Endring av policy for e-post

Sommeren 2014 overførte IT-avdelingen alle postkasser til ny epost-løsning.
Som en konsekvens av dette vil vi tilby nye tjenester, funksjoner og muligheter for brukerne.

I denne driftsmeldingen ønsker vi å redegjøre for vår nye policy omkring oppbevaring og størrelser på e-post.

Lagerpolicy er som følger.

• Bruker har 30 GB tilgjengelig for lagring av e-poster.
  Ved å trykke "Fil" og se under avsnittet "Postkasse rydding", (eng. Mailbox Cleanup)
  så vil brukeren selv se hvor mye lagerplass som forbrukes.
• Fra brukeren trykker "Slett" på en e-post, til permanent sletting: normalt 2 år.
• Når ansatte eller studenter slutter, stenges konto automatisk så snart beskjeden er gitt fra "baksystemene". Epost konto slettes 3 måneder etter stenging.

Vedleggs størrelser:

• Maksimal størrelse på vedlegg som kan oppbevares og sendes internt på 30MB.
• Det er en tilsvarende grense for å sende og motta e-poster eksternt, men av tekniske årsaker vil vedlegget øke ca. 50% i størrelse. Anta derfor at grensen for å sende vedlegg eksternt er på ca. 20MB.
• IT-avdelingen på UiT kan ikke svare for hvilke "vedleggs grenser" andre opererer med og dermed hvor store vedlegg du kan sende til dine eksterne mottagere.
• For sending av store vedlegg anbefaler IT-avdelingen å bruke UNINETT sin Filesender.
  https://filesender.uninett.no/

For å utdype "sletting":

• Når brukeren trykker slett, så havner elementene i "Slettede elementer" (eng. "Deleted items").
  For å gjenopprette, se i mappen "Slettede elementer".
• Brukeren kan tømme "slettede elementer" umiddelbart, ved å høyreklikke på "Slettede elementer" og velge "Tøm slettede elementer".
• Elementene fjernes automatisk fra "Slettede elementer" etter 1 år.
• Etter dette året eller umiddelbar sletting, havner de i noe vi kaller "Dumpster".
  For å gjenopprette da, se under Mapper->Gjenopprett slettede elementer.
• Etter et år i Dumpster, fjernes elementene permanent.
  Nå er det ikke mulig å gjenopprette.
• Brukeren gjenoppretter e-poster og andre elementer selv.
  IT-avdelingen kan bistå, men vi har ikke noen flere funksjoner eller muligheter enn brukeren selv.

Håper dette hjalp på forståelsen av "hvor mye" og "hvor lenge" e-poster oppbevares.

Med vennlig hilsen
IT-avdelingen.

Spørsmål vedrørende denne driftsmeldingen rettes til:

Orakelet
Seksjon for Brukerstøtte ved Avdeling for IT
UiT norges arktiske universitet
Hjemmeside: https://uit.no/orakel
E-postadresse: orakel@uit.no
Telefon: +47 776 44544