Kapittel 1 - Beredskapsorganisajonen ved UiT - Forebyggingsfasen

1.1 Formå med BHB

Beredskapshåndboka (BHB) for Universitetet i Tromsø er et hjelpemiddel for å kunne reagere raskt og effektivt i kritiske og pressede situasjoner. Det handler om å sikre liv, miljø og materiell, ivaretakelse av involverte og pårørende, sørge for effektiv problemløsning og sørge for samlet respons i forhold til media.

1.2 Beredskapsarbeidets tre faser

Beredskapsarbeidet består av tre faser:

• Forebyggingsfase: Universitetet skal forberede seg best mulig på å håndtere kritiske hendelser av ulik karakter. Viktige elementer er risikovurderinger, beredskapsplanlegging, opplæring, øvelse mv (BHB kap 1).
• Gjennomføringsfase: Viser hvordan SBG og LBG skal aksjonere når en kritisk hendelse finner sted. Gjennomføringsfasen deles inn i varslingsfasen, aksjonsfasen og nedtrappingsfasen. Sentral og lokale beredskapsgrupper aksjonerer i denne fasen (BHB kap 2).
• Etterarbeidsfase: Gjennom etterarbeid og oppfølging skal en i denne fasen sikre god overgang tilbake til normalsituasjonen. Skader skal meldes, kritiske hendelser granskes, og beredskapshåndboka med vedlegg eventuelt oppdateres (BHB kap 3).

1.3 Beredskapsprinsippene

• Ansvarsprinsippet: Den som har ansvar for en enhet eller funksjon i en normalsituasjon, har også ansvaret ved en kritisk hendelse
• Likhetsprinsippet: Det skal være størst mulig likhet mellom organiseringen i en normalsituasjon som ved kritisk hendelse
• Nærhetsprinsippet: Kritisk hendelse skal håndteres på lavest mulig nivå

1.4 Ansvarsforhold i beredskapsorganisasjonen

• Universitetsdirektøren, fakultetsledere (dekanene) og ledere av enhetene under styret (museumsdirektør, bibliotekdirektør, kontorsjef/daglig leder) har ansvar for det forebyggende beredskapsarbeidet beskrevet i BHB kap 1
• SBG og LBG har ansvar for aktivitetene i gjennomføringsfasen, beskrevet i BHB kap 2, samt i vedleggene til BHB kap 2 "Rutiner for SBG ved kritisk hendelse" og "Rutiner for LBG ved kritisk hendelse"
• Universitetsdirektøren, fakultetsledere (dekanene) og ledere av enhetene under styret (museumsdirektør, bibliotekdirektør, kontorsjef/daglig leder) har ansvar for etterarbeidsfasen, beskrevet i BHB kap 3

1.5 Kriseledelse, sentral og lokale beredskapsgrupper

Som BHB viser så er det avklart fordeling av ansvar, oppgaver og forventninger til samarbeid mellom lokalt og sentralt beredskapsnivå. Det er viktig tidlig å få avklart hvem som "eier" den kritiske hendelsen, SBG eller LBG. Leder av SBG som får varsel om en kritisk hendelse, skal bestemme om SBG eller LBG skal "eie" den kritiske hendelsen, og avklare dette med LBG ved berørt enhet. Dersom LBG får varsel om en kritisk hendelse, skal LBG ta kontakt med SBG via Universitetets interne varslingsnummer for å avklare hvem som skal "eie" den kritiske hendelsen.

Den som "eier" den kritiske hendelsen, SBG eller LBG, skal innhente opplysninger, foreta vurderinger og anbefale tiltak for respektive gruppeledere. Beslutninger kan også bygge på strategiske vurderinger og råd fra rådgivere. Den som "eier" den kritiske hendelsen må se framover og handle i forkant. Det må hele tiden vurderes hvordan en hendelse utvikler seg. Bare en av gruppene kan til en hver tid "eie" en kritisk hendelse.

