Kommunikasjonspolicy for UiT Norges arktiske universitet 2020–2022

• Styrket posisjon – måles gjennom nasjonale posisjonsmålinger og god mediedekning
  Vår kommunikasjon skal bidra til å øke kjennskapen til UiT.  
• Godt omdømme – måles gjennom nasjonal omdømmemåling
  Vår kommunikasjon skal bidra til at UiT har et godt omdømme.
• Attraktivt studietilbud, tilfredse studenter og kvalifiserte kandidater – måles gjennom søkertall, studiebarometer og kandidatundersøkelsen
  Vår kommunikasjon skal bidra til å øke UiT sin attraktivitet.
• Tilfredse ansatte, felles kultur og identitet – måles gjennom ARK
  Vår kommunikasjon skal bidra til å bygge felles kultur og identitet blant våre ansatte.

• Vårt etterlatte inntrykk skal være tydelig, enhetlig og ønsket.
• Vi skal sikre en god og effektiv dialog med våre målgrupper på ulike plattformer.
• Vår kommunikasjon skal være tilpasset målgruppens behov og ønsker.
• Vår kommunikasjon skal være av høy kvalitet, profesjonalitet og tidsriktig/aktuell.
• Vi praktiserer meroffentlighet i vår kommunikasjon.
• Vi skal benytte effektive og relevante kommunikasjonskanaler.
• Vår kommunikasjon skal skape målbare resultater og vi utnytter våre kommunikasjonsfaglige ressurser mest mulig effektivt.

Formidling til og kommunikasjon med allmenheten er en av våre lovpålagte oppgaver. Det er viktig å klargjøre formål og målgrupper også ved den allmenrettede formidlingen. Våre viktigste målgrupper er:

• Studenter, potensielle studenter og alumni
• Medarbeidere og potensielle medarbeidere
• Eksterne interessenter:
  • Eiere, myndigheter og offentlig forvaltning
  • Finansiører, samarbeidspartnere, arbeids- og næringsliv
• Foreldre, barn og unge
• Media
• Eksternt publikum

Vår kommunikasjon skal bygge på UiT sitt gjeldende verdigrunnlag. Verdigrunnlaget kommer til uttrykk på følgende måte i vår kommunikasjon:

• Troverdighet. Vi er åpen og tilgjengelig og praktiserer meroffentlighet som retningslinje for vår kommunikasjon. Vi skal benytte et klart og godt språk, være imøtekommende og yte god service. I all vår kommunikasjon skal det framgå klart at det er UiT Norges arktiske universitet (UiT) som er avsender. Offentlighetsloven slår fast innbyggernes rett til innsyn. Ved UiT er åpenhet og meroffentlighet et hovedprinsipp. Ved meroffentlighet menes det at skjerming av informasjon kun skal skje der det er strengt nødvendig, som for eksempel i personalsaker og ved spørsmål om å beskytte forretningshemmeligheter.
• Akademisk frihet. Forskere og vitenskapelige ansatte ved UiT har både rett og plikt til å formidle fra sitt eget fagfelt og til å bidra til et kunnskapsbasert og opplyst offentlig ordskifte. Ved formidling og deltakelse i det offentlige ordskifte skal man alltid bruke sin yrkestittel for å tilkjennegi når man uttaler seg som fagperson på området.
• Nærhet. Vi viser omtanke, respekt og er imøtekommende i vår kommunikasjon internt og eksternt. Vår eksterne kommunikasjon skal skape økt kunnskap og kjennskap til vår virksomhet, utdanningstilbud og forskning. Vår internkommunikasjon skal styrke felleskapet ved UiT. Den skal bygge samhold, gi økt forståelse for hverandres arbeidshverdag og bringe oss nærmere hverandre på tvers av fag, organisatoriske enheter og studiesteder.
• Kreativitet. Vi skal kontinuerlig utfordre oss selv på å skape formidlingsaktiviteter som vekker interesse for vår utdanning, forskning og innovasjon.
• Engasjement. Vår kommunikasjon skal være lett tilgjengelig og tilpasset målgruppen. Vi skal engasjere og skape debatt gjennom våre bidrag og deltakelse i en åpen og opplyst samfunnsdebatt basert på forskningsbasert kunnskap.

Statens kommunikasjonspolitikk slår fast at kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret, både for ledere og medarbeidere – også kalt linjeprinsippet. For UiT betyr dette:

• Universitetsledelsen ved rektor og universitetsdirektør har det overordnede ansvaret for all virksomhet ved UiT, herunder også intern- og ekstern kommunikasjon og kommunikasjon under krise. Som hovedregel er det universitets øverste ledelse som uttaler seg på vegne av institusjonen.
• Ledere ved fakulteter, institutter, sentre, fellesadministrasjonen og andre enheter har ansvar for enhetens daglige kommunikasjon internt og eksternt.
• Forskere og vitenskapelige ansatte har ansvar for å kommunisere egen forskning og forskning fra eget fagområde.
• Alle medarbeidere har et selvstendig ansvar for å følge med på informasjon som blir gitt i offisielle kanaler ved UiT, og dele kunnskap og informasjon med kolleger, studenter og faglige nettverk.  
• Avdeling for forskning, utdanning og formidling ved Seksjon for kommunikasjon har det overordnede faglige ansvaret for utvikling og iverksetting av UiTs policy og handlingsplan for kommunikasjon. Seksjonen en pådriver for godt kommunikasjonsarbeid ved UiT og har et overordnet innholds- og utviklingsansvar for universitetets kommunikasjonskanaler. Seksjonen har ansvar for UiTs nyhets- og forskningsformidling og utfører tjenester innen formidling, produksjon av redaksjonelt innhold, video- og tv-produksjon, mediekontakt og arrangementer. Seksjonen gir kommunikasjonsstøtte til universitetsledelsen, øvrig ledelse og Fellesadministrasjonen. I tillegg er kurs og opplæring, veiledning og rådgivning til universitetets enheter og bistand i beredskapssituasjoner en del av seksjonens ansvar- og arbeidsområde.
• Koordinering og samkjøring: Kommunikasjonsarbeidet er en integrert del av daglig drift ved UiT og koordineres fra nivå 1 i samarbeid med nivå 2 og 3.

Formidling til allmennheten bør skje på det språket som er mest formålstjenlig for det publikum formidlingen er rettet mot. Begge målformene skal benyttes i samsvar med mållovens krav.

I staten skal vi bruke klarspråk. Det handler om å tilpasse språket til dem vi henvender oss til. Seksjon for kommunikasjon har utarbeidet en språkprofil for UiT (PDF). Den er ment som et oppslagsverk som alle ved UiT skal kunne bruke og ha nytte av. Den viser hvordan du skriver klart, slik at mottakerene finner, forstår og kan bruke informasjonen. 

Se også UiTs språkpolitiske retningslinjer.  

1. Statens kommunikasjonspolitikk 
2. Digdirs veiledning i sosiale medier for offentlig forvaltning
3. Plattform for ledelse i staten  
4. Universitets- og høyskoleloven 
5. Offentlighetsloven  
6. Forvaltningsloven
7. Målloven
8. Regler for universell utforming