Få utskriftsvennlig versjon ved å trykke på denne

7. Utvekslingsavtaler og studentutveksling

Formål

Dokumentet skal bidra til sikker og kvalitetsmessig god saksbehandling og rutine i utvekslingsarbeid ved UiT.


Innhold

1. Virkeområde
2. Lov og regelverk for utveksling
3. Utvekslingsavtaler
4. Oversikt over utvekslingsprogram og studentstipend
5. Ansvarsfordeling for forvaltning av utveksling
6. Hovedtrekk i utvekslingsrutiner - utreisende studenter
7. Hovedtrekk i utvekslingsrutiner - innreisende studenter
8. Tidsfrister for utveksling
9. Skjemaer for utveksling
10. Klagebehandling
11. Lenker

1. Virkeområde

Gjelder for alt arbeid med studentutveksling ved  UiT Norges arktiske universitet. Dokumentet beskriver de felleselementer som inngår i dette arbeidet.

2. Lov og regelverk for utveksling

Studentutveksling er ikke regulert av lover og bestemmelser som gjelder utveksling spesielt, men legger til rette for internasjonalt samarbeid og mobilitet med basis i:  

  • Stortingsmelding 14 (2008 -2009) Internasjonalisering av utdanning 

  • Hvis utvekslingen er knyttet til utvekslingsprogram, må man i tillegg forholde seg til  gjeldende reglement for de respektive programmene  (se s.2). 


 

3. Utvekslingsavtaler

 

Alle studenter som er registrert på et studieprogram ved UiT   skal ha mulighet til å ta deler av studiet ved en partnerinstitusjon i utlandet i løpet av studietida. UIT skal legge til rette for at utenlandske studenter fra partnerinstitusjoner skal kunne ha et studieopphold ved UiT. Delstudium i utlandet skal være faglig kvalitetssikret i form av en avtale mellom UiT og den utenlandske institusjonen.    En utvekslingsstudent er en student som tar deler av sitt studium ved en utdanningsinstitusjon UiT har en mobilitetsavtale med. Oppholdet kan være på maksimum to semestre. Studenter som tar fullgradsstudier i utlandet og studenter som tar delstudier i utlandet utenom avtaler er ikke utvekslingsstudenter. Det er ikke ønskelig at studenter tar deler av studiet ved institusjoner UiT ikke har utvekslingsavtale med. 

    Studenter som reiser på utveksling må ha avlagt minst 60 studiepoeng og være registrert som programstudent på bachelor- master- eller doktorgrad. Studenter som kun tar enkeltemner ved UiT, eller har avsluttet sine studier, omfattes ikke av denne ordningen.    En utvekslingsavtale er en avtale mellom to eller flere utdanningsinstitusjoner, som gir studenter ved hver institusjon mulighet til å ta deler av sitt studium hos den utenlandske avtalepartneren. Man skiller mellom ulike typer avtaler: 

  • Sentrale avtaler er utvekslingsavtaler på institusjonsnivå som i prinsippet omfatter alle fagretninger og studenter på alle nivå.  

  • Fagspesifikke avtaler omfatter utveksling av studenter fra bestemte studieprogram/fag/institutt/fakultet. 

 En utvekslingsavtale omfatter ofte, men ikke alltid  fritak fra skolepenger, tilgang til bolighjelp og andre former for studentvelferd. De øvrige vilkårene for utveksling fremgår av hver enkelt avtale. De fleste utvekslingsavtaler er opprettet innenfor rammene av utdannings- eller utvekslingsprogram. Utdannings-/utvekslingsprogrammene er som regel stipendprogram og fastslår de overordnede prinsippene som de underordnede avtalene skal utformes i henhold til. Eksempler på  utvekslingsprogram er Nordlys, Erasmus+, Nordplus og north2north  

