Bruk av sosiale medier på UiT

Denne veilederen gir noen fornuftige kjøreregler for bruk av sosiale medier for ansatte ved Universitetet i Tromsø (UiT).

Del 1 tar for seg atferdsnormer og kjøreregler på sosiale medier. ”Benytt din personlighet, men husk hvor du jobber.”

Del 2 tar for seg hvilken plattform til hvilket formål.

Innledning

Sosiale medier fungerer i dag som effektive kommunikasjonsverktøy for både individer og organisasjoner.  Åpenhet, frihet, dialog, felleskap og deltakelse er ord som beskriver de brukerstyrte kanalene. 

Sosiale medier er definert som ”medier (kanaler eller plattformer) som ved hjelp av Internett eller webbasert teknologi, åpner for interaksjon mellom to eller flere mennesker (brukere)”. [1]  For UiT er kanalene en mulighet til å bygge omdømme ved å styrke kontakten med studenter, studiesøkere, forskere, medier og ansatte. Ved å øke vår deltakelse styrker vi dialog og debatt, vi forkorter vår responstid, og vi når ut til flere med informasjon om arrangementer og studietilbud. Vi finner ut hvor vi er gode og får tilbakemeldinger der vi er dårlige. Samtidig gir vi mottakere muligheten til enkelt å dele vår informasjon med andre.

Vi viser til Statens kommunikasjonspolitikk, som slår fast: ”Elektronisk kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggerne og offentlige virksomheter” [2]

De sosiale mediers enorme nedslagsfelt gjør at vi som universitetsansatte må utøve vår frihet under ansvar. Den enkelte bør derfor ta sine forholdsregler ved anvendelse av sosiale medier i UiTs tjeneste. Gråsonen mellom en privat mening og et faglig begrunnet ståsted må tydeliggjøres av en ansatt som handler på vegne av universitetet. Det er denne gråsonen som gjør at UiT finner det nødvendig å anbefale noen forholdsregler for atferd på sosiale medier. 

Alt som publiseres i sosiale medier er i juridisk forstand offentlig. Helt kort kan man si:

Ansatte bør følge de samme adferdsnormer i sosiale medier som de gjør til daglig. 

Del 1: Atferdsnormer og kjøreregler på sosiale medier

”Benytt din personlighet, men husk hvor du jobber.”

UiTs mål med bruk av sosiale medier

Som UiT-ansatt står du fritt til å uttrykke og engasjere deg på vegne av universitetet. UiT vil oppfordre ansatte til å benytte sosiale medier i den grad det bidrar til å:

• øke informasjon om og tilgjengelighet til UiTs studietilbud, forskning og arrangement
• styrke UiTs omdømme som forsknings- og utdanningsinstitusjon
• gi UiT større oppmerksomhet hos studenter, potensielle studiesøkere, medier og beslutningstakere
• oppfylle målene skissert i UiTs handlingsplan 2009-2013

Slik bør du opptre

Grunnregler 

• Ikke publiser konfidensiell informasjon.
• Ikke publiser materiale du ikke eier rettighetene til, lenk til rettighetshaver.
• Ikke benytt UiTs logo eller stillingstittel når du opptrer som privatperson på sosiale medier.

Vi viser her til etiske retningslinjer fra Forskningsetiske komiteer, hvor det heter at:

Deltakelse i samfunnsdebatt setter store krav til saklighet, begrunnelse og klarhet. Det kan være uklare overganger mellom deltakelse i samfunnsdebatt som fagperson og som vanlig samfunnsborger. Når fagpersonen deltar som samfunnsborger, bør det ikke brukes tittel eller henvises til særskilt vitenskapelig kompetanse.

