Må purre på ansatte
Seksjon for arkiv får ukentlig 300 dokumenter fra Helsefak, og de opplever ofte at de må purre på ansatte for å få tilsendt det som skal arkiveres.
 |
| Arkivansvarlig for Helsefak, Tove Edvinsen, leser faktisk alle dokumentene fakultetet sender til arkivering. Her er hun i fjernarkivet i Teorifagsbygget. Alt av papirer arkiveres her til det skal leveres til Riksarkivet. Foto: Elisabeth Øvreberg |
I 2005 ble arkivet på UiT digitalisert. Det medførte en effektivisering av dimensjoner, men avdekket også årelangt slurv fra Det medisinske fakultet. Å putte arkivverdige dokumenter i en skuff var ikke unormalt, og Seksjon fra arkiv holder enda på med å rydde opp fra tidligere år.
- Nå er det mye enklere å holde orden på dokumentene, men saksbehandlerne er ikke flinke nok til å ferdigstille dokumentene fortløpende. Vi opplever å få inn dokumenter vi helst skulle hatt i fjor, påpeker arkivansvarlig for Helsefak, Tove Edvinsen, som poengterer at arkivering av dokumentasjon er lovpålagt.
- Endre status til ”F”
I det digitale arkivet er alt i skjønneste orden, i det gamle
er det derimot fortsatt litt opprydding som gjenstår.
Foto: Elisabeth Øvreberg
Problemet er ikke lenger at dokumentene blir liggende bortgjemt i skuffer, men at saksbehandlere og andre ansatte ikke endrer status på dokumentet når sakene er ferdig behandlet.
- Det rare er at de gjør alt de skal gjøre – nesten. De vet hva slags dokumenter som skal til oss, og de registrerer dokumentene i e-phorte. Problemet er at de ikke endrer status på dokumentet til ”F” når de er ferdige med dem. Dokumentene kan bli stående lenge med status ”R” – under arbeid. Endre status til "F", oppfordrer Edvinsen som til stadighet må ringe ansatte ved Helsefak og spørre om det faktisk stemmer at de har 24 dokumenter under arbeid, eller om noen av dokumentene er ferdige.
- Det er jo dumt å jobbe på den måten, det gjør arbeidet verre for de ansatte. Når de da skal rydde opp, kan de bli usikre på om de faktisk printet ut dokumentet og sendte det til rette vedkommende, beskriver Edvinsen og forteller at sendrektighet i arkivering av dokumenter har flere negative ringvirkninger.
- Hvis saksbehandleren drar på ferie uten å ferdigstille et brev, kan det plutselig komme inn et svar med en klage. Da står vi fast siden brevet ligger låst hos den ansatte.
Flinke til å spørre
Men Edvinsen er ikke bare negativ, hun berømmer de ansatte ved fakultetet for å være flinke til å henvende seg til Seksjon for arkiv når det er noe de lurer på.
- Vi opplever at ansatte er flinke til å ringe og spørre, og vi på Arkiv er her for dere. Ingen spørsmål er for dumme, og det er bedre å spørre flere ganger. Vi er bemannet hele dagen, opplyser Edvinsen, og skryter spesielt av nyansatte saksbehandlere.
- Det tar raskt kontakt for å få nødvendig informasjon når det gjelder arkivering, og jeg er deres beste venn i tre uker. Etter det så dumper de meg, ler Edvinsen hjertelig og ser på dette som et sunnhetstegn.
- Det betyr at de har lært og forstått hvordan arkiveringen skal foregå.
Viktig arbeid
Tove Edvinsen er Helsefaks arkivansvarlige, men skal ha
permisjon i ett år. Det er enda ikke bestemt hvem som
skal ta over henne oppgaver, men Edvinsen lover at dette
ikke skal lage hinder for fakultetet. Foto Elisabeth Øvreberg
Seksjon for arkiv består av åtte kvinner, og Edvinsen beskriver arkivet som universitets nervebane.
- Her har vi alt av informasjonsflyt, både det historiske og det dagsaktuelle. Vi kan hente papirer helt fra 60-tallet, sier Edvinsen.
Hun poengterer at arkivet er en sikkerhet for ansatte. Alt av ansettelsesforhold er arkivert.
- Vi kan dokumentere alt det universitetet gjør. Det er viktig for ansatte, men også for forskning og utdanning. Bare tenk på ettertida. Hvis ikke vi kan dokumentere forskningen vår, hvem kan gjøre det da? I ettertid kan man se hvor fokuset vårt lå. Arkivet er også viktig for Riksrevisjonen. De sjekker at midlene som blir innvilget til forskning faktisk blir brukt til det de var øremerket til, eksemplifiserer hun og legger til at de faglige ansatte også må være flinke til å sende sine dokumenter til arkivet.
- Vi vet at de faglige ansatte er fokuserte på sin forskning, men det er også universitetets forskning. Derfor MÅ de sende nødvendige dokumenter til sine forskningsansvarlige.
Send heller for mye, så kan vi sortere ut det som er overflødig, avslutter Edvinsen.