Det er den enkelte hendelsen som er retningsgivende for hvor mange personer og hvilke fagfunksjoner det er behov for i SBG og LBG. Fullmakter og oppgaver er de samme uansett antall personer. I enkelte situasjoner kan samme person ha flere funksjoner.

SBG
UiT har en sentral beredskapsgruppe med egen rutine (vedlegg til BHB kap 2). SBG består av direktører i Administrasjonen ved UiT, med personlige stedfortredere (gjeldende varslingsliste finnes i vedlegg til BHB kap 2). SBG ledes normalt av universitetsdirektøren. I normal arbeidstid blir medlemmene innkalt ved at de først får en sms og deretter en oppringning fra sentralbordet. Utenom normal arbeidstid blir SBG varslet av overordnet vakt ved Avdeling for bygg og eiendom.

LBG
Universitetet har 8 lokale beredskapsgrupper med egne rutiner (vedlegg BHB kap 2). Alle enheter skal ha tilhørighet til en lokal beredskapsgruppe (gjeldende varslingsliste finnes i vedlegg til BHB kap 2). LBG ledes normalt av øverste leder ved enheten, dvs. dekan. Kartlegging av risikoen ved de enkelte enhetene vil avgjøre hvilke fagfunksjoner som skal være representert som faste medlemmer i LBG.

1.6 Når aksjonerer sentral og lokal beredskapsgruppe

Leder av SBG vurderer om SBG eller LBG skal eie den kritiske hendelsen og avklarer dette med LBG ved berørt enhet.

Sentral beredskapsgruppe skal i utgangspunktet "eie" den kritiske hendelsen ved:

• Større ulykke, f eks dødsfall etter ulykke, personskader, leteaksjon hvor tilsatte, studenter eller besøkende er involvert

• Brann eller eksplosjon, med personskade, større materiell skade
• Alvorlig epidemisk sykdom som kan ramme tilsatte, studenter eller besøkende
• Andre uventede hendelser som kan få konsekvenser for mange tilsatte/ studenter/ besøkende, som dreier seg om alvorlig strafferettslige forhold og hvor politiet er koplet inn, eller som kan medføre stor pågang fra media

Lokal beredskapsgruppe skal i utgangspunktet "eie" den kritiske hendelsen ved:

• Mindre ulykker

• Dødsfall (plutselig og uventet dødsfall, dødsfall etter sykdom)
• Andre hendelser med beskjedent skadeomfang der det normalt ikke vil være stor interesse fra presse og andre media

1.7 Forebyggende beredskapsarbeid

1.7.1 Risikovurderinger

Alle enhetene skal ha en oversikt over potensielle fare- og ulykkessituasjoner som kan oppstå ved enheten. Gjennom denne innsikten skal det iverksettes risikoreduserende tiltak, tiltak som reduserer sannsynligheten for og konsekvensene av en kritisk hendelse. Hovedhensikten er å redusere muligheten for personskade, og skade på miljø og materiell. Oversikten over samlet potensielle fare- og ulykkessituasjoner og samlet innsatsområder skal synliggjøres i de lokale beredskapsplanene.

Etter risikoanalyse og reduserende tiltak skal enheten utarbeidet en beredskapsplan for den risiko som fremdeles ligger der.

Universitetsdirektøren kan på eget initiativ iverksette risikovurderinger ved UiT.

For rapportering, se BHB kap 2.3.2.

1.7.2 Lokale beredskapsplaner

De lokale beredskapsplanene skal minimum dekke følgende punkter (se også innholdsfortegnelsen i BHB):

• Beredskapsorganisasjonen lokalt: Omfang, ansvar, oversikt over samlet potensielle fare- og ulykkessituasjoner og samlet innsatsområder, organisering i og utenom normal arbeidstid, planer for opplæring, trening og øvelse
• Når en kritisk hendelse inntreffer: Varslingsrutiner i og utenom normal arbeidstid
• Rutiner for rapportering
• Etter en kritisk hendelse: Melding om skader og nesten ulykker, iverksettelse av undersøkelser og oppdatering
• De enheter som har tilfluktsrom skal ha plan for rydding av tilfluktsrommet innen 72 timer

1.7.3 Opplæring 

Alle tilsatte og studenter skal ha opplæring i beredskapshåndboka for Universitetet i Tromsø, om både lokale og overordnede forhold. Sentrale punkter er plikten til å varsle avvik, hvordan varsle, krav til evakuering og kjennskap til rømningsveier.