Fornuftsregler 

• Tenk deg om før du publiserer noe: Hvordan vil publikasjonen reflektere deg som person og UiT som institusjon? Ikke publiser noe du ikke kan vedstå deg i en annen sammenheng.
• Vær nøyaktig og sjekk fakta: Vær sannferdig og presis når du uttaler deg på vegne av UiT.
• Vis respekt: Opptre respektfullt i diskusjoner og kommentarer på sosiale medier. Argumenter saklig og seriøst, og engasjer deg på en måte som er UiT verdig.
• Vurder ditt publikum: Det er vanskelig å vurdere rekkevidden av uttalelser på sosiale medier. Vær oppmerksom på dette før du publiserer noe som er potensielt støtende, kontroversielt eller som kan skade ditt eller UiTs forhold til studenter, studiesøkere, kolleger og øvrig offentlighet.
• Privatperson vs. fagperson/ansatt: Du bør være oppmerksom på gråsonen mellom din private oppfatning og ditt faglig begrunnede ståsted. La det komme klart frem når du uttaler deg som privatperson og når du opptrer som fagperson/ansatt. Du må selv vurdere når dette er nødvendig, bare vær bevisst på hvordan du kan bli oppfattet.
• Bildebruk: Vær oppmerksom på at bilder publisert på nett kan bli gjenstand for ukontrollert gjenbruk. Et alternativ er å lenke til bilder på www.flickr.com. Der kan du definere individuelle bruksrettigheter til hvert bilde innen rammene av en ”Creative Commons”-lisens[4].
• Ikke publiser personlige data: Beskytt personopplysninger som personnummer, passord, kontonummer og lignende som kan utnyttes og stille deg i en sårbar situasjon.

UiTs kanaler

UiT vil aldri forsøke å kontrollere samtalen i sosiale medier, men vi ønsker å lytte til og å engasjere våre brukere.

Når vi svarer skal vi legge følgende prioritering til grunn:

Åpenhet (klar avsender) -> Fakta (korrekt informasjon) -> Tone (klar og tydelig) ->

Tipse (referer til flere kilder) -> Følg opp (tidligere svar)[5]

For å lykkes må vi

• lytte til hva som skrives om oss og kommentere det på våre kanaler
• dele bilder, videoer, artikler, meninger og delta i debatter
• svare på henvendelser
• utfordre ved å stille spørsmål og involvere
• reagere hurtig, saklig og konsist, særlig på kritiske henvendelser
• korrigere feil med fakta
• være gode representanter for UiT

Hvordan svarer vi på ulike kommentarer?

• Vi korrigerer alltid feil raskt, saklig og høflig.
• Vi viser høflig til rett person hvis vi ikke kan svare.
• Vi svarer takknemlig og oppmuntrende på positive kommentarer.
• Hvis vi svarer på en negativ kommentar, så vurder først: 1. Kan svaret forvolde skade for UiT. 2. Er dette egentlig en spøk?

Temaer vi ikke kommenterer

• Vi snakker ikke negativt om andre.
• Kriser skal håndteres i samarbeid med Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt.

Tips til ansatte/brukere/enheter

• Vis hvem du er når du publiserer.
• Sett mål for aktiviteten, definer målgruppe, bakgrunn og hensikt.
• Lenk til relevante nettsider på uit.no.

UiT oppfordrer ansatte til å bruke sosiale medier til alt fra forskningsformidling og meningsutveksling, til film- og bildefremvisning, forelesningspresentasjoner og ikke minst annonsering av UiTs arrangementer.

Del 2: Hvilken plattform til hvilket formål? Forslag til velfungerende plattformer

Ulike plattformer utfyller hverandre

Det finnes ulike sosiale medier. Bildet er sammensatt og ulike publiseringsplattformer ivaretar ulike brukergrensesnitt. Det finnes for eksempel plattformer for bilder (Flickr og Expono), filmer (YouTube), blogging (Wordpress og Bloggspot), mikroblogging (Twitter), kart (Google Maps), sosiale nettverk og vennetjenester (Facebook), slides og presentasjoner (SlideShare), profesjonelt nettverk (LinkedIN) og en rekke andre ting.

Det er opp til den enkelte å velge den plattform som best ivaretar det ønskede formål og behov. I del 1 ga vi pekepinner på hva som skal til for å lykkes i sosiale medier. Her vil vi anbefale noen verktøy som per i dag kan tas i bruk for å lykkes.

Hva skrives om UiT på nett?

Det er nyttig å overvåke nettet via en ”reader” eller ”leser”[8]. Vi anbefaler Google leser for å overvåke nettet. Googles verktøy er enkelt og brukervennlig. En veiledning til bruk av leseren finnes på Googles sider.

