PDF-dokumenter og søkevennlighet

Innhold

1. Dokumentformat
2. Referere til en spesiell side eller visning i et PDF-dokument
3. Søkevennlighet for opplastede dokumenter

1. Dokumentformat

Det enkleste og beste er å presentere et dokument som en ordinær webside. I tillegg til størrelsesmessige fordeler vil også siden vises raskere. Har du et ferdig Word-dokument du ønsker presentert på nettet, er ikke som oftest ikke veien lengre enn en klipp-og-lim operasjon fra Word til iKB.

Men noen ganger vil det være mer hensiktsmessig å laste opp et dokument i stedet for å lage en webside. Her vil et PDF-dokument være å foretrekke fremfor en Word-fil. Grunnen til dette er nok en gang størrelse og raskere visning, men i tillegg vil alle kunne lese et PDF-dokument - noen som overhodet ikke kan garanteres med et Word-dokument.

Det er flere måter å få laget et PDF-dokument, men det enkleste er å investere i en lisens på Adobe Acrobat. Dette gjøres via Orakelet og koster ca. 500 kr.

Her får du to muligheter til å konvertere ditt Office-dokument til PDF.  Den ene er å skrive ut for så å velge Adobe PDF som skriver. Den andre metoden er å trykke på Acrobat ikonet oppe i menyen på Office programmet du bruker.

Ved å gjøre dette vil alt av interne og eksterne lenker, som du har opprettet i dokumentet, fungere.

2. Referere til en spesiell side eller visning i et PDF-dokument

Denne beskrivelsen referer til Adobe Acrobat versjon 8.

Ønsker du etter å ha lastet opp filen til iKB å referere til en spesiell side, for eksempel side 4, i PDF-dokumentet legger du til "#page=4" til dokumentets lenke. Slik som dette:

http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_menu=28713&p_lang=2&p_document_id=61824&p_dimension_id=88108#page=4

Det er også mulig å adressere til punkt på en side. Dette er litt mer komplisert:

Figur 1: View > Navigation Panels > Destinations.

1. Etter å ha generert PDF-fila må du åpne den med Adobe Acrobat.
2. Bla deg frem i dokumentet til det stedet, og velg den forstørrelsen du ønsker.
3. I menyen velger View > Navigation panels > Destinations. Se Figur 1.
4. Trykk enten på "Create new destination" knappen, eller velg "New destination" under Options. Se Figur 2
5. Skriv inn navnet til destinasjonen. Bruk kun bokstaver fra det engelske alfabetet eller tall. Ikke mellomrom eller andre tegn. I eksemplet nedenfor illustrerer "test" en slik destinasjon. Se Figur 3.
6. Flere destinasjoner? Start fra punkt 4.
7. Lagre og lukk dokumentet.

Figur 2: Create new destination knapp.

Figur 3: Eksempel destinasjonen "test".

Etter å ha lastet opp dokumentet til iKB, legger du til "#nameddest=test" til dokumentlenken. Husk å bytte ut "test" med det aktuelle destinasjonsnavnet. Lenken vil nå se ut slik:

http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_menu=28713&p_lang=2&p_document_id=61824&p_dimension_id=88108#nameddest=test

3. Søkevennlighet for opplastede dokumenter

Problemet med bruk av blant annet PDF-dokumenter er deres mangel på søkevennlighet. Derfor er det viktig å lage et lite sammendrag om dokumentets innhold/hovedpunkter i ingressfeltet. Samt å benytte definisjonsmulighetene av informasjonsinnhold som de forskjellige artikkelskjemaene tilbyr.  For eksempel Fokusområde, Målgruppe, Adminsubtype, Kategori, etc. Det kan forøvrig godt hende at flere av punktene listet opp under, for eksempel Kategori, er beskrivende for dokument. Ved å holde Ctrl-tasten nede samtidig som punktet velges ved hjelp av venstre musknapp, vil pc-brukere kunne få med seg alle punktene de behøver.