Praktisk om NORHED søknadsbehandling ved UiT
Til alle
Vi vet det er mange som arbeider hardt med søknadsskriving, men vi vet ikke hvor mange. Vår oppgave som NORHED-koordinatorer er uansett å få fram gode NORHED-søknader med UiT som norsk hovedpartner. spør oss gjerne.
Her litt praktisk informasjon om søknadsbehandlingen ved UiT.
Alle søknader skal registreres i ePhorte, UiTs arkivsystem.
Samtidig med (eller litt etterpå) at søknaden sendes til Norad, dvs. når en klikker "submit" i Norads søknadsskjema, så må det legges en kopi av søknaden i UiTs arkivsystem.
Siden det for NORHED-søknader ligger en ikke liten institusjonell prosess bak hver søknad, siden det gjøres forpliktelser (= signaturer) på alle nivå og siden det evt. skal gjøres en prioritering etter søknadsfirsten, så må søknadene registreres i ePhorte, inkludert alle vedlegg. De som har fått såkornmidler har allerede opprettet saker i ePhorte, de andre lager nye. Ta evt. kontakt med ditt institutt så får dere assistanse.
Om pioritering av søknader
Dersom UiT skulle være norsk hovedpartner i mer enn 15 søknader, evt. i mer enn 10 i ett av underprogrammene, må vi lage en liste med henholdsvis 15 og 10 av våre søknader som er prioritere (dvs. ibare prioritering ikke 1, 2, 3 ...rangering). Prosessen for en eventuell prioritering ved UiT vil bli avklart av Rektor.
Om søknadsskjemaet:
For søknader der UiT er norsk hovedpartner vil vi foreslå tekst til avsnittet om
1. Administration and Partnership - 1.3 Norwegian Partner Institution
Dvs. dere må ha input på følgende:
- "proposing unit" som er enhet i UiTs organisasjon, normalt "institutt-nivå"
- "head of proposing unit"
- "head of department" som kan være identisk med forrige.
Om signaturer:
- Signatur søknadskjemaet: (Oppdatert info:) Fakultetets regler om signering, evt. delegering, som gjelder for signaturen på skjemaet.
- Ett av vedleggene til søknaden er "Letter of Commitment". Der er det lagt opp til at alle partner- institusjonene signerer på at de kjenner til prosjektet og vil støtte det.
- Letter of Commitment skal signeres av tre nivåer for hver institusjon: institutt, fakultet og sentralt. Norad har laget en mal for Letter of Commitment med tre institusjoner på én side. Merk likevel at UiO har laget en parallell mal der hver partnerinstitusjon har én side hver for signaturer - dette siste kan være enklere å håndtere når dere skal høste signaturer fra flere institusjoner (= anbefales, lenke i høgremargen her).
- Ved UiT - signatur sentralt: AFU/Håkon Fottland vil koordinere signaturer på sentralt nivå i en felles prosess slik at vi får en effektiv håndtering - merk at signaturene fra institutt og fakultet må være klar på skjemaet før sentral signatur. Ta kontakt med prosjekt-tittel og ansvalig så snart som mulig slik av vi vet hvem som har behov for signaturer, og kan sikre at vi har tilgang til riktig person til riktig tid.
