket med * er en del av fellesordningen for IT-utstyr. Utstyret følger med nye datamaskiner til ansatte samt bestilling/utskifting gjøres av Avdeling for IT. Henvendelser vedrørende dette sendes til orakel@uit.no

  1. Kontakter: Her finner du alle kontaktene eller gruppene du har lagt til. Første gang du starter Skype for Business vil denne fanen være tom (Hvis du ikke har benyttet SFB tidligere). Du legger selv til de kontaktene du ønsker i denne listen.
  2. Samtalerom: Skype for Business har støtte for permanente og midlertidige samtalerom. Hvis du er med i en gruppe som ofte snakker sammen, for eksempel i et prosjekt, kan dere opprette et samtalerom som alle er med i. Samtalerommet vil være tilstede selv om alle er avlogget, og når dere logger dere på igjen vil alle automatisk bli koblet til samtalerommet igjen.
  3. Samtalelogg: Her finner du historikk over alle samtaler du har hatt. Her vil du også finne en oversikt over samtalehenvendelser du ikke har svart på.
  4. Telefoni: Ansatte ved UiT kan få aktivert telefonifunksjonen til SFB. Hvis du ikke har denne fanen, så er ikke telefoni aktivert for deg. Send en henvendelse til orakel@uit.no og be om å få tildelt et telefonnummer
  5. Møter: Oversikt over møter fra Outlook kalender. Du kan også reservere møter.
  6. Søk etter personer: Her kan du søke opp personer du leter etter. Hvis du søker på fornavn og/eller etternavn, gjøres søket i universitetets adressebok. Hvis du ønsker å kontakte en Skype bruker må du søke etter e-postadressen denne personen er registrert med i Skype.
  7. Generelle instillinger: Her finner du menyene for generelle instillinger du kan gjøre i Skype for Business
  8. Legg til kontakt: Her kan du legge til kontakter slik at de blir lett tilgjengelig for deg på forsiden.
  9. Innstillinger for mikrofon og kamera: Her kan du bestemme hvilken mikrofon eller kamera Skype for Business skal benytte. Hvis du mangler lyd eller bilde må du sjekke instillingene her.

NB: Vær oppmerksom på at det er vanskeligere å nå studenter med denne metoden siden de ofte ikke er innlogget i SFB

Søk opp navnet deres i søkefeltet, og du vil få opp vedkommende i listen under. Dobbeltklikk på personen du ønsker å starte en samtale med og du er i gang.

Ja, men for at de skal motta forespørselen din må de ha installert Skype versjon 8.0 eller nyere. Skriv inn e-postadressen som de benytter i Skype for å starte en samtale med dem.

Personer som benytter Skype kan også kontakte deg på Skype for Business. De trenger da din e-postadresse ved UiT og ha en Skype versjon som er nyere enn versjon 8.0

NB: Skype oppererer med både "kallenavn" og e-postadresse som kontaktinformasjon. Du MÅ ha vedkomendes e-postadresse for å kontakte dem siden SFB ikke kan forholde seg til kallenavnene for å finne personer i Skype

Datamaskiner har ofte flere lydenheter og før du starter samtaler bør du kontrollere at mikrofon og høytaler virker slik du ønsker. Følg veiledningen under for å konfigurere lyd til din Skype for Business.

Gjør deg kjent med lydenhetene på din maskin

  1. Høyreklikk på lydikonet nede til høyre på skjermen og velg "Avspillingsenheter"
    Du vil nå få opp en liste over tilgjengelige lydenheter på din datamaskin

  2. Høyreklikk på lydenhetene og velg "Test"
    Du vil nå høre hvor lyden kommer ut for enheten du har valgt (Hodetelefoner, høytalere, skjerm etc.). Noter deg ned navnet på lydenheten hvor du ønsker at du skal ha lyd i Skype for Business

Velge lydenhet i Skype for Business

  1. Klikk tannhjulet på høyre side
  2. Velg "lydenhet"
  3. klikk på listeboksen for å velge blant tilgjengelige lydenheter på din maskin
  4. Du bør klikke Kontroller samtalekvalitet og følge instruksjonene for å sjekke at ustyret på din maskin virker

Hvis man har valgt hodetelefoner som lydkilde for Skype for Business kan det være at man ønsker at ringelyd skal komme i ens eksterne høytalere slik at man lettere kan høre når noen ringer.

  1. Klikk tannhjulet på høyre side
  2. Velg "lydenhet"
  3. I feltet "sekundær ringeenhet" kan du velge å angi at den interne høytaleren, eller eksterne høytalere også skal ringe.

Hvis du har en bærbar datamaskin og et eksternt kamera tilknyttet denne kan du velge om du vil benytte det eksterne kameraet eller det interne. Stasjonære datamaskiner er avhengig av at et ekstern kamera er tilkoblet.

  1. Klikk tannhjulet på høyre side
  2. Velg "Videoenhet"
  3. Under Videoenhet kan du velge hvilket kamera du ønsker å benytte

Hvis du har tilgang et web camera (noe de fleste har enten på sin bærbare maskin, mobiltelefon eller tilkoblet eksternt) kan du starte en videosamtale med den du snakker med.

Trykk på ikonet for videosamtale og du vil få opp en forhåndsvisning av hva kameraet ditt viser. Etter at du har ryddet pulten og gredd deg på håret er det bare å starte videooverføringen.

Klikk på presentasjonsikonet og velg "Presenter Skrivebord" [1] eller "Presenter Program"[2]

Presenter Skrivebord/Desktop

Når du velger dette alternativet vil du få opp en meny som viser deg hvilke skrivebord du kan dele med de andre. Hvis du har flere skjermer kan du dele skrivebordet fra ett eller begge skjermene. Når du har gjort ditt valg velger du "Presenter/Present".

Mottaker vil nå få opp et valg på sin side hvor han/hun blir bedt om å godta presentasjonen fra deg. Mottaker må godkjenne forespørselen for å kunne se det du deler.

Presenter program

Fungerer på samme måte som ved deling av skrivebord, men man velger programmet man vil dele istedenfor hele skrivebordet. Dette kan være programmer som Nettlesere, Worddokumenter, Exceldokumenter osv.

Gi tilgang til å styre din maskin

Når du deler et skrivebord eller et program med en annen kan du gi den andre rettigheter til å styre din maskin. Dette er kjekt hvis du skal vise den andre hvordan han/hun gjør en handling på sin maskin eller hvis du ønsker at den andre skal kunne gjøre endringer på det du deler. 

Øverst på skjermen din vil du se at du har et valg som heter "Gi kontroll / Give control". Hvis du klikker på dette vil den andre få tilgang til å styre din maskin eller programmet du deler.

Tips

Hvis noen trenger din hjelp med et program. Be dem dele skrivebordet sitt med deg og deretter gi deg kontroll. Du kan da vise vedkommende hva de skal gjøre på deres maskin. 

 

Du kan invitere ansatte og studenter ved UiT til Skypemøtet, samt folk som ikke tilhører universitetet.

Start Outlook og velg kalenderen

  1. Klikk på knappen Nytt Skype-Møte.
    skypeoutlookmøte
  2. Link til Skypemøtet opprettes automatisk.
    Deltakere må klikke på linken når de skal inn i møtet.
    Du kan skrive utfyllende opplysninger om nødvendig.
  3. Legg til flere deltakerne i Til-feltet.
  4. Klikk på Send.skypeoutlook
  5. Klikk på Bli med i Skype-møte for å delta på møtet. skypeoutlook

Skype for Business som telefon (Gjelder kun ansatte)

Du skal ha et eget ikon for Telefoni på forsiden for SFB. Hvis du ikke har dette ikonet er ikke telefoni aktivert for deg. Du må da sende en e-post til sfb@support.uit.no fra din UiT e-postadresse hvor du ber om å få tildelt et telefonnummer ved UiT

Ringe ansatte ved UiT

Søk opp personen du ønsker å ringe, dobbeltklikk på personens kontaktkort og klikk på telefonikonet

Ringe eksterne personer

Velg "Telefoniikonet" og slå telefonnummeret du ønsker å ringe

Når du har startet en samtale, kan du lett ringe opp andre og legge dem til. Bruk Invitér flere Personer

  1. Klikk på Invitér flere personer i samtalevinduet ditt.
  2. Skriv inn navn i søkefeltet.
  3. Klikk på riktig søkeresultat. Hvis bare telefonummer i søkefeltet, klikk OK etter inntasting.
  4. Klikk på OK. Kontakten inkluderes nå i samtalen via Skype for Business, selv om han er på mobil, landlinje eller annen videokonferanse.

Når du er i en samtale kan du viderekoble/sette over samtalen til en annen person:

  1. Klikk Samtalekontroller-ikonet.
  2. Klikk Viderekoble fra sprett-oppmenyen. Du kommer til et nytt vindu:

  1. Skriv inn telefonnummer (eksterne) eller søk på navn (interne).
  2. Velg riktig person fra listen.
  3. Klikk Overfør, og samtalen settes over. Din del av samtalen avsluttes.

Hvis du bare skal ringe et enkeltnummer kan du kontakte sentralbordet (Slå 9 på nummertastaturet) og be dem ringe for deg

Når det kommer til permanent tilgang for å ringe utenlandske telefonnummer, så er det restriksjoner på dette. Hvis dette er et behov du har må du kontakte din nermeste overordnede som bestiller dette for deg ved å sende e-post til orakel@uit.no.

