Brukerveiledning for Mediaarkivet
For at filer som lastes opp, skal kunne gjenbrukes av andre, bør de lagres i mediaarkivet, og ikke legges som vedlegg i det enkelte dokumentet.
Det er i mange sammenhenger behov for å gjøre filer/dokumenter av andre filtyper tilgjengelige på sidene. F.eks. pdf-filer for utskrift av bestemte dokumenter, Word-skjemaer for utfylling, Excel-filer for videre bearbeiding (doc og xls vil etter hvert erstattes av odf, åpne dokumentstandarder, se Pressemelding om åpne dokumentstandarder).
Når en legger ut filer som skal brukes av flere, er det viktig at en laster dem opp i mediaarkivet, slik at de blir tilgjengelig for bruk også i andre dokumenter i portalen.
De fleste skjemaene (forms) har nederst
Vedlegg gir mulighet for å laste opp andre filer som legges som vedlegg. Vedlegg lagres som underdokument til det aktuelle dokuementet (siden), og er ikke tilgjengelig fra andre dokumenter.
Relatert media gir mulighet for å legge inn filer som da blir enkelt tilgjengelige fra andre dokumenter. Du kan også knytte til dokumenter som du selv eller andre har lagt til i Mediaarkivet.
Klikk på "boka" ved siden av "Relatert media" for å åpne en dialogboks for mediaarkivet:
(Det er en feil i programmet, så vinduet har tittelen "Utforsker - lenkearkiv)
Ved å klikke på + foran enhetsnavnet (rød ring i figuren nedenfor), vises underliggende enheter.
Ved å klikke på enhetsnavnet (blå oval i figuren nedenfor), vises de filene som er lagret på denne enheten. I "Fritekst"-feltet kan du søke på filnavn (* som jokertegn).
Hvis du skal legge til en ny fil, klikker du på knappen "Legg til media" (gul oval i figuren over). Da får du opp dialogvinduet
Du bruker kanppen "Bla gjennom til å hente opp fila fra egen PC eller eget område. Sett på en Ansvarlig person og velg Plassering, dvs. under hvilken organisatorisk enhet skal fila plasseres. På begge disse feltene er de personene/enhetene du har brukt sist, synlige i nedtrekkslisten. Andre må velges i det vinduet du får fram ved å klikke på "boka" ved siden av. Når du klikker OK kommer du tilbake til Utforsker for mediaarkiv, og listen over tilgjengelige filer er nå oppdatert.
For å velge filer som skal vises i dokumentet (nettsiden), må du
- hake dem av i listen med søkeresultatene (blå ring i bildet nedenfor)
- flytte dem over i listen over valgte filer til høyre i bildet ved å klikke på pilen som er markert med rød ring
- klikke OK
Da kommer disse filene med i listen over Relaterte media nederst på siden:
