UiT tek i bruk Office 365


I løpet av våren vert tenesta Office 365 lansert for alle tilsette og studentar ved UiT. Det vil gje nye moglegheiter for samhandling og betre informasjonsvern.

Office 365 kan riktignok ikkje seiast å vere heilt nytt ved UiT, for sidan 2013 har studentane fått tilbod om å nytte tenesta. Og nokre av dei tilsette har hatt kontoar i Office 365.

Men denne våren skal alle tilsette få tilgang, etter eit vedtak gjort av universitetsdirektøren i 2017.

– Tilsette og studentar får da eit likt tilbod, og ein god og robust teneste. Til no har dei tilsette hatt tilgang til lokalt drifta SharePoint, medan studentane nyttar SharePoint i Office 365. Det gjer samhandlinga vanskeleg, særskilt frå eit lisensieringsperspektiv. Ved at alle tilsette og studentar er i Office 365 vil ein i mykje større grad kunne nyttiggjere seg av muligheitene denne teknologien gjer til samhandling og deling av informasjon. Det gjeld både internt i organisasjonen og med eksterne samarbeidspartnarar, seier prosjektleiar Johanne Størkersen ved Avdeling for IT (ITA)

Kva er Office 365?

Prosjektleder Johanne Størkersen ved Avdeling for IT (ITA) jobbar med å innføre nye, skybaserte tenester ved UiT. Foto: Trond A. Jenssen

Office 365 er ei samling skybaserte tenester og applikasjonar for PC, Mac og mobile einingar. Det inkluderer verktøy og løysningar for e-post, fillagring og deling, samhandling og kommunikasjon.

Fordelen med dette er mellom anna at ein kan nå dokument frå kor som helst, når som helst, og frå alle typar einingar.

– Det er ei meir moderne plattform for samhandling. Ein kan mellom anna overføre informasjon direkte frå e-post til SharePoint, og Planner og Teams er døme på tenester som berre leverast som sky-produkt, fortel Bjørn Torsteinsen, som leiar tryggleiksarbeidet innan IT ved UiT.

Johanne Størkersen seier det vil bli tilbod om nettkurs for alle som ynskjer å lære meir om korleis ein får mest mogleg ut av den nye plattforma.

Trygt å lagre i skytenesta

– Kvifor kan ein ikkje berre fortsette å lagre alt lokalt?

– UiT brukar i dag store ressursar på å drifte serverparken. Det tek tid, og går ikkje så fort å oppgradere. Her skjer til dømes utviklinga i skytenesta mykje hurtigare. Det gjer at ny funksjonalitet kan takast i bruk veldig fort om ein nyttar Office 365. I nokre tilfelle er dessutan oppgraderinga berre tilgjengeleg i skytenesta, seier Bjørn Torsteinsen.

Han understrekar at det er trygt å lagre i skytenesta til Microsoft, at løysinga er grundig utreda juridisk og at eit omfattande avtaleverk er på plass. Det inneber at UiT har fullt eigarskap til eigne data og strengt regulerte avtalar forsikrar at Microsoft berre kan gjere operasjonar på UiT sine data etter instruks frå UiT.

– Når vi tek i bruk Office 365 vil vi òg få tilgang til nye tekniske løysingar som mellom anna gjer oss auka informasjonstryggleik. Vi får såkalla tofaktor/multifaktor pålogging, som har ein liknande funksjon som ved BankID, seier Torsteinsen. 

Bjørn Torsteinsen leiar tryggleiksarbeidet innan IT ved UiT. Foto: UiT

I tillegg får ein moglegheit til å klassifisere data, til dømes i e-post, der det som klassifiserast som konfidensielt vert kryptert. Denne funksjonen har ein ikkje i dagens e-postsystem ved UiT, og konfidensiell informasjon skal difor oppbevarast andre stader, som til dømes arkivsystemet ePhorte eller Tjenester for Sensitive Data (TSD).

– Vi håper at folk nytter høvet til å rydde i sine postboksar no som all e-post blir flytta til skytjenester. Ikkje fordi vi flytter til Office 365, men fordi e-post ikkje er godkjend for bruk til konfidensiell informasjon - uavhengig av om e-posten er lagra internt eller eksternt. Grunnen til at e-post ikkje er godkjend, er primært knytt til transporten av den, altså sending og mottak, seier Johanne Størkersen.

Satsing på digitalisering

Ved å ta i bruk Office 365 svarer UiT på Regjeringa si satsing på digitalisering, og på UiT sin eigen digitaliseringsstrategi

Innføringa er ein av dei største omleggingane IT-avdelinga ved UiT nokosinne har gjort.

– Er UiT først ute i UH-sektoren med å tilby denne løysinga?

– Universitetet i Agder (UiA) er òg i gong med å få studentar og tilsette over i Office 365. Andre i sektoren arbeider med liknande prosjekter, blant dei er Oslo Met og NTNU.

– Med Office 365 vil UiT vere i front i den teknologiske utviklinga, og ein kan tilby meir tidsriktige løysingar. Mange brukarar har allereie teke i bruk andre løysingar som Dropbox og Facebook fordi dei meiner UiT til no ikkje har tilbode ei god nok løysing. Utan Office 365 vil nok studentar og tilsette fortsette å bruke løysingar som UiT ikkje støttar, avsluttar Johanne Størkersen.

Office 365 blir òg ein del av Det store IT-løftet ved UiT, som mellom anna omfatta overgang til Skype-telefoni i 2017.

 

Sjå også: Studentane ved UiT er stort sett nøgde med IT-tenestene

 

På Twitter   #norgesarktiske
Skip to main content