Ny og nyttig informasjonskanal på campus
I disse dager setter IT-avdelingen opp de siste av totalt 39 informasjonsskjermer på campus i Tromsø. Disse skal nå fungere som informasjonskanal til ansatte og studenter.
 |
| Elin Svendsen er mentor i bruk av infoskjermene rundt på campus. Foto: Renate Alsén Øvergård |
– Vi har fått gode tilbakemeldinger fra ansatte, studenter og besøkende, så vi ser at dette er en nyttig kanal, sier Elin Svendsen, prosjektleder ved Helsefak. Hun har vært med i sentralgruppa for infoskjermene.
Skjermene inneholder informasjon som nyheter fra Universitetet i Tromsø, arrangementer, praktiske opplysninger og lignende.
Initiativet kom nettopp fra Det helsevitenskapelige fakultet. De så et behov for nye kanaler for å nå ut til studenter og ansatte for å supplere mail og Fronter, men også der disse kanalene ikke strekker til. Etter tre år kan de konkludere med at informasjonsskjermene er en suksess, og deres erfaringer ligger nå til grunn for at skjermene kommer opp ved alle fakultetene.
Allsidig informasjonskanal
Gjennom pilotsprosjektet ble tre skjermer satt opp, samt en testskjerm ved informasjonstorget i MH-bygget. Informasjonstorget drifter og fyller fakultetes skjermer med innhold. Informasjon blir hentet fra universitets- og fakultetstavla, Fronter, nyhetssidene til instituttene og Helsefak. Men mye annen informasjon blir også lagt her.
– Når samarbeidspartnere og eksterne kommer til universitetet, så orienterer de seg gjerne via skjermen. For eksempel kan de raskt finne ut hvor en konferanse skal være. Et eksempel er legers etter- og videreutdanning. Før hang det lapper i trappoppganger og auditorium, men nå er denne type informasjon på infoskjermene. Vi legger også ut disputaser, slik at gjester finner fram. Vi hilser også skoleelvene som skal besøke ImPuls-utstillinga vår velkommen, gjennom en hyggelig hilsen på skjermen. Dermed får også ansatte og studenter med seg at det er skolebesøk, sier Svendsen.
Hun forteller at skjermene også er en god påminner om frister. Både faglige og sosiale aktiviteter.
 |
| Jon Fagertun ved avdeling for IT. |
Fleksible skjermer
IT-avdelingen har hatt ansvaret for den tekniske biten av prosjektet og implementeringen, som nå er i sluttfasen. Prosjektleder ved ITA, Jon Fagertun, forteller at infoskjermene er en fleksibel løsning der man kan bestemme hvilken informasjon som går ut til enhver tid.
– Man kan planlegge å kjøre ut informasjonen når det er behov for den. Og alle fakultetene legger ut akkurat den informasjonen som er aktuell for akkurat deres studenter og deres ansatte. Utfordringen blir å være redaktør. Man må være selektiv på hvilken informasjon man bruker disse skjermene til. Fakultetene er også nødt til å sette av ressurser i arbeidshverdagen for å holde skjermene oppdatert på innhold, sier han.
Dette poengterer også Svendsen.
– Man må jobbe hver dag med innholdet og ha et bevisst forhold til det. Dette er et medium som må hyppig oppdateres, og for å få dette gjort må det daglig settes av ressurser til det. Samtidig må man passe på at det ikke blir for mye informasjon som rullerer på en gang, sier hun.
Tjenesten blir nå overført til fakultetene selv.
Fagertun forteller at det har vært jobbet mye med layout, fordi infoskjermer er et digitalt medium med egne visuelle utfordringer.
– Visuelt skal det treffe folk, og det skal se profesjonelt og bra ut.
Svendsen forteller at de aktivt bruker bilder. De legger gjerne også ut hyggelige ting som bilder av avgangskullene.
Mentorrolle
Siden Helsefak har opparbeidet seg tre års fartstid blir de å ha en mentorrolle i forhold til de andre fakultetene. Selv besøkte de Handleshøyskolen BI i startfasen av prosjektet, og høstet deres erfaringer med informasjonsskjermer.
– Jeg har nå hatt folk på opplæring fra de andre fakultetene, og jeg tar imot telefoner og gir råd til de som trenger hjelp videre, sier Svendsen.
|
Fakta om infoskjermprosjektet: |
|
I 2009 satte IT-avdelingen i gang med et prøveprosjekt ved Helsefak der forskjellig type teknologi ble prøvd ut med tanke på en ny informasjonskanal. En pilot med fire skjermer ble satt i prøvedrift ved Helsefak, og de høstet gode erfaringer. Alle erfaringene fra prosjektet ble overlevert direktøren med anbefaling om å ta det videre. Dermed startet et implementeringsprosjekt i mai i fjor der alle fakultetene viste sin interesse. Gjennom en anbudsrunde ble Scala som programvare, og Mediemix som leverandør. ITA har med Mediamix og YIT (installasjon) om å sette opp skjermene. IT- avdelingen har hatt ansvaret for den tekniske delen av prosjektet, og tatt seg av AV-installasjon, programvare, tilpasning og administrasjon mellom enhetene. Fakultetene har stått for finansieringen, og KSA er systemeier. Selve implementeringen var ferdig i juli i år. |
