Retningslinjer for elektronisk godkjenning av dokumenter i ePhorte

1. Formål med retningslinjene

Universitetet i Tromsø har elektronisk arkiv og det er derfor behov for å kunne dokumentere i sak-/arkivsystemet at et dokument som skal godkjennes/undertegnes av andre enn dokumentprodusent, faktisk er lest og godkjent/undertegnet av underskriverne.

Hvilke type dokumenter som kan behandles etter fullmakt eller krever godkjenning av en leder/medunderskriver fastsettes av ledelsen ved den enkelte enhet.

2. Elektronisk godkjenning i ePhorte

2.1. Interne brev og notater (dokumenttype N og X) som produseres og sendes gjennom sak-/arkivsystemet, og som skal godkjennes av en leder eller medunderskriver, skal godkjennes elektronisk ved bruk av funksjonen "Dokumentflyt" i ePhorte.

2.2. Saksfremlegg (dokumenttype S) som krever godkjenning/underskrift av en leder/medunderskriver skal også som hovedregel godkjennes på dokumentflyt.

For saksfremlegg som skal godkjennes/undertegnes av to ledere, og som skrives ut og undertegnes på papir, er det tilstrekkelig at saksfremlegget sendes på dokumentflyt til nærmeste leder. Sluttgodkjenningen skal da dokumenteres ved at saksbehandler noterer informasjon om dette under fanen "Merknader" på journalposten.

2.3. Brev til eksterne mottakere (dokumenttype U) undertegnes som hovedregel på papir. Selv om det fysiske dokumentet som sendes blir undertegnet av en leder/medunderskriver bør det som hovedregel også godkjennes på dokumentflyt.

Dersom to ledere skal skrive under dokumentet på papir er det også her tilstrekkelig at dokumentet godkjennes på dokumentflyt av nærmeste leder og at sluttgodkjenning noteres i fanen "Merknader".

2.4. Når det er særlige grunner for det så kan det gjøres andre unntak fra hovedregelen om bruk av dokumentflyt enn de som er nevnt ovenfor. Slike unntak skal skje i samråd med leder og skal dokumenteres ved at informasjon om godkjenningen noteres i fanen "Merknader" eller ved at skriftlig dokumentasjon knyttes til dokumentet som vedlegg.