”Leseren” overvåker nettet for deg basert på de søkeord du gir den. Dersom det publiseres artikler med ”dine” søkeord så får du beskjed av ”leseren”. Informasjonen kommer til deg, ikke motsatt. Som bruker kan du enkelt dele artikler du får på andre sosiale medier.

Forslag til bruk: Legg inn navnet til en forsker i ”leseren”, så får du en påminnelse dersom det blir publisert noe om vedkommende. Videre kan du dele publikasjonen på Facebook slik at tilhengerne kan se og kommentere oppslaget.

Deling av bilder, film, bloggstrømmer, presentasjoner, debatter og artikler på nett

Bilder

For å dele bilder anbefaler vi å benytte UiTs profil på Flickr: http://www.flickr.com/photos/uitfoto/.

Forslag til bruk: Dagens bilde fra Universitetet/fakultetet/instituttet lagt ut på Flickr, men daglig publisert i universitetets nyhetsstrøm på Facebook.

Film

For å dele video anbefaler vi å benytte UiTs profil på YouTube: http://www.youtube.com/user/universitetetitromso. Enkel publisering, god søkbarhet og sømløs integrering i nyhetsstrømmen på Facebook.

Forslag til bruk: Del filmer som forteller noe om virksomheten.

Karttjeneste

En god karttjeneste er http://maps.google.no

Forslag til bruk: Merk våre undervisningssteder på Tromsøya i karttjenesten. I tillegg anbefaler vi at bilder fra Flickr knyttes til kartet slik at nysgjerrige nettbrukere kan se bilder av våre fasiliteter. 

Blogging

For bloggere anbefaler vi å benytte de selvforklarende bloggplattformene http://wordpress.com/ eller https://www.blogger.com/. Bloggene kan enkelt publiseres på Facebook-sider når de oppdateres.  Til forskningsformidling anbefaler vi bloggen til forskning.no.

Forslag til bruk: En blogg kan benyttes til å formidle forskning. Når du har oppdatert bloggen din kan du publisere en lenke på UiTs Facebook-grupper.

Mikroblogging ved hjelp av Twitter

Mikroblogging skiller seg fra en vanlig blogging ved at den består av en kort setning, et spørsmål eller en påstand. Kanskje er den bare en lenke til din nylig oppdaterte blogg, eller kanskje du vil spre informasjon raskt i en kort setning. For å mikroblogge anbefaler vi Twitter, som benyttes til daglig av mange institusjoner, journalister, opinionsdannere, kommentatorer, politikere og it-folk. UiT har en egen Twitter-profil på http://twitter.com/UiTromso. Som publiseringsverktøy anbefaler vi HooutSuite.com, som inkluderer statistikkfunksjonalitet og sampublisering.  KSA forvalter UiTs HooutSuite-konto.

Forslag til bruk: For korte oppdateringer, raske meldinger og kommentarer. Du kan knytte dine Twitter-meldinger til en blogg eller Facebook.

Presentasjoner

Slideshare er en plattform for publisering og deling av presentasjoner. Presentasjoner kan herfra publiseres til andre flater, blant annet UiTs egne nettsider. UiT har en egen konto som kan benyttes. Kontoen forvaltes av KSA.

Meninger, debatt, artikler og sosiale nettverk

For å dele artikler, debattere og meningsutveksle så anbefaler vi å publisere innholdet på universitetets Facebook-kanaler. Et tips er å utfordre tilhengerne med et spørsmål eller noe som bidrar oppfølgingskommentarer og spørsmål til saken. 

Oppsummering

• Publiser bilder fra reportasjer, arrangementer og annen virksomhet på Flickr.
• Legg ut infovideoer fra campus og studiesituasjon på Youtube.
• Publiser nyheter, driftsmeldinger, hendelser og annen viktig informasjon på Twitter.
• På bloggene skriver og debatterer man og om innholdet er i tråd med foreskrevne forsiktighetsreglene da er det bare å publisere på UiTs Twitter- og Facebook-kanaler.
• All trafikk samles på UiTs Facebook-sider.