  I hvert studieprogram skal det legges til rette for utvekslingsopphold.   En utvekslingsavtale skal spesifisere et maks. antall studenter, lærere og andre ansatte som skal utveksles og perioden avtalen skal gjelde for.  Det er viktig at avtalen er basert på faglig samarbeid og har en faglig kontaktperson/gruppe. UiT Norges arktiske universitet har en rekke sentrale bilaterale avtaler. For å sikre at utvekslingsopphold på disse avtalen er faglig relevante og gode, skal fakultetene jevnlig gå gjennom studietilbudet ved de angjeldende institusjonene for å klarere dem for sine studieprogram

4. Oversikt over utvekslingsprogram og studentstipend

UiT deltar innenfor en rekke utvekslingsprogram med stipend.

 
Erasmus+ er EUs utvekslingsprogram innen høyere utdanning og administreres av  Senter for internasjonalisering av høyere utdanning i Bergen (SIU). Majoriteten av universitetene i EU/EØS- området er med i Erasmus-samarbeidet. Alle avtalene innenfor dette programmet er fagspesifikke. Et Erasmus-opphold har en varighet på 3- 12 måneder. Også ph.d. -studenter kan reise på utveksling innenfor Erasmus-programmet. 
 
Nordplus
er Nordisk Ministerråds program for utveksling innen høyere utdanning og administreres fra Finland av  Centre for International Mobility (CIMO). Nordplus legger til rette for utveksling av studenter mellom høyere utdanningsinstitusjoner i Norden. Nordplus er organisert i faglige nettverk som også har hovedansvar for det praktiske arbeidet i forbindelse med studentutveksling. Utvekslingsopphold innenfor Nordplus er på 1- 12 måneder. Det kan også gis støtte til studieopphold på under en måned, såkalt ”ekspressmobilitet”. Nordplus tildeler ikke stipendmidler til ph.d.-studenter. Nordplus fagnettverkene administreres av fakultetene ved UiT. 
 
Nordlys er
en åpen ordning innenfor Nordplussamarbeidet og er ment for studenter som ønsker å reise til et universitet som er med i Nordplussamarbeidet, men som ikke har etablert et faglig nettverk innenfor studentens fagområde. Varighet er på 1- 12 måneder. Det kan også gis støtte til studieopphold på under en måned, såkalt ”ekspressmobilitet”. Det praktiske arbeidet besørges av den sentrale administrasjonen ved de involverte institusjonene. 
 
N2N (north2north)
er et studentutvekslingsprogram opprettet av University of the Arctic, et internasjonalt nettverk av utdanningsinstitusjoner i det sirkumpolære nord. I Norge administreres programmet av  UiT Norges arktiske universitet. Programmet er særlig rettet mot studenter og lærere på fag eller emner som er knyttet til nordområdene. Et utvekslingsopphold innenfor N2N har en varighet på 1 – 12 måneder.     Per 2015 er cirka 68 utdanningsinstitusjoner med i n2n-samarbeidet. 
 
Barentsplus
administreres av Barentsplus-kontoret ved UiT Norges arktiske universitet. Programmet legger til rette for utveksling av studenter og lærere mellom universitet og høgskoler i Barentsregionen. Utvekslingsoppholdene har en varighet fra 7 dager – 10 måneder. Stipendbeløpene bestemmes av oppholdets lengde.  

 
Stipendprogram for Nordområdene (Fellowship Programme for Studies in the High North)  finansieres av Det norske utenriksdepartement. Ordningen inkluderer alle tre gradsnivå og gjelder kun for innreisende utvekslingsstudenter fra Russland, Canada, USA, Japan og Sør-Korea. Avdeling for utdanning søker   SIU om stipendplasser basert på tilbake­meldinger fra fakultetene. Stipendene lyses deretter ut ved samarbeidsinstitusjonene. Stipendet følger Lånekassens satser for utdanningsstøtte til høgre utdanning  

 

5. Ansvarsfordeling for forvaltninga av utveksling

 Avdeling for utdanning har ansvar for: 

