Konferanse - praktiske og tekniske råd for arrangørar

Heimeside

Det er to måtar å laga heimeside på - anten innanfor vår eiga portalløysing på uit.no eller på site.uit.no.

• uit.no

  Vel de denne løysinga, vil sidene sjå ut som resten av uit.no sine sider - i det gule publikumsmiljøet. Sidene er drifta av KSA, og her finn de informasjon om korleis de gjer det. Desse sidene er enkle å drifte sjølv. Om de treng hjelp til oppretting, ta kontakt med vevredaktør Sigrun Høgetveit Berg.
  Døme: NAFAs 32nd Film Festival and Symposium, 23.-26. august 2012

• site.uit.no

  Dette er ei standard wordpress-løysing (vanleg i mange bloggar) og ei enkel publiseringsteneste som mange allereie brukar. Det er STAR i IT-avdelinga som driftar denne tenesta, og her finn de kva slags moglegheiter site.uit.no tilbyr.
  Døme: MONS 14, 24.-26. november 2011 

Påmeldingsskjema

I uit.no si løysing er påmeldingsskjema innbakt. Tenk nøye gjennom på førehand kva de treng  skjemaet til - det er berre "hardfakta" som skal med der, all utfyllande informasjon må liggje på hovudnettsida til konferansen.

Om de brukar site.uit.no er det mogeleg å knyte til eit nettbasert QuestBack-skjema (dette skjemaet kan brukast uansett nettløysing). Les meir om denne løysinga her. Fakultetet har eit visst tal lisensar - ta kontakt med superbrukar Anne Kjøsnes for å få vidare informasjon om korleis de skal gå fram.

Påmeldingsavgift

Organisering av betaling av påmeldingsavgift skal skje på følgjande måte:

I god tid før konferansen skal arrangørane levere deltakarliste til økonomiansvarlege på fakultetet, som deretter sender ut faktura til deltakarane. (Merk at konferanseavgift er avgiftspliktig slik at det må takast omsyn til at mva blir berekna på fakturaen.) Då vil fakutrakontrollen på UiT følgje opp innkrevjinga vidare, med automatisk utsending av purring, om det skulle bli nødvendig.

Opplysningane som trengst for å fakturere deltakarane er følgjande:

• Etternamn
• Fornamn
• Institusjon/avdeling
• Fakturaadresse
• Referanse

Andre nyttige opplysningar (som er lurt å ha med):

• E-postadresse
• Telefon

Når konferansen også er finansiert med eksterne midlar, opprettar dei økonomiansvarlege eksterne prosjekt. Om konferansen er finansiert utelukkande av UiT, blir det oppretta tiltaksnummer i rekneskapet. Det er difor viktig at de tek kontakt med økonomipersonale på fakultetet i god tid og involverer dei i planleggingsfasen. Ta kontakt med kontorsjefen på instituttet som er ansvarleg for konferansen, så hjelper han eller ho dokker vidare til rette vedkomande.

Varer og tenester

Ver merksame på at varer og tenester som de treng til konferansen, der faktura skal sendast til UiT, må det lagast rekvisisjon for. Til dømes hotell, flybillettar, servering (unntatt servering frå Samskipnaden), annan transport etc.

Ta kontakt med kontorsjefen på instituttet som er ansvarleg for konferansen, så hjelper han eller ho dokker vidare til rette vedkomande.

Hotell

Det absolutt enklaste er at kvar deltakar bestiller (og eventuelt avbestiller) hotell sjølv - det er ein stor jobb å administrere dette. På konferansenettsida kan de leggje ut kontaktinformasjon til ulike hotellalternativ i byen - her er ei oversikt over dei mest brukte.

Ved større konferansar er det sjølvsagt gunstig å kunne forhandle fram avtale og god pris med visse hotell. Ver likevel merksam på at då må de som arrangørar ofte garantere for eit visst antal rom på førehand.

Kurs- og konferansefasilitetar er ikkje inkluderte som tillegstenester gjennom hotellavtalene til Universitetet i Tromsø. Sjå likevel denne sida for informasjon om korleis de skal gå fram om de skal arrangere større konferansar inkludert hotellovernatting.

Reise

Her er ei side som skildrar korleis ein kan reise til Tromsø, og her er ei side om korleis finne fram i Tromsø (begge engelskspråklege).

Trykksaker

Det er viktig og riktig å bruke (element av) den grafiske profilen til UiT når ein lagar arrangement. Den er lett tilgjengeleg på KSA sine sider - med mellom anna malar til plakatar, flygeblad og powerpoint-presentasjonar. 

På Trykkeriet til HSL kan de deretter få trykt materiellet de treng. Trykkeriet lagar også skreddarsydde konferansemapper, namnelappar og liknande. Om de er ute i god tid, kan de også få hjelp til utforminga av materiellet.

Sei ifrå!

Når de planlegg konferanse, er det fint om de seier frå til vevredaktør Sigrun Høgetveit Berg, så informasjonen også blir lagt ut i våre oversikter over kva som skjer - både på eigne nettsider, på Facebook og Twitter etc. Viss konferansen i tillegg er interessant for eit allment publikum, kan me også laga ei redaksjonell nyheitssak om den.