Få utskriftsvennlig versjon ved å trykke på denne

Personvernerklæring for Felles studentsystem (FS) ved UiT

Gjelder for studiesøkere og studenter.

Innhold:
1) Kort om Felles studentsystem (FS)
2) Hva er en personvernerklæring?
3) Hva regnes som personopplysninger?
4) Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS
5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?
6) I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling
7) Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
8) Overføring av personopplysninger til databehandlere
9) Utlevering av personopplysninger på rettslig grunnlag
10) Sikkerheten rundt dine personopplysninger
11) Dine rettigheter
12) Kontakt


Sammendrag
Denne er erklæringen er utarbeidet i samsvar med den europeiske personvernforordningen «The General Data Protection Regulation (GDPR)». Erklæringen sier noe om hvilke data og informasjon som samles inn om deg som er søker, kursdeltaker eller student i universitetets databaser for studie- og studentadministrasjon og hvem disse opplysningene deles med. Erklæringen inneholder også informasjon om dine rettigheter knyttet til denne behandlingen.


1) Kort om Felles studentsystem (FS)
Felles Studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler, og statlige høgskoler. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved UiT Norges arktiske universitet vil dine personopplysninger bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke applikasjoner er knyttet til det studieadministrative systemet FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.


2) Hva er en personvernerklæring?
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan UiT Norges arktiske universitet håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.


3) Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysninger er om opplysningene kan identifisere en konkret person.

Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.


4) Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i FS
Formål
Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles EUs personvernforordning EU 2016/679 (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav e og nr. 3 bokstav b og i universitets- og høyskoleloven § 4-15. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. Universitetet supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for valgfrie og ikke lovpålagte studenttjenester som innebærer behandling av personopplysninger.


5)  Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?
Per i dag blir det ikke behandlet særlige kategorier av personopplysninger, jf. GDPR art. 9 nr. 1 om deg i FS. Dersom slike opplysninger importeres i FS i forbindelse med behandling av ulike typer søknader, skal saksbehandler overføre disse til saksbehandlings- og arkivsystemet (p.t. ePhorte).

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon, resultater, sanksjoner, tilrettelegging og informasjon om studier og kurs.

Personopplysningene dine kan hentes fra:
1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via EVUweb
4. Deg selv via Studentweb
5. Andre universitet/høgskoler
6. Kontakt- og reservasjonsregisteret
7. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
8. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
9. Andre personer som registrerer deg i Nomination
10. Saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet
11. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
12. Lånekassa
13. Digitale eksamenssystem
14. Fagpersonweb
15. Brukeradministrativt system
16. Institusjonens personalsystem
17. Betalingsfiler fra bank

Frivillige registreringer
1. Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
2. Deg selv via Søknadsweb
3. Deg selv via EVUweb
4. Deg selv via Studentweb
Det er frivillig for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier, informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved UiT Norges arktiske universitet.

5. Andre universitet/høgskoler
Hvis du søker om opptak til UiT Norges arktiske universitet, og har oppnådd resultater ved et annet universitet/høgskole som også benytter FS, kan du samtykke til resultatutveksling. Hvis du gir ditt samtykke kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til UiT Norges arktiske universitet. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil UiT Norges arktiske universitet gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved UiT Norges arktiske universitet vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

6. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
FS kan hente inn din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt.

Registreringer som gjøres på annet grunnlag enn samtykke
7. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
Hvis du søker om opptak til UiT Norges arktiske universitet via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

8. Andre personer som registrerer deg i EVUweb
I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved UiT Norges arktiske universitet. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.

9. Andre personer som registrerer deg i Nomination
Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.

10. Saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved UiT Norges arktiske universitet registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.

11. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

12. Lånekassa
Lånekassa sender UiT Norges arktiske universitet lister over alle personer som er kunder hos Lånekassa. Dette gjør de for at vi skal kunne vite hvilke personers opplysninger som skal sendes tilbake til Lånekassa i forbindelse med utbetaling av lån. Se gjerne punkt 8.6 lenger nede.

13. Digitale eksamenssystem
Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

14. Fagpersonweb
På samme måte som for digitale eksamenssystem kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en webapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse kan også oppmøteregistrering gjøres i Fagpersonweb. Personopplysninger om deg, som registreres i Fagpersonweb, blir sendt til FS.

15. Brukeradministrativt system
For at du skal få en IT-konto ved UiT Norges arktiske universitet, og tilgang til våre IT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et eget brukeradministrativt system. Vi registrerer ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt hvor du er student (fakultet/avdeling).

16. Institusjonens personalsystem
Ved UiT Norges arktiske universitet hentes fødselsnummer, navn, adresse, stillingstittel og arbeidssted for stipendiater og ansatte. Opplysningene registreres for å sikre entydig kontaktinformasjon på tvers av kildesystemer.

17. Betalingsfiler fra bank
Ved UiT Norges arktiske universitet hentes opplysninger fra vår bankforbindelse om innbetalinger og fra hvilken bankkonto betalingen er foretatt. Informasjon brukes til å registrere betalt semesteravgift.