  • Forvaltning og registrering av UiTs avtaleportefølje  

  • Forvaltning av stipendprogram og utbetaling av stipend fra de samme stipendprogrammene 

  • Generell informasjon til utreisende og innreisende studenter, herunder informasjonsmøter, rekruttering inkludert infomateriell på engelsk 

  • Utreisende studentutveksling 

  • Nominasjon av utreisende studenter sentrale, åpne avtaler til ønsket vertsinstitusjon 

  • Kontraktinngåelse med utreisende studenter 

  • Utbetaling av utvekslingsstipend 

  • Innreisende studentutveksling 

  • Mottak og registrering av søknader fra innreisende studenter fra utenlandske avtaleuniversiteter 

  • Utstedelse av opptaksbrev m. vedlegg 

  • Registrering av innreisende utvekslingsstudenter i FS 

  • Informere og følge opp studentenes finansiering overfor UDI 

  • Mottaksprogram for innreisende studenter i samarbeid med Studentsamskipnaden i Tromsø 

  • Utstedelse av karakterutskrift til utvekslingsstudenter fra utenlandske institusjoner som avslutter oppholdet ved UiT. 

                             Rapportering til DBH 
 
Fakultetene har ansvar for 
 

Å opprettholde kontakt med avtaleinstitusjoner på faglig nivå 

  •   Ta initiativ til inngåelse av nye avtaler og fornyelse av eksisterende fagavtaler 

  •  Oppdatering og publisering av engelskspråklige emner og program til studiekatalogen 

  •  Faglig veiledning til ut- og innreisende studenter 

  •  Vurdere opptak av innreisende utvekslingsstudenter og gi veiledning ved bytte av emner 

  • Godkjenning av søknad om utveksling fra utreisende studenter ved UiT i henhold til gjeldende utvekslingsavtale 

  • Nominasjon av utreisende studenter på fagspesifikke avtaler (Erasmus+, Nordplus, bilaterale fagspesifikke avtaler) til ønsket vertsinstitusjon.  

  • Forhåndsgodkjenning av utvekslingsopphold og Learning Agreement for utreisende studenter 

  • Registrering og ferdigstilling av forhåndsgodkjenning i FS for rapportering til Lånekassen 

  •  Endelig godkjenning og innpassing av emner tatt i utlandet og registrering av studiepoengene i FS for rapportering til Lånekassen. 

  • Etter endt utveksling, endre status fra « Aktiv» til «Fullført» i bildet «Utvekslingsperson» i FS. 

 

6. Hovedtrekk i utvekslingsrutiner – utreisende studenter

 Studenter som ønsker å søke om plass på utvekslingsavtaler tar kontakt med en studie­konsulent på fakultetet/instituttet eller internasjonal fakultetskoordinator. Fakultetskoordinator skal ha tilstrekkelig informasjon om og oversikt over spesifikke avtaler studenten kan benytte seg av og bør kunne gi oversikt over stipendmuligheter, språkkurs og andre forhold som er av betydning for studieoppholdet i utlandet. 
 
Søknad 
Studenten søker om utveksling og evt. stipend ved å fylle ut søknadsskjemaene Student Application Form og Learning Agreement. Søknaden leveres fakultetet for godkjenning innen angitte frister. Dersom antallet søkere til en bestemt utvekslingsavtale overstiger det antallet studenter UiT har rett til å sende ut i henhold til avtalen, skal plassene tildeles de faglig sett sterkeste søkerne. Fakultetskoordinatorene rangerer søknadene. Søkere som ikke når opp kan tilbys utveksling på annen avtale. Det anbefales at fakultetskoordinator fraråder utvekslingsopphold for søkere som ikke har tilfredsstillende studieprogresjon.  Søknadsfrist er 15. februar (for utreise i høstsemesteret) og 15. september (for utreise i vårsemesteret).  Studenter som ønsker utveksling gjennom N2N, må søke innen 15. februar for neste akademiske år.  
Søknad om utveksling består av: 

  1. Søknadsskjema 

  2. Learning Agreement

I tillegg til de interne søknadsfristene må studenten forholde seg til de søknadsfristene som er satt av institusjonen det ønskes utreise til. 