Fakulteter/ enheter skal gi henvisning til beredskapshåndboka i sine skriftlige rutiner for mottak av nytilsatte.

For rapportering, se BHB kap 2.3.2.

1.7.4 Trening og øvelse

For å mestre en kritisk hendelse må enheten trene på de forhold som er synliggjort i oversikten over potensielle fare- og ulykkessituasjoner i enhetens lokale beredskapsplan. Det må øves på egen mestring og på kommunikasjon og samhandling med andre aktører. Øvelser består av planlegging, gjennomføring og evaluering.

SBG: Universitetsdirektøren innkaller SBG til gjennomgang av beredskapsplanen en gang i året med teoretisk øvelse. Det bør øves på informasjon internt og eksternt, samt takling av pågående presse.
Hvert 3. år avholdes det en realistisk øvelse i full skala ved UiT med deltakelse også fra eksternt hjelpeapparat. Avdeling for bygg- og eiendom har ansvar for å gjennomføre slike beredskapsøvelser og må avsette særskilte midler på sitt budsjett til dette formålet.

LBG: De lokale beredskapsgruppene skal gjennomføre to øvelser per år.

For rapportering, se BHB kap 2.3.2.

1.8 Definisjoner og forkortelser

• AMK: Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral
• Avvik: Ikke oppfyllelse av spesifiserte krav
• Debrif: Oppsummeringsmøte. Gjennomgang og evaluering av en kritisk hendelse med de som har vært involvert i håndteringen.
• HMS: Helse, miljø og sikkerhet
• Kritisk hendelse: En inntruffet eller mulig hendelse som er så omfattende eller av en så alvorlig karakter at Universitetet må organisere, lede og benytte sine ressurser på en annen måte enn den ordinære linjeledelsen for å kunne håndtere oppgaven.
• Krisehåndtering: Summen av de aktiviteter og de tiltak som iverksettes for å sikre liv, helse, samfunnsviktige funksjoner og materielle verdier, samt å begrense skadeomfanget og bringe kritisk hendelse til opphør.
• LBG: Lokal beredskapsgruppe
• Liaison: Et forbindelsesledd, f eks mellom UiT (sentral beredskapsgruppe) og politiet
• Lokal beredskapsplan: Lokal beredskapshåndbok
• Psykologisk debrif: Møte der man bearbeider hendelsen for å forebygge mulige følelsesmessige etterreaksjoner.
• Psykososial støttegruppe ved kriser: Tverrfaglig gruppe med helsepersonell tilsatt i Tromsø kommune, henvendelse gjøres til legevakta
• Pårørende: Nær slektning, familiemedlem
• Pårørendesenter: Oppmøtested for pårørende med behov for informasjon, hjelp, omsorg og samtaletjenester
• Pårørendetelefon: Internt ved UiT via sentralbordet. Politiets telefonnummer, 81502800, for mottak av henvendelser fra pårørende ved ekstraordinære hendelser og kriser.
• Ressursgruppe ved kriser, ulykker og dødsfall: Består av fagfolk fra Studentrådgivningen, studentpresttjenesten og en fra SBG. Ressursgruppa skal tilby SBG og LBG faglige og kvalitativt gjennomtenkte ressurser ved kriser, ulykker og dødsfall.
• Risiko: Beregnes ut fra sannsynligheten for at en hendelse inntreffer i forhold til hvor alvorlige konsekvensene blir dersom en slik hendelse inntreffer.
• SBG: Sentral beredskapsgruppe
• Åsted: Det stedet eller område hvor en straffbar handling, ulykke, brann eller lignende har skjedd, og hvor politi gjør undersøkelser for å avklare et årsaksforhold og sikre bevis.