6) I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling
Ut fra forhåndsdefinerte kriterier utføres det i noen prosesser en automatisk saksbehandling. Dette benyttes ved rene rutineoppgaver som oppretting av faktura eller for kontroll av  data opp mot gitte kriterier i forbindelse med:
• poengberegning ved opptak
• tildeling av studieplass
• beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
• oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
• beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler
• kontroll av utdanningsplan
• beregning av oppnådd kvalifikasjon ved fullført studium
• inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon


7) Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) på ubestemt tid. Det finnes noen unntak:
Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
Hvis UiT Norges arktiske universitet mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle aktive søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.


8) Vi overfører personopplysninger til databehandlere
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
UiT Norges arktiske universitet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
1) Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning (Leverandør av FS)
2) Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO) (drifter FS)
3) Instructure (leverandør av Canvas)
4) Uniwise (leverandør av Wiseflow)
5) Andre universiteter og høgskoler
6) BIBSYS/annen leverandør av biblioteksystem

1) Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning
FS utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger .

2) Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), ved Universitetet i Oslo (UiO)
FS driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

3) Instructure (Leverandør av Canvas)
Ved UiT Norges arktiske universitet benyttes Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at Instructure som utvikler og drifter Canvas, vil ha tilgang til dine personopplysninger. Vi sender navn, brukernavn, FS-intern personidentikator (personløpenummer), kull, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmeldinger til undervisning.

4) Uniwise (Leverandør av digitalt eksamenssystem)
Ved UiT Norges arktiske universitet benyttes eksamenssystemet Wiseflow på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til Wiseflow.  Uniwise som utvikler og drifter Wiseflow vil ha tilgang til dine personopplysninger. Vi sender navn, brukernavn, ekstern- og intern epostadresse, telefonnummer, samt  informasjon om oppmelding til eksamen herunder målform og lengden på eksamenen. FS mottar informasjon om sensur og resultatstatus for gjennomført eksamen.

5) Andre universiteter og høgskoler
-Søknad om opptak gjennom Samordna opptak
Når du søker om opptak til UiT Norges arktiske universitet gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av UiT Norges arktiske universitet. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

-Samtykke til resultatutveksling
Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

-Ved vedtak om sanksjoner ifm atferd
I tilfeller hvor det er registrert at UiT Norges arktiske universitet har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

6) BIBSYS
For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved UiT Norges arktiske universitet, og ta i bruk  bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift.


9) Utlevering av personopplysninger på rettslig grunnlag
UiT Norges aktiske universitet leverer ut dine personopplysninger til de som med hjemmel i lov eller forskrifter krever det.
Dine personopplysninger blir normalt ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

1) Norges arktiske studentsamskipnad
2) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
3) Lånekassa
4) NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
5) Statistisk sentralbyrå (SSB)
6) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) 
7) NIFU - Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
8) Helsedirektoratet
9) Andre parter som etter offentleglova har krav på innsyn i dine personopplysninger
10) Andre offentlige etater som har rettslig grunnlag for å innhente personopplysninger
11) Avtaleinstitusjoner

1) Norges arktiske studentsamskipnad
Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra UiT Norges arktiske universitet. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

2) Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
UiT Norges arktiske universitet sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi  2 ganger i året for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.

3) Lånekassa
Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.
Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).
Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassa for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning.

4) NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen
-Godkjenning av utenlandske studier
Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

5) Statistisk sentralbyrå (SSB)
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til
• din semesterregistrering
• ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
• ditt/dine fullførte studieprogram
• din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
• deg og din studierett på et doktorgradsprogram

6) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til
• din søknad om opptak til studier
• din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
• dine avlagte eksamener
• din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
• din(e) utveksling(er)
• om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
• deg og ditt doktorgradsprogram

7) NIFU- Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning
UiT Norges arktiske universitet sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

8) Helsedirektoratet
Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil UiT Norges arktiske universitet sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.

9) Utlevering av personopplysninger etter offentleglova
I tilfeller hvor UiT Norges arktiske universitet mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at UiT Norges arktiske universitet gir innsyn i personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

10) Andre offentlige etater som har rettslig grunnlag for å innhente personopplysninger
For eksempel har NAV, UDI, Vernepliktstjenesten og Politi egne hjemler for innhenting av personopplysninger. I forbindelse med klagesaker vil opplysninger bli sendt til klageinstans etter forvaltningslovens regler.

11) Avtaleinstitusjoner
UiT kan utlevere personopplysninger til utdanningsinstitusjoner som universitetet har avtaler med ifbm studentutveksling. Dette kan gjelde institusjoner både innenfor og utenfor EU/EØS. Det rettslige grunnlaget er avtale mellom institusjonene og samtykkeerklæring fra student.


10) Sikkerheten rundt dine personopplysninger
UiT Norges arktiske universitet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.


11) Dine rettigheter
Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan UiT Norges arktiske universitet behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved UiT Norges arktiske universitet. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 12.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.


12) Kontakt
Behandlingsansvarlig
UiT Norges arktiske universitet er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 11 ovenfor,  kan du ta kontakt på adm-uta@orakel.uit.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud
UiT Norges arktiske universitet har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved UiT Norges arktiske universitet. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved UiT Norges arktiske universitet kan nås via e-post: Personvernombud ved UiT er Joakim Bakkevold.

Tjenesteleverandør
Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning er tjenesteleverandør av FS. Det vil si at Unit utvikler og forvalter FS og at Unit har det daglige ansvaret for driften av FS.

Kontaktinformasjon til Unit: postmottak@unit.no