Innkjøp - bestilling av varer og tjenester

Økonomiavdelingen har et overordnet innkjøpsfaglig ansvar ved universitetet. Det innebærer blant annet utarbeidelse av innkjøpsstrategi, instrukser og regler, inngåelse av rammeavtaler, gjennomføre anbudsprosesser, samt tilrettelegging for bruk av elektroniske innkjøpssystemer.

Alle anskaffelser med en samlet verdi over 500 000 eks mva skal gjøres av Innkjøpstjenesten ved Avdeling for økonomi. Skjema "Innmelding av konkurranse" fylles ut og sendes på e-post til innkjøpssjef.

Fakultetene/enhetene har ansvar for å organisere egen innkjøpsfunksjon, og selv foreta innkjøp under kr 500 000 eks. mva. Bestillinger kan bare skje etter at det først er forespurt om pris eller innhentet tilbud, med mindre det finnes en rammeavtale.  

Når leverandør er valgt, skal det utstedes en innkjøpssordre (godkjent rekvisisjon) som sendes leverandøren. Leverandøren skal alltid påføre innkjøpsordrenummer på fakturaen som UiTs referanse.

Unntak: Det gjøres unntak for servering fra Studentsamskipnaden og bøker fra Akademisk Kvarter, hvor fakturaene unntaksvis kan påføres bestillers ansattnummer og navn som referanse.

For abonnementer, lisenser, leie- og serviceavtaler og lignende som medfører jevnlig fakturering, skal ansattnummer og navn til avtalens kontaktperson brukes som referanse på fakturaen.

Reglene over gjelder ikke for tjenestereiser. Reiser bestilles av den ansatte selv iht. Statens reiseregulativ og UiTs reiseavtaler. Se egne reisesider.




NB! Nye krav til elektronisk fakturering fra og med 01.07.12.