Siden alle datamaskiner er utstyrt med tastatur kan du sende tekstbeskjeder (IM) så snart Skype for Business er installert. Hvis du skal delta i samtaler med lyd og bilde vil du også trenge kamera og hotetelefoner med mikrofon.

Tastatur Kamera Hodetelefoner
Stasjonære Datamaskiner Du trenger eksternt tastatur* Du trenger eksternt kamera* Du trenger eksterne hodetelefoner med mikrofon*
Bærbare datamaskiner Følger med internt, men eksternt tastatur* anbefales Følger med internt, men eksternt kamera* anbefales Følger med internt, men eksterne hodetelefoner* anbefales for bedre lydkvalitet
Mobiltelefoner og nettbrett Følger med internt Følger med internt Følger med internt, men eksterne hodetelefoner anbefales for bedre lydkvalitet

Utstyr merket med * er en del av fellesordningen for IT-utstyr. Utstyret følger med nye datamaskiner til ansatte samt bestilling/utskifting gjøres av Avdeling for IT. Henvendelser vedrørende dette sendes til orakel@uit.no

  1. Kontakter: Her finner du alle kontaktene eller gruppene du har lagt til. Første gang du starter Skype for Business vil denne fanen være tom (Hvis du ikke har benyttet SFB tidligere). Du legger selv til de kontaktene du ønsker i denne listen.
  2. Samtaler:På Mac vesjonen av SFB er samtaleloggen og telefonidelen slått sammen. Her vil du finne både samtalelogg for chat og telefoni
  3. Ansatte som har fått aktivert telefoni kan benytte denne menyen til å ringe telefonnummer.
  4. Møter: Her vil du finne din kalender og oversikt over dine møter
  5. Chatter: Her kan du starte en tekstsamtale med ansatte og studenter ved UiT. Søk opp vedkommende du ønsker å sende en melding til og begynn å skriv. Du vil også se om vedkommende er tilgjengelig samt at du kan starte en lyd/bildesamtale
  6. Søkefeltet: Denne funksjonen vil du finne under både Kontakter, Samtaler og Chatter og benyttes for å finne universitetets studenter og ansatte (kontaktboken til UiT er tilgjengelig fra denne) samt de kontaktene du selv har lagt til. Du kan også søke opp Skype brukere her hvis du har deres e-postadresse (Se eget punkt om dette).
  7. Innstillinger: Instillingene for SFB finner du i menyen "Skype for Business" under "Valg". Her velger du blant annet hvordan du setter opp lyd og bilde (Se eget punkt)
  8. Legg til personer i samtalen: Hvis du ønsker å legge til flere personer i den samtalen du har, kan du gjør det med å klikk epå dette ikonet

kommunikasjon

1. Klikk i søkefeltet og skriv for- eller etternavn
2. Klikk på "Bildet" foran navnet på personen du søker
Velg kommunikasjonskanal
3. Send direktemeldinger (Chat)
4. Starte videosamtale
5. Starte Lydsamtale (ring)
6. Sende epost til vedkommende
7. Planlegg møte med vedkommende

Ja, men for at de skal motta forespørselen din må de ha installert Skype versjon 8.0 eller nyere. Skriv inn e-postadressen som de benytter i Skype for å starte en samtale med dem.

Personer som benytter Skype kan også kontakte deg på Skype for Business. De trenger da din e-postadresse ved UiT og ha en Skype versjon som er nyere enn versjon 8.0

NB: Skype oppererer med både "kallenavn" og e-postadresse som kontaktinformasjon. Du MÅ ha vedkomendes e-postadresse for å kontakte dem siden SFB ikke kan forholde seg til kallenavnene for å finne personer i Skype

1. Klikk på Menyen Skype for Business
2. Klikk Valg...
3. Klikk Lyd/bilde
4. Klikk på blå knapp bak flervalgsfeltene og velg hvilket mikrofon, høytaler og kamera du vil benytte

Dersom du kobler til eksternt headset med mikrofon og kamera kan du velge å benytte disse.

I eksemplet over (4) har vi valgt å bruke et Logitech Headset, høytaler og kamera. Disse er koblet via USB porter.

headset

  1. Klikk i søkefeltet og skriv for- eller etternavn
  2. Klikk på "Bildet" foran navnet på personen du søker og deretter på kameraikonet [4]

    kommunikasjon

På Macintosh kan man kun dele hele skjermen, man kan ikke dele enkeltprogrammer. Funkjsjonen støtter heller ikke at den du deler skjerm med kan ta over styringen av din datamaskin.

