Outlook 2016 - Møte og romreservasjon

Du skal reservere vanlige møterom i Outlook. Denne brukerveiledningen viser deg hvordan. Brukerveiledningen er laget med utgangspunkt i Outlook 2016.

1. Starte nytt møte

Velg kalendervisning [1] i Outlook og deretter dato for når du ønsker å reservere møterom [2]. Trykk deretter på knappen Nytt Møte/New Meeting eller Nytt Skype møte/New Skype Meeting [3]

NB: Det kan være lurt å alltid velge Skype møte siden det da vil følge en lenke med møteinnkallingen som eksterne deltagere eller andre som ikke kan møte på lokasjon kan følge

1.2. Innkalle møtedeltagere og legg til rom

NB: Hvis du har valgt Skype møte burde du slette ordet "Skype møte" fra "Lokasjonfeltet hvis du også skal reservere et rom. Da vil romnavnet legge seg til automatisk når du velger møterom.

1. Velg møtedeltagere. Du kan enten skrive inn deres e-postadresse eller velge fra "Til/To" knappen som tar deg til universitetets adresseliste.

2. Velg Møterom fra møteromslisten ved å klikke på knappen Rom/Rooms

Fyll inn emne på møtet, tidsrom, innhold i tekstfeltet og trykk "send" for å sende møteinnkallingen

Hvis det du har reservert et rom i møteinnkallingen din vil du få en e-post som sier om romreservasjonen ble akseptert eller ikke

2. Planleggingsassistent

Når du skal innkalle til møter trenger du gjerne å vite om møtetidspunktene passer for deltagerne eller om rommet du skal benytte er ledig. Til dette benytter du planleggingsasistenten

1. Velg Planleggingsassistent/Scheduling Assistant

2. Legg til deltagerne og det rommet du ønsker å benytte. Deltagere kan også legges til manuellt ved at du skriver e-postadressen på en av linjene under Alle deltagere/All Attendees

3. Juster tidspunkt for møtet slik at det passer for alle. Hvis rommet du har valgt ikke er tilgjengelig på det tidspunktet som passer best for møtedeltagerne kan du forsøke å velge et annet rom. 

Når du er ferdig klikker du på Avtale/Appointment og sender innkallingen

3. Legge til ofte brukte rom i Outlook kalender

Hvis det er rom du ofte benytter til møter, kan du legge dem til i en egen oversikt i Outlook kalender. På dette viset kan du da raskt få oversikt over hvilke av de rommene du vanligvis benytter som er ledige.

Når du står i kalendervisningen. Velg Åpne kalender/open calendar og velg Fra romliste/From room list. Velg rommene du ønsker å legge til og klikk OK. Du kan nå velge å se rommenes kalender ved siden av hverandre for å få en oversikt over når rommene er ledige

NB: Du bør alltid ha din egen kalender synlig sammen med romkalendrene siden det er i din egen kalender du reserverer rommet, ikke i rommenes kalender.

4. Kvittering på e-post

Når du har sendt møteromsreservasjon skal du får en kvittering på e-post (Så fremst du ikke reserverer møtet i en annen persons kalender som beskrevet i Outlook 2016 - Reservere møte på vegne av andre). E-posten vil se ut som følger:

Ved vellykket møteromsreservasjon

Fra: Navn på møterommet

Emne: Accepted: Emne på møteinnkallingen

Ved feilet møteromsreservasjon

Fra: Navn på møterommet

Emne: Declined: Emne på møteinnkallingen

Grunn for feilet møteromsreservasjon

Hvis møteromsreservasjonen av en eller annen grunn feiler, vil det stå en begrunnelse i e-posten du mottar.

  • You do not have permission to book this resource
    • Dette betyr at du ikke har rettigheter til å reservere dette rommet. Løsning: Finn et annet møterom eller kontakt administrasjonen i det bygget hvor møterommet befinner seg.
  • Your request was declined because there are conflicts
    • Dette betyr at noen andre allerede har reservert møterommet i det tidspunktet du ønsket. Løsning: Finn et annet tidspunkt eller møterom
  • Ingen e-post kvittering
    • Noe har gått galt. Send en e-post til orakel@uit.no med beskjed om hvilket rom du forsøkte å reservere og tidsperiode for bestillingen.

Driftsmeldinger fra ITA:
Det er ingen aktive driftsmeldinger for øyeblikket

Alle driftsmeldinger (arkiv)
Nyhetsbrev:
Abonner på IT driftsmeldinger fra UiT. Påmelding / Avmelding

 


 

ÅPNINGSTIDER

Besvarelse av telefon og e-post

  • Mandag - Torsdag: 08:00-18:00
  • Fredag: 08:00 - 15:45

Skranke

  • Mandag - Torsdag: 09:00-15:45
  • Fredag: 09:00 - 15:00

Lunchpause (alle dager)

  • 11:30 - 12:00 (Stengt)

KONTAKTINFORMASJON


Fjernhjelp (Windows)Fjernhjelp (Mac)

"Fjernhjelp" er et verktøy du kan laste ned og starte når du vil gi Orakelet tilgang til å se og fjernstyre skjermbildet ditt. Krever ikke installasjon.