Konferanser mm. - hvordan lage nettsider til... *(KSA)

I organisasjonsmenyen er det et eget punkt som heter Aktiviteter. Her skal alle kurs, konferanser og øvrige arrangementer som enheten står ansvarlig for legges inn.

Når det er opprettet nye slike vil de dukke opp i søkekildene på dette menypunktet. Og på den sentrale konferansesiden hvis vilkårene for dette er oppfylt. (Se 'Utfylling av skjemaet'.)


Aktivitet - hardfakta/lenker til undersider
Det første du gjør er å opprette et hoveddokument for arrangementet ved å klikke på lenka 'Legg til aktivitet'. Dette dokumentet skal inneholde all overordnet informasjon. Samt lenker til det du måtte ønske av undersider.


Undersider
Typiske undersider er for eksempel Agenda, Sosialt, Reise, Påmelding. Alle disse opprettes via hurtiglenken 'Legg til underside til aktivitet' - og lenkes til fra hoveddokumentet. Enten via standard lenkefunksjonalitet eller i 'menykomponenten' i skjemaet/formet. (Se 'Utfylling av skjemaet'.)

Utfylling av skjemaet
De fleste feltene i 'Legg til aktivitet'-skjemaet er selvforklarende. Men ønsker du at aktiviteten skal dukke opp på sentral konferanseside, må du velge en av følgende arrangementstyper: Konferanse, Kongress, Seminar.

Vis påmeldingsliste: Hvis du vil at listen over påmeldte skal vises i høyremenyen i hoveddokumentet, velger du 'ja'.

Menypunkt: Her kan du bestemme at enkelte av undersidene skal vises i en venstremeny. Bare følg bruksanvisningen i skjemaet.

FormID (administrators): Her legger KSA inn dokument-id til det påmeldingsskjemaet som blir laget på grunnlag av informasjon som du legger i inn i arbeidskøen. (Se under.)

Påmeldingsskjema
Det neste du gjør er å lage utkast til et påmeldingsskjema. Dette sendes på epost til Orakelet , slik at det kommer inn i arbeidskøen.

KSA er behjelpelig med utforming - med utgangspunkt i tidligere skjemaer/maler . Vi tar kontakt når vi får bestillingen din.

NB: Vær ute i god tid! I siste liten-henvendelser prioriteres ikke opp. Vi følger lista.

Det er imidlertid et par ting du må huske på når du lager utkastet: Påmeldingsskjemaene inneholder kun feltnavn/etiketter. Trengs det utfyllende informasjon rundt noen av feltene (differensierte priser, beskrivelse av sosiale aktiviteter osv.) må dette i så stor grad som mulig legges inn i hoveddokumentet eller på undersiden 'Påmelding'.

Vi trenger også epostadressen til den som er ansvarlig/skal motta epostvarsling når noen melder seg på.


Påmeldingsskjema - oppbygging og bruk
Skjemaene lages nå i iKnowBase. Utgangspunktet for et nytt skjema vil være a) skjemamalen b) et eksisterende skjema. Etter hvert som vi tar funksjonaliteten i bruk vil lista med potensielle 'maler' bli stadig lenger. Alle formene/skjemaene er navnet som 'uitForm pamelding: xxxxx'

Med utgangspunkt i valgt skjema lages det en skreddersydd variant for ditt konkrete kurs, seminar eller konferanse.

Administrators:

I tillegg må det opprettes et unikt aktivitetsnavn i verdilista UiT Påmeldingsliste. (Meta Manager) Lenka til påmeldingsskjemaet vil ta tak i url-parameteret til dette navnet, slik at påmeldingen skjer rett til aktiviteten.

Et eksempel: Påmeldingslenka til Utdanningsseminar ved Det helsevitenskapelige fakultet, veileder innafor Sykepleie og andre helsefag kan se slik ut: http://uit.no/ansatte/organisasjon/aktiviteter/skjema?p_style_id=96439&p_dimension_id=88126&p_menu=42432&p_lang=2&p_akt=174711&p_pml=60 - hvor parameteret p_pml=60 forteller at dette veiledervalget skal være prevalgt.


Mange parametre, men de har alle en funksjon

• p_style_id = Id-en til dette påmeldingsskjemaet
• p_dimension_id = Id-en til enheten som aktiviteten ligger under
• p_menu = Menypunktet 'Aktiviteter'
• p_akt = Id-en til aktivitetens hoveddokument, der påmeldingslenka ligger
• p_pml = Id-en til kurset, valget, aktiviteten i verdilista UiT Påmeldingsliste

Vi vil naturligvis også gjenbruke aktivitetsnavnene. Et 'Excel for videregående' kurs vil bli arrangert mange ganger, og hver gang kan samme form/skjema og aktivitetsnavn benyttes. Dokumentlista med gamle påmeldinger bør bare slettes før invitasjon til nytt kurs legges ut.


Påmelding - steg for steg
Her er en kjapp oversikt over hvordan du oppretter og bruker et påmeldingsskjema:

• Opprett et hoveddokument under menypunktet 'Aktiviteter'
• Send en bestilling på påmeldingsskjema til Orakelet. Bestillingen skal inneholde url til hoveddokumentet og skisse til skjema, med utgangspunkt i mal eller tidligere skjema. Vi må også ha brukernavnet til den som skal kunne ta ut påmeldteliste i Excel-format
• Når vi har gått noen runder og blitt enige, legger KSA ut den korrekte lenken i hoveddokumentet. Og påmeldingsskjemaet er klar til bruk.
• Klikk på lenka, og du får opp skjemaet i 'Aktiviteter'-kontekst
• Fyll ut, og trykk på 'Meld deg på'. Påmeldingsdokumentet lagres nå i databasen
• Etter lagring får du opp en blank side med beskjeden 'Takk for påmelding' - sammen med et lite utdrag av de dataene du la inn. Lenken 'Tilbake til aktiviteten' bringer deg tilbake til hoveddokumentet.

Hvem kan melde seg på?
Rettighetssettingen bestemmer hvem som kan fylle ut og lagre et skjema. Det er mulig å lage helt åpne skjemaet via rettighetsgruppen www.uit.no - åpen, eller begrense tilgangen ved å sette en rettighetsgruppe som for eksempel bare omfatter påloggete studenter og ansatte.

Av praktiske grunner er dette siste ofte en fordel. Siden alle påmeldinger som gjøres blir lagret som dokumenter i publiseringsløsningen vår. Har du ansattkonto og har vært innlogget når du har fylt ut skjemaet vil du derfor finne din(e) under For Ansatte - Mine dokumenter.

Uttak av påmeldtedata i Excel-format
I tillegg kan administrators ta ut påmeldtedata i Excel-format via http://uit.no/excelreport/dashboard. Når påmeldingsfristen er ute bestiller bare rekvirent en Excel-fil via samme RT-sak som skjemaet ble bestilt via.