Nominering 

Fakultetet registrerer utvekslingssøker i FS i «Utvekslingsperson» og nominerer studenten til ønsket institusjon. En nominasjon er en melding til vertsinstitusjonene utvekslingsansvarlige om at studenten er godkjent for utveksling på den gitte avtalen. En nominasjon skal vanligvis inneholde studentens navn, fødselsdato, e-post, studieprogram og navn på programmet studenten nomineres innenfor. Studenten skal ha beskjed om at han/hun er nominert med søknadsinformasjon til vertsuniversitetet.  

For utveksling på åpne avtaler, nominerer Avdeling for utdanning til vertsinstitusjonen på bakgrunn av registreringer som er gjort i FS. 
 

UiT kan ha flere ulike utvekslingsavtaler med samme institusjon. Det er viktig at studenten registreres på den avtalen som gjelder for fagområdet og programmet studenten skal reise på. 
 
Forhåndsgodkjenning 
Alle utvekslingsopphold skal forhåndsgodkjennes av UiT. Forhåndsgodkjenning gis av fakultetet/programstyret. Forhåndsgodkjenning er også en forutsetning for at studenten kan innvilges studielån av Lånekassen. Forhåndsgodkjenning skal registreres i FS og klargjøres for opphenting av Lånekassen i god tid før utvekslingssemesteret starter.  
 
 
Når Learning Agreement er underskrevet ved fakultetet og ved Avdeling for utdanning, sendes den til vertsinstitusjonen for underskrift. I underskrevet stand er Learning Agreement en bindende avtale om hvilke emner studenten skal ta i utlandet. Learning Agreement skal foreligge i underskrevet stand før utvekslingsoppholdet begynner. 
 
Studenten må i de fleste tilfeller i tillegg fylle ut avtaleinstitusjonens egne søknadsskjema. Studenten er selv ansvarlig for å søke seg til den utenlandske vertsinstitusjonen. 

 

Kontrakt 
Før avreise skal hver utreisende utvekslingsstudent undertegne en standardkontrakt med UiT som oppbevares i studentmappen. Kontrakten avklarer partenes rettigheter og plikter, herunder også ansvarsforholdet mellom universitetet og studenten, dersom uforutsette hendelser inntreffer under utvekslingsoppholdet. Kontrakten spesifiserer vilkårene for utveksling og forplikter studenten til bl.a.: 

  • å sørge for nødvendige vaksiner og forsikring 

  • å oppdatere informasjonen om ny studieadresse i utlandet på Studentweb straks etter ankomst til lærestedet. 

  • å levere Avdeling for utdanning bekreftelse på at utvekslingsoppholdet er begynt i utlandet til. Bekreftelsen skal være mottatt ved UTA innen 2 uker etter ankomst til lærestedet. 

  • å informere UiT umiddelbart om alle endringer i det planlagte oppholdet, herunder avbrudd i studieoppholdet, studieoppholdets varighet, endringer av forhåndsgodkjente emner, lengre fravær fra lærestedet. 

  • å levere evaluering av oppholdet via skjema til den nasjonale database for  studentrapporter av norske utvekslingsstudenter i utlandet (innen fristene: 15. desember for høstsemesteret og 15. juni for 1 år eller vårsemesteret). 

 

    • Registrering i FS 

Alle studenter  som er på avtaleutveksling i 1 måned eller mer skal registreres i FS i bildet Utvekslingsperson 
Fakultetskoordinatorer er ansvarlig for å legge inn alle utreisende studenter i FS-utvekslingsmodulen og følge opp deres utvekslingsstatus – skifte den fra aktiv til fullført etter oppholdet el. til avbrudd i tilfelle studenten kommer tilbake før delstudiet i utlandet er fullført. På denne måten rapporteres kun utvekslingsstudenter som har fullført minimum 3 måneder delstudium i utlandet til DBH. I tillegg skal alle studenter informeres om at karakterutskrift fra utlandet må leveres til fakultetet for endelig godkjenning/innpassing av utvekslingsoppholdet. 

