"Vi må snakke verdier": Høstseminaret 2014 for administrativt ansatte ved Helsefak er gjennomført

- Høstseminaret for administrativt ansatte ved Helsefak er etablert som en viktig arena for administrativ utvikling og vil bli videreført sier Kjetil Kvalsvik, fakultetets nye direktør.
Det var god oppslutning da årets høstseminar for administrativt ansatte ved Helsefak ble gjennomført 14. oktober. 

Tematisk handlet det om verdibasert kommunikasjon, smidige administrative prosesser, matriseorganisering og kunnskapsdeling.  

Direktør Kjetil Kvalsvik. Foto: Bjørn-Kåre Iversen

Hvordan gjøre matrisen lykkelig?  
Kjetil Kvalsvik ble invitert som innleder allerede før han begynte i jobben som ny fakultetsdirektør, og han visste nok ikke på forhånd hva han svarte ja til. Han ble bedt om å ta for seg ”den lykkelige matrisen” og han tok utfordringen på strak arm.

Ifølge Kvalsvik eksisterer matrisen gjennom fagforum, prodekanmøter, tavlemøter, Leanprosjekter, og gjennom større strategiske prosjekter som miljøstøtte, NCMM og lignende. Folk blir kjent og samarbeider lettere, mente Kvalsvik.


- Det må være hode og hale på det man jobber med. Man må finne trygghet og stimulans, selv om arbeidsoppgaver og krav forandres. Og for å utvikle organisasjonen må det ligge gode former for medvirkning. At man føler man er en del av noe større, noe som betyr noe og noe man identifiserer seg med, sa Kvalsvik.

Direktøren tegnet et bilde av politiske endringer i sektoren og skisserte hvordan forslaget til stadbudsjettet påvirker UiT og Helsefak. Han trakk også frem sitt inntrykk etter fire måneder i direktørstolen og det mangfoldet som ligger i fakultet, og de ulike instituttene. Men Kvalsvik var tydelig da han reflekterte over hva Helsefak trenger for å prestere.
- Mandatet er klart, men har vi virkemidlene? var hans spørsmål tilbake til salen. Det var en ærlig direktør som talte og han roste det gode miljøet. Han avsluttet med å si at han var imponert over mye kompetanse, god stemning og dyktige folk i administrasjonen ved Helsefak.

Prodekan forskning Sameline Grimsgaard. Foto: Bjørn-Kåre Iversen

- Administrasjonen må være en del av teamet om vi skal lykkes!
Hva ventes av søylene og bjelkene? Det var spørsmålet Sameline Grimsgaard, prodekan forskning, hadde fått i oppgave å besvare overfor alle administrativt ansatte ved Helsefak.

Grimsgaard jobbet tett på utformingen av ny strategi for Helsefak  2014-2020. Det var derfor ikke uventet at nettopp dette ble et tema. 

Hun oppsummerte sin presentasjon slik:

- God forskning og god utdanning krever gode team. Gode team har bred og komplementær kompetanse. Administrasjonen er en nødvendig del av teamet.

Hun mener det er avgjørende at hele teamet har kjennskap til strategien:

• Hva er målene?
• Hvilke tiltak trenger vi?
• Hva måles vi på?

 - Og viktigst av alt; vi må ha med oss verdiene og folk for å lykkes, sa Grimsgaard.


Hun roste administrasjonen, og viste blant annet til NCMM utlysningen som har skapt «verdensrekord» på UiT, fra søknadsfrist i mars til tilsetning i august. Uten det tette samarbeidet ville dette ikke funnet sted. Hun understreker at selv om vi skal jobbe ”leant” så skal vi ikke trakte etter slike verdensrekorder. 

Kommunikasjonsdirektør Asbjørn Barnes. Foto: Bjørn-Kåre Iversen

- Vi må snakke verdier! 

Både Kvalsvik og Grimsgaard var tydelige på at alle ansatte må føle et eierskap til Helsefaks mål og verdier om man skal lykkes.
Kommunikasjonsdirektør ved UiT, Asbjørn Bartnes satte ord på det i sitt innlegg.
Han snakket om at UiTs verdier skal prege forholdet mellom ansatte, mellom ansatte og studenter og mellom UiT og samarbeidspartnere og konkluderte:

- Vi må begynne å snakke verdier. Vi kommer ikke noen vei med å snakke om verdier. 

Denne flotte gjengen utgjør de administrativt ansatte ved Helsefak. Foto: Bjørn-Kåre Iversen

Trond Nylund var en engasjert konferansier.	Vibeke Guddingsmo gjorde en strålende jobb som toastmaster om kvelden.

Karin Eilertsen snakket om IMBs erfaringer med tavlemøter/forbedringsprosess i undervisningsadministrasjonen på IMB.	Svenn A. Hanssen fortalte om erfaringene fra tavle møter i sitt team på ITA.	Svein Are Tjeldnes ga oss en oppsummering fra kursene i Lean filosofi og metode ved Helsefak. Basert på en spørreundersøkelse blant kursdeltakerne.

Ragnhild Nilsen holdt et engasjerende foredrag og ga oss fem nøkler til arbeidsglede og livsglede. Et PERLE dykk: Pust, elsk, ros, lek, et skritt.

Fra festmiddagen på kvelden.

   Foto: Bjørn-Kåre Iversen