Outlook 2016 - Reservering av møteserier

Denne brukerveiledningen forutsetter at du kjenner til hvordan du reserverer enkeltmøter og rom (Se Outlook 2016 - Møte og romreservasjon)

OBS! Outlook vil forkaste møteromsreservasjonen for serien hvis du har over 50% kollisjoner med allerede eksisterende møter. Når du reserverer en møteserie MÅ DU LESE HELE E-POSTMELDINGEN FRA ROMMET!

1. Reservere møteserie

Det kan være lurt å åpne kalenderen til møterommet/ene du ønsker å reservere for å få en bedre oversikt over ledige tidspunkt.

Marker et tidspunkt i din kalender hvor du ønsker at møteserien din skal starte og velg "Nytt Skype Møte" (Vi velger skype møte for at serien skal ha støtte for skype i tilfelle det skulle være behov for det)

2. Velg regelmessighet

Trykk på knappen Regelmessighet/Recurrence. Her kan du bestemme hvor ofte møtene ska intreffe, hvilke ukedager eller en bestemt dato i hver måned, og hvor lenge møteserien skal vare. Vær oppmerksom på at du enten må velge antall møter eller en sluttdato for møteserien for at møterekken skal bli godkjent.

3. Reservere møterommet

Legg til rommet du ønsker å reservere og trykk send.

OBS! Når du reserverer en møteromsserie bør du ikke legge til møtedeltagere før du har:

  1. Gjennomført møteromsreservasjonen
  2. Fått e-postbekreftelse på at reservasjonen har blitt akseptert
  3. Korrigert eventuelle kollisjoner.

Dette er for å unngå at møtedeltagerne får flere eposter om korreksjoner på møteserien etter at møtet er sendt.

4. E-postbekreftelsen (!LES HELE E-POSTEN)

Du vil nå motta en eller flere e-postkvittering fra møterommet på din reservasjonsbestilling. Her må du være oppmerksom på at selv om emnet i e-posten sier at møteserien ble akseptert [1], så kan det være konflikter/dobbeltbookinger i serien [2]. Siden du ikke kan reservere et tidspunkt i et møterom som allerede er opptatt vil du få en egen e-postkvittering på de tidspunktene som ble avvist [3]. Du må selv gå inn på de konfliktene som eventuellt har oppstått og flytte tidspunkt, møterom eller begge deler på konfliktdatoene.

OBS! Ved møteromskonflikter vil reservasjonen vises i din kalender selv om den ikke ble godtatt av møterommet. Dette er grunnen til at du bør åpne kalenderen til møterommet du reserverer i for å lettere se hvor konfliktene er og til hvilke tidspunkter du kan flytte møtet.

5. Endre tidspunkt på enkeltmøter i serien

Det enkleste er å åpne kalenderen til møterommet og finne fram til datoen/tiden hvor konflikten har oppstått. Dra så møtetidspunktet (i din egen kalender) til et tidsrom hvor det ikke er i konflikt med noen andre møter [1]. Du vil nå få beskjed om at tidspunkt for møtet er endret. Velg Lagre endringer og send oppdatering [2] og trykk OK. Det vil nå åpne seg en e-post som du sender direkte (Denne e-posten vil oppdatere din og rommets kalender).

6. Legg til deltagere på møteserien

Etter at du har ordnet alle konfliktene på møteserien kan du legge til deltagerne. Dobbeltklikk på det første møtet og du vil få et spørsmål om du vil oppdatere bare dette møtet / Open this occurence eller hele serien / open the series.  Velg åpne hele serien.

Du kan nå legge til møtedeltagere for serien som beskrevet under punkt 1.2 i brukerveiledningen Outlook 2016 - Møte og romreservasjon. Når du har lagt til møtedeltagerne trykker du send, og møteinnkallingen går ut på e-post til alle deltagerne


Driftsmeldinger fra ITA:
Det er ingen aktive driftsmeldinger for øyeblikket

Alle driftsmeldinger (arkiv)
Nyhetsbrev:
Abonner på IT driftsmeldinger fra UiT. Påmelding / Avmelding

 


 

ÅPNINGSTIDER

Besvarelse av telefon og e-post

  • Mandag - Torsdag: 08:00-18:00
  • Fredag: 08:00 - 15:45

Skranke

  • Mandag - Torsdag: 09:00-15:45
  • Fredag: 09:00 - 15:00

Lunchpause (alle dager)

  • 11:30 - 12:00 (Stengt)

KONTAKTINFORMASJON


Fjernhjelp (Windows)Fjernhjelp (Mac)

"Fjernhjelp" er et verktøy du kan laste ned og starte når du vil gi Orakelet tilgang til å se og fjernstyre skjermbildet ditt. Krever ikke installasjon.