  1. Klikk i søkefeltet og skriv for- eller etternavn
  2. Klikk på kontaktens personkort
  3. Klikk på ikonet for skjermdeling (Du får nå opp et lite vindu med en forhåndsvisning på hva du er i ferd med å dele)
  4. Velg "Del skjerm"

Du kan kalle inn til Lyncmøte via Outlook. En fordel er at de inviterte ikke må ha Lync eller Skype for Business på sin Pc eller Mac. Med denne metoden kan du og invitere personer som ikke tilhører UiT eller UH sektoren.

NB! Du må være logget på Lync eller Skype for Business for å opprette møtet. Brukerveiledninga under er tilpasset  Outlook 2016 versjonen men har mange likheter med versjon 2011.

møteinnkalling

1. Klikk på Møte knappen

møteinnkalling

2. Inviter deltakere enten ved navn (gjelder ansatte og studenter ved UiT) eller epostadresse

3. Klikk på Nettmøte og velg Legg til nettmøte. Linken til møtet og annen info genereres automatisk i e-posten.

4. Deltakerne klikker på linken når møtet starter. Du kan skrive ekstra info i tillegg til infoen fra systemet. Møtedeltakerne kan være UiT ansatte eller studenter, eller andre som du har e-postadresse til.

møteinnkalling

5. Klikk på Send knappen

Skype for Business som telefon (Gjelder kun ansatte)

Når du har telefoni aktivert vil du se at du har en tallskive tilgjengelig når du klikker på "Samtaler". Hvis du ikke har dette ikonet er ikke telefoni aktivert for deg. Du må da sende en e-post til sfb@support.uit.no fra din UiT e-postadresse hvor du ber om å få tildelt et telefonnummer ved UiT

Ringe ansatte ved UiT

Velg først "Chatter" fanen [1]. Søk deretter opp personen du ønsker å ringe, klikk på kontakten [2] og deretter på telefonikonet [3]

Ringe eksterne personer

Velg først "Samtaler" fanen [1]. Skriv deretter inn telefonnummeret du ønsker å ringe [2] og klikk på "Samtale"

Når du har startet en samtale, kan du legge til flere personer i samtalen ved å klikke på "Legg til personer" ikonet

Når du er i en samtale kan du overføre/sette over samtalen til en annen person:

  1. Klikk Samtalekontroller-ikonet
  2. Klikk på knappen for overføring av samtalen
  3. Skriv inn navn/telefonnummer på den du ønsker å overføre samtalen til og klikk "Ovefør"

Hvis du bare skal ringe et enkeltnummer kan du kontakte sentralbordet (Slå 9 på nummertastaturet) og be dem ringe for deg

Når det kommer til permanent tilgang for å ringe utenlandske telefonnummer, så er det restriksjoner på dette. Hvis dette er et behov du har må du kontakte din nermeste overordnede som bestiller dette for deg ved å sende e-post til orakel@uit.no.

Text

Man trenger ikke å ha Skype for Business for å bli med i et SFB møte. Du kan koble deg til møtet som gjest via de aller fleste nettleserne (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari etc) og delta med både lyd og bilde. Forutsettningen for å delta er at møteinnkaller har sendt ut møteinkallingen som et Skype for Business møte slik at lenken du skal klikke på for å delta finnes i e-posten

Hvordan delta på et SFB møte med SFB Web App

  1. Når du mottar møteinnkallingen på e-post vil du se en lenke som heter "Try Skype Web App" nederst i møteinkallingen som du kan klikke på for å bli med i møtet

  2. Hvis du ikke har brukt Skype for Business Web App før laster du ned og kjører "Skype for Business Web App plugin". Når dette er gjort trykker du på "Join the meeting"

  3. Velg "Åpne Skype for Business Web App"

  4. Skriv inn navnet ditt og velg "Bli med i møtet"

  5. I dialogboksen som kommer opp velger du å alltid tillate plugin-modulen for dette domenet (xxxx.uhad.no) og trykket "Tillat"

  6. Du er nå inne i møtet


Nyhetsbrev:
Abonner på IT driftsmeldinger fra UiT. Påmelding / Avmelding

ÅPNINGSTIDER

Besvarelse av telefon og e-post

  • Mandag - Torsdag: 08:00-18:00
  • Fredag: 08:00 - 15:45

Skranke

  • Mandag - Torsdag: 09:00-16:00
  • Fredag: 09:00 - 15:00

KONTAKTINFORMASJON


Fjernhjelp (Windows)Fjernhjelp (Mac)

"Fjernhjelp" er et verktøy du kan laste ned og starte når du vil gi Orakelet tilgang til å se og fjernstyre skjermbildet ditt. Krever ikke installasjon.