Kapittel 8 - Intern dokumentasjon

8.1 FORMÅL OG OMFANG

Det systematiske HMS-arbeidet (internkontrollen) skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av enhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse.


8.2 ANSVAR OG MYNDIGHET

Fakultetsdirektørene, høgskoledirektør, underdirektør/administrativ leder av enhetene under styret og avdelingsdirektørene i sentraladministrasjonen skal dokumentere felles mål og felles prioritert handlingsplan for HMS-arbeidet ved egen enhet. De skal årlig lage rapport om HMS-forholdene ved enheten.

Instituttleder (ev delegert til administrativ leder) skal sørge for den interne HMS-dokumentasjonen ved instituttet.


8.3 DEFINISJONER

Internkontroll betyr systematiske tiltak som skal sikre at Universitetets aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen.

HMS: helse, miljø og sikkerhet.

Enhet: Fakultet, høgskolen, enhet under universitetsstyret eller avdeling i sentraladministrasjonen


8.4 FRAMGANGSMÅTE

8.4.1 Dokumentasjonskrav

Følgende skal dokumenteres skriftlig (minimumskrav)

• fastsatte mål for HMS
• enhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar og oppgaver for arbeid med HMS er fordelt risikovurdering med tilhørende tiltaksplan
• håndtering av svakheter og mangler
• årlige HMS-runder
• oversikt over hvilken HMS-opplæring den enkelte medarbeider har fått
• årsmelding for HMS-tilstanden

Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av HMS-lovgivningen, for eksempel instrukser, retningslinjer, tillatelser, sertifikater ol skal også inngå.

8.4.2 Oppbevaring av intern dokumentasjon

Enhetene må avklare hvor mange offisielle papirutgaver av HMS-håndboka de skal ha. Offisiell HMS-håndbok skal inneholde nødvendig, oppdatert dokumentasjon.

Enhetenes interne dokumentasjon kan legges under papirutgaven av det kapitlet det naturlig hører hjemme i HMS-håndboka eller under dette kapitlet. Det kan også velges andre måter å oppbevare den interne dokumentasjonen på. Dokumentasjonen skal være lett tilgjengelig for alle parter.

Etter hvert som de ulike enhetene får egen lokal dokumentasjon tilgjengelig på nett vil pekere til disse sidene bli lagt her:

8.5 REFERANSER

1. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften)
2. Lover og forskrifter
3. Universitetsinterne retningslinjer