7. Utvekslingsavtaler og studentutveksling

Studenter som søker seg til UiT som utvekslingsstudenter må komme fra institusjoner UiT har avtale med 

 
Søknad og opptak 
Avdeling for utdanning mottar søknad og vurderer om de generelle opptakskravene for utvekslingsstudenter er oppfylt. Søknaden oversendes deretter det respektive fakultet som vurderer studieønsker og fagspesifikke opptakskrav. Dersom det av søknaden er uklart hvilke emner studenten ønsker å ta eller det er behov for å avklare andre forhold, kontakter fakultetet studenten og/eller avtalepartneren. Ved beslutning om opptak, sendes søknaden tilbake til Avdeling for utdanning som utsteder opptaksbrev til studenten og bekrefter opptaket overfor hjemmeinstitusjonen. Sammen med opptaksbrev følger Student Contract. Avdeling for utdanning opplysninger også om finansiering, visum, innkvartering og etter hvert Preliminary Introductory Programme for International Students. 


Mottak 
Ved begynnelsen av hvert semester organiserer Avdeling for utdanning i samarbeid med Studentsamskipnaden et mottaksprogram for internasjonale studenter. Fakultetskonsulentene blir presentert under programmet og gir en omvisning på de respektive fakultetene. 
 
Avslutning av utvekslingsoppholdet 
Ved utvekslingsoppholdets avslutning skal Avdeling for utdanning utstede karakterutskrifter på engelsk som sendes til studenten og studentens hjemmeinstitusjon.  

 
Alle utvekslingsopphold ved UiT skal registreres i utvekslingsmodulen i FS. Innkommende utvekslingsstudenter registreres av Avdeling for utdanning. 

 

Avdeling for utdanning registrerer studieoppholdet for innreisende studenter som fullført i etterkant av utvekslingsoppholdet. (i starten av nytt semester) 

 

8. Tidsfrister for utveksling 

Tidsfrister

Beskrivelse

1. februar

Frist for innreisende studenter for oppmelding til eksamen og endring av kurs for vårsemesteret /Changes to Learning Agreement

15. februar

Søknad om utveksling for utreisende  for påfølgende høstsemester. Søknad om utveksling gjennom N2N for neste akademiske år.

1. april

Frist for publisering av engelskspråklige emner for neste studieår

15. april

Søknad om utveksling til UiT for innreisende studenter for påfølgende semester

1. september

Frist for innreisende studenter for oppmelding til eksamen og endring av kurs for høstsemesteret /Changes to Learning Agreement

15. september

Søknad om utveksling for utreisende for påfølgende vårsemester.

1. oktober

Søknad om utveksling til UiT for innreisende studenter for påfølgende semester

 

9. Skjemaer for utveksling

Skjema for utreisende studenter.

 

Skjema for innreisende studenter.

 

10. Klagebehandling

Det forvaltningsorgan som har truffet et vedtak, skal sørge for at partene underrettes om vedtaket så snart som mulig. I denne underretningen skal det blant annet opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåte ved klage, samt retten til å se sakens dokumenter, jf. lov om behandlingsmåter i forvaltningssaker § 27 første og tredje ledd.

Som hovedregel skal klagesaker behandles etter reglene i forvaltningsloven kapittel VI Om klage og omgjøring. For enkelte typer klagesaker finnes det imidlertid mer spesielle regler i lov om universiteter og høyskoler §§ 5-2 og 5-3. Klagesaksbehandlingen er nærmere beskrevet i kapittel 14.

11. Lenker

 

mer kommer