Få utskriftsvennlig versjon ved å trykke på denne

Universitetsstyret tar i bruk utvalgsmodulen i ePhorte fra og med 28.11.2013

Vi har tatt i bruk ny modul i ePhorte som heter Utvalgsmodulen. Denne modulen gjør møte- og utvalgsarbeidet enklere for utvalgssekretæren og legger også til rette for elektroniske møtedokumenter.  Les mer.


Mona Janne Pettersen 01.11.2013 09:39   (Sist oppdatert: 01.11.2013 10:10)

Det er bestemt at modulen skal innføres for Universitetsstyrets saker f.o.m neste styremøte 28. november 2013. Det betyr også at alle dokumenter i styrebehandlingen vil finnes på et sted.  Dette gjelder ordinære saksframlegg og orienteringssaker til Universitetsstyret. Dette gjelder ikke fullmaktssaker.

 Det er laget en egen veiledning for saksbehandlere som punktene under henviser til (se under brukerveiledninger ePhorte)

Prosedyren er lik som tidligere ved opprettelse av saksframlegg, men må saksbehandler må endre  fremgangsmåten på følgende områder:

 

FØR MØTET:

  • Du skal fylle ut fanene Behandlinger i tillegg til opplysninger i journalposten (se vedlegg pkt. 2)
  • Du skal IKKE påføre utvalgssaknr. hverken i tittel eller på dokumentet (dette vil bli automatisk tildelt)
  • Du skal påføre innstilling til vedtak FØRST i dokumentet – innenfor merket felt
  • Dokumentet skal også ferdigstilles(status F i ePhorte) og ha fullført dokumentflyt (ev merknad om godkjenning) med godkjenninger av universitetsdirektøren og avdelingsdirektøren
  • For å sende saksframlegget til utvalgssekretæren må du endre status på Behandlingen til KL (KL= Klar og godkjent fra leder) (se vedlegg pkt. 5)

 

Protokolleringen vil etter styret har godkjent protokollen være tilgjengelig i fanen Behandlinger (se